Miten käsitellä ostolaskut, kun yritys toimii sekä Suomessa että Ruotsissa?
04.09.2023
Ostolaskujen käsittely voi olla hyvin erilaista Ruotsissa kuin meillä Suomessa, mikä on haaste kummassakin markkinassa toimiville yrityksille. Tässä kirjoituksessa syvennymme laskutusprosessin eroavaisuuksiin Suomessa ja Ruotsissa, näiden erojen syihin sekä siihen, miten molemmissa maissa toimivan yrityksen kannattaa ottaa erot huomioon ostoreskontran automaatiossa.
Ruotsi johtaa automaatiossa, Suomi verkkolaskutuksessa
Ruotsissa ollaan edellä ostoreskontran automaatiossa, mutta Suomessa verkkolaskutusaste on paljon korkeampi. Tätä eroa selittävät erilaiset tavat käsitellä ostolaskuja.
Ruotsissa ostolaskujen käsittelyn tärkein tavoite on lisätä automaatiota ja minimoida ihmisten osuus prosessissa. Lisäpontta tämä tavoite on saanut joustavasta Svefaktura-formaatista, joka mahdollistaa yhtiökohtaiset variaatiot laskutuksessa. Ruotsalaiset yritykset asettavatkin usein erilaisia ja varsin tiukkoja vaatimuksia toimittajiensa laskuille. Varmistaakseen että laskut ovat oikein ja päätyvät maksuun sekä välttääkseen useamman eri laskutusportaalin käyttämisen ruotsalaiset toimittajat lähettävät usein PDF-laskuja sähköpostilla, minkä vuoksi verkkolaskutusaste on verrattain matala.
Molemmissa lähestymistavoissa on etunsa.
Suomessa sen sijaan lähes kaikki ostolaskut lähetetään sähköisessä muodossa, kiitos löyhempien vaatimusten. Verkkolaskut otetaan vastaan ja maksetaan vaikkei data olisikaan sataprosenttisen oikein tai oikeassa kentässä, mikä taas aiheuttaa lisätyötä ostolaskujen käsittelyssä. Siinä missä ruotsalaisyritykset lähettävät yksityiskohtaisia toimittajakirjeitä, joissa kerrotaan miten laskutus tulisi koostaa ja käyttääkö yritys tunnistautumiseen ALV-numeroa, yritystunnusta vai kenties GLN-numeroa, suomalaiset toimittajat ovat tottuneet etsimään asiakkaansa laskutustiedot verkosta ja lähettämään laskun usein jopa kysymättä lisätietoja tai ohjeistusta asiakkaalta.
Molemmissa lähestymistavoissa on etunsa. Korkea verkkolaskutusaste sujuvoittaa laskunkäsittelyä ja vähentää virheiden määrää, kun PDF-laskuja ei tarvitse skannata. Toisaalta kun laskusta saadaan paljon dataa juuri oikeassa muodossa, yritykset voivat hyödyntää sitä ostoreskontran automaation lisäksi myös muilla tavoilla. Eri mieltymysten ja metodien tasapainottelu on kuitenkin haaste yrityksille, jotka toimivat molemmissa maissa.
Sujuvampaa ostolaskujen käsittelyä maiden välillä
Kummassakin markkinassa toimivat yritykset pohtivat toisinaan, mikseivät asiat toimi tutulla tavalla: suomalaisyrityksissä hämmästellään, miksi Ruotsiin pitää edelleen lähettää PDF-laskuja, ja ruotsalaiset yritykset yrittävät saada oikeaa dataa suomalaisilta kumppaneiltaan. Toimittajat kummassakin maassa yrittävät muistaa, missä muodossa ja kanavassa laskut pitää lähettää kullekin asiakkaalle.
Erojen ymmärtäminen lievittää turhautumista, joka voi syntyä kahden eri maan tavoilla toimimisesta.
Kuilun kiinni kuromiseen ei ole nopeita ja helppoja ratkaisuja, mutta erojen ja niiden syiden ymmärtäminen lievittää turhautumista, joka voi syntyä kahden eri maan tavoilla toimimisesta. Ostopuolen työtä helpottaa, kun kaikki laskut tuodaan samaan työnkiertoon. Tämä on mahdollista, kun käytössä on moderni ostoreskontrajärjestelmä ja työkalut, jotka tarjoavat myös pienille toimittajille mahdollisuuden lähettää verkkolaskuja.
Ilmassa on myös merkkejä siitä, että toimintatavat ovat hiljalleen yhdenmukaistumassa. Verkkolaskutusaste nousee Ruotsissa, sillä laki velvoittaa julkisia toimijoita käyttämään sähköisiä formaatteja. Keskustelua käydään Ruotsissa myös siitä, pitäisikö verkkolaskutuksen olla pakollista B2B- ja B2G-sektoreilla. Myös Peppol-standardi on valtaamassa alaa, vaikka siinäkin on edelleen maa- ja alakohtaisia variaatioita.
Mitä ostoreskontran automaatio tarkoittaa sinun organisaatiossasi?
Erot ostolaskujen käsittelyssä kumpuavat lopulta erilaisista automaatiokäsityksistä. Ruotsalaisille yrityksille automaatio tarkoittaa ihmisten työn karsimista laskunkäsittelyprosessista laskutusmuodosta ja -kanavasta riippumatta. Suomessa taas automaatio on usein synonyymi verkkolaskutukselle ja keskiössä on, miten dataa voidaan hyödyntää vaikkei kaikki tieto olisikaan yhtä tarkalleen oikein kuin naapurimaassa.
Nämä erilaiset lähestymistavat on hyvä pitää mielessä, jos yrityksesi toimii molemmilla markkinoilla ja etsii ratkaisua ostoreskontran automaatioon. Ensin on määriteltävä, mitä ostoreskontran automaatio tarkoittaa sinun organisaatiollesi. Onko tavoitteena korkeampi verkkolaskutusaste vai datamäärän lisääminen laskuihin? Millaista dataa tarvitaan, ja miten se integroidaan muihin järjestelmiin?
Yksi ostolaskujen käsittelyn prosessi ei todennäköisesti sovi molemmille markkinoille.
Joustava ja mukautuva ratkaisu auttaa saavuttamaan automaation tavoitteet – ja tekee prosessista hieman sujuvamman matkan varrella.
