Hur man anpassar fakturahanteringen när man bedriver verksamhet i både Finland och Sverige

Fakturahantering kan se väldigt olika ut i Finland och Sverige, något som utgör en utmaning för företag som verkar på båda marknaderna. I det här blogginlägget går vi igenom de regionala skillnaderna, var de härstammar ifrån, och hur ett företag som verkar i hela Norden bör beakta dem vid AP-automation.

Sverige leder inom automation, medan Finland leder inom e-fakturering

Man kan hävda att Sverige ligger före sitt östra grannland när det gäller AP-automation, men finländarna vinner racet när det kommer till e-faktureringsgraden. Dessa variationer förklaras av olika strategier för fakturahantering.

I Sverige har nämligen det främsta målet med fakturahantering varit att öka automationen och minska den mänskliga inblandningen till ett minimum. Med stöd av den flexibla Svefaktura-standarden, som tillät företagsspecifik variation, har detta mål lett till att svenska företag ställer olika och relativt strikta krav på sina leverantörers fakturor. För att garantera noggrannheten i leverantörsfakturor och minimera behovet av att använda flera olika plattformar för fakturautskick, väljer många svenska leverantörer att skicka fakturor som PDF-bilagor via e-post. Dock leder denna metod till en relativt låg andel e-fakturor.

Samtidigt i Finland tas nästan alla fakturor emot i elektroniskt format, tack vare mer flexibla fakturakrav. E-fakturor tas emot och betalas även om datan inte är 100 % korrekt eller i de föredragna datarutorna, vilket i sin tur innebär extra arbete vid fakturahanteringen. Svenska företag skickar ofta detaljerade leverantörsmeddelanden som tydligt specificerar fakturans utformning och vilken identifierare, såsom momsnummer, organisationsnummer eller GLN-nummer, som används. Å andra sidan är finska leverantörer vana vid att söka upp e-fakturaadressen på företagets webbplats eller via en e-fakturaadresstjänst, och de skickar sina fakturor utan att ofta rådfråga sina kunder i förväg.

Det finns definitiva fördelar med båda arbetssätten. En hög andel e-fakturor effektiviserar processen och minskar antalet fel, eftersom man inte behöver skanna PDF:er. Å andra sidan, när man får mycket data i exakt rätt format, finns det fler möjligheter att utnyttja informationen på olika sätt bortom AP-automation. Men att jonglera med flera metoder och preferenser kan vara utmanande för företag som bedriver verksamhet i båda länderna.

Effektivisering av fakturahantering över marknader

Företag som verkar på båda marknaderna, Sverige och Finland, undrar ibland varför saker inte fungerar som de är vana vid. Finska företag är förbryllade över varför de fortfarande behöver skicka eller ta emot PDF-fakturor, och svenska företag kämpar för att få rätt data från sina finska partners. Leverantörer i båda länderna försöker komma ihåg att skicka fakturor i den föredragna stilen, formatet och kanalen för varje kund.

Det finns inga snabba lösningar för att överbrygga klyftan, men att förstå varifrån skillnaderna kommer ifrån kan lindra vissa av de frustrationer som uppstår när man bedriver verksamhet över marknaderna. På inköpssidan hjälper det att använda en modern leverantörsreskontralösning och verktyg som tillåter även små leverantörer att skicka e-fakturor, för att samla alla fakturor i ett enda arbetsflöde.

Det finns dock tecken på att faktureringspraxis gradvis blir mer enhetligt. E-faktureringsgraden ökar i Sverige, då lagen kräver att företag inom den offentliga sektorn använder elektroniska format. Det talas också om att göra e-fakturering obligatoriskt inom B2B- och B2G-sektorerna i Sverige. Peppol-standarden vinner också terräng, även om lands- och branschspecifika variationer fortfarande existerar.

Vad innebär AP-automation för ert företag?

Sammanfattningsvis kommer de regionala skillnaderna i fakturahantering från olika synsätt på automation. För svenska företag innebär automation att minska den mänskliga inblandningen i fakturahanteringsprocessen oavsett fakturaformat och kanal, medan automation i Finland ofta är synonymt med e-fakturering och diskussioner kretsar kring hur man kan utnyttja data även om all information inte är lika strikt korrekt som hos deras svenska motsvarigheter.

Det är viktigt att ha dessa olika angreppssätt i åtanke när ert företag verkar på båda marknaderna och letar efter en lösning för att öka automationen av er leverantörsreskontra. Först måste ni definiera vad AP-automation betyder för ert företag. Strävar ni efter en högre andel e-fakturor eller att få mer data i varje faktura? Vilken typ av data behöver ni, och hur kommer ni att integrera den i era system?