Effektiviteten av ERP i företagsintegrationer

ERP-system används alltmer vid företagsintegrationer eftersom de automatiserar processer, förbättrar effektiviteten och gör det möjligt för olika partners att samarbeta sömlöst. Genom att integrera externa system för orderhantering och fakturering kan ert företag säkerställa att alla parter är kopplade till samma affärsprocess.

När ni ska implementera ERP-systemet är det viktigt att komma ihåg att det inte bara handlar om teknik eller utbyte av data. Det handlar också om att göra det lättare för era anställda att utföra sina arbetsuppgifter och få smidigare affärsprocesser.

Video: Mats Smedjebacka och Per Åberg intervjuas av Hanna Backman från OpusCapita.

Videon kan inte visas korrekt om du har nekat cookies. Du kan också titta på den på YouTube.

”ERP-integrationer har kommit långt”, säger Mats Smedjebacka, lösningsspecialist på programvaruföretaget Unit4. ”Om vi går tillbaka 30 år hade vi knappt några integrationer från ERP-systemen. Numera finns integrationen mellan ERP och andra system där för att hjälpa företaget att fungera utan så mycket mänsklig interaktion.”

En av de mest betydande fördelarna med att integrera ERP-system är ökad automatisering. När data flyter sömlöst mellan ERP och både interna och externa system kan anställda fokusera på att skapa mervärde istället för att utföra manuellt arbete.

”Automation sparar tid så att människor inte behöver göra repetitiva uppgifter i systemet”, säger Smedjebacka.

ERP-integrationsstrategi för att skapa mervärde

Intern ERP-integration möjliggör datautbyte mellan ERP-systemet och kontorsprogram, som Excel, lagerhantering eller finansiella verktyg. Men när det gäller ERP-integration i företagsvärlden, så verkar företag som köper och säljer varor och tjänster inte i ett vakuum. ”När ni går framåt i processkedjan har ni alltid en leverantör eller kund som ni pratar med”, förklarar Smedjebacka.

Per Åberg, chef för Business Network Products på OpusCapita, tillägger att företag, förutom de interna integreringarna, också noga bör överväga sina externa ERP-integrationer och hur det möjliggör affärsintegration, till exempel när det gäller hantering av dokumentutbyte för order, leverans och fakturering med sina leverantörer och inköpare.

”Ni vill också skapa ert externa ekosystem, eftersom när något från en leverantör eller kund hanteras inom ERP:en behöver ni hantera den processen, oavsett om det är purchase-to-pay eller order-to-cash.”

En annan sak att ta hänsyn till är integrationsnaturerna. Att hantera flera punkt-till-punkt-anslutningar separat tar mycket tid och ansträngning, vilket underminerar automationsfördelarna som ERP-integration kan medföra. Genom att välja öppna nätverk och ett system som stöder en mängd olika standarder och protokoll (såsom Peppol, FTP, FSTP, AS2) säkerställer ni att företaget kan drivas smidigt och effektivt.

”Utmaningen är att uppfylla alla olika krav. Det är också där OpusCapita kan skapa mervärde, genom att se till att alla partner är inkopplade i affärsprocessen”, säger Åberg.

Påverkar era system era affärsprocesser?

ERP-integration handlar inte bara om att möjliggöra utbyte av data mellan olika system. Effekterna sträcker sig mycket djupare, hela vägen till hur människor arbetar. Men vilket kommer först, systemet eller processen? Ska ni definiera processen först och ställa in systemen och integreringarna därefter? Eller ska ni omforma processen enligt integreringarna?

Smedjebacka rekommenderar att börja med att sätta mål för organisationens affärsprocesser.

”Vanligtvis sätter organisationerna först upp sin målprocess. Och vi kan också rekommendera en best practise-process. När processen är fastställd har vi sedan naturliga integrationspunkter enligt den processen.”

Men, i praktiken kan detta bli en kombination.

”När installationen är bestämd och fungerar, händer det att integrationen kräver att vi tar ett annat tillvägagångssätt. Så ibland är det faktiskt integrationen som bestämmer arbetsflödesprocessen och inte tvärtom,” säger Smedjebacka.

Vid val av ERP är det också viktigt att komma ihåg att inte alla system är utformade för att ändra processen inom systemet. Åberg uppmanar företag att vara försiktiga med sitt val och också att anta best practise från systemen.

”Använd en standardiserad process eftersom det är bästa praxis. Så, varför inte använda det som andra har utvecklat under åren? Det kan följa med det ERP som ni har bestämt er för att köpa och implementera.”

En annan viktig sak att tänka på för en smidig order-to-cash- och purchase-to-pay-process är samarbetet mellan er ERP-leverantör och er meddelandeutbytesoperatör och tjänsteleverantör. OpusCapita och Unit4 har haft ett mycket starkt samarbete i över ett decennium, först byggde de ut möjligheten till e-fakturering för de gemensamma kunderna och nu möjliggör de fullständiga order-, leverans- och faktureringsprocesser via Peppol, EDI och mer.

När det gäller vilken interoperabilitetsmetod man ska välja för sina ERP-integreringar, håll utkik efter en mer teknisk del 2 av den här intervjun. Kommer snart!

---

Anti-Paper Business Club kommer snart tillbaka med nästa avsnitt, gäster och ämnen. Se till att inte missa dem genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev, så håller vi dig uppdaterad!