Kundcase Newsec PAM Norway: Resan mot en automatiserad fakturaprocess
Newsec PAM Norge har framgångsrikt infört en automatiserad fakturaprocess med hjälp av OpusCapitas tjänster. Genom deras ansträngningar har de lyckats minska antalet PDF- och pappersfakturor och istället övergå till att ta emot 95 % av sina inköpsfakturor som e-fakturor. För att ytterligare förbättra processen har de också implementerat ett regelbaserat godkännandeflöde och förkonfigureringar baserade på egna regler. Detta har möjliggjort att standardvärden för 400 fakturagodkännare enkelt kan kontrolleras i en användarvänlig lösning. Resultatet har varit betydande kostnadsbesparingar, förbättrad effektivitet och högre kvalitet i fakturahanteringen.
Newsec Property Asset Management Norway, som senare blev Newsec PAM Norway, ansvarar för förvaltningen av cirka 570 fastigheter åt omkring 130 kunder. Av de fakturor som Newsec PAM Norway tar emot är 90 % relaterade till dessa fastigheter som förvaltas på uppdrag av kunderna. Varje kund har sina egna krav och kontrollerar ofta inköpsprocessen. Tore Hestnes, processägare på Newsec PAM Norway, förklarar att dessa förhållanden sätter ramar och begränsningar för hur fakturahanteringen kan utformas.
En resurskrävande startpunkt
Under 2018 inledde Newsec sitt arbete med att automatisera fakturahanteringsprocessen i Norge, Sverige och Finland. Enligt Hestnes utgjorde återkommande fakturor, såsom serviceavgifter för el, städning, avfallshantering och servicekontroll, hela 60 % av de fakturor som mottogs av Newsec PAM Norway. Detta innebar en betydande potential för automatisering. Dessutom tillkommer en kontinuerlig process av att inkludera och avregistrera fastigheter och kunder, vilket ytterligare förstärker komplexiteten i processen.
Återkommande fakturor har en stor potential för automatisering.
Som utgångspunkt mottog Newsec PAM Norway endast 30 % av sina inköpsfakturor som e-fakturor. De resterande 35 % kom som PDF-filer och 35 % som pappersfakturor. ”Vi hade tre heltidsanställda som var dedikerade till leverantörsreskontran. Fakturorna behövde först skannas innan de distribuerades till de 400 fakturagodkännare som var involverade i processen,” beskriver Hestnes. Fakturahanteringsprocessen involverade även 4 000 leverantörer, vilket inte gav någon möjlighet till förkodning.
Den enda automatiseringen som användes var ett sekventiellt godkännandeflöde, vilket naturligt gjorde processen ganska långsam.
Från 30 % till 95 % elektroniska fakturor
Ett av målen med den nya automatiserade fakturahanteringsprocessen för Newsec PAM Norway var att höja andelen e-fakturor så högt som möjligt.
”E-fakturering blev ett absolut krav för alla leverantörer med ramavtal,” minns Hestnes tillbaka: ”Vi tog aktivt kontakt med leverantörer som skickade oss PDF- och pappersfakturor och uppmuntrade dem att börja använda e-fakturering. Vi valde till sist att inte digitalisera PDF- och pappersfakturor, eftersom man verkligen känner ansträngningen med att hantera dem och det blir enklare att faktiskt begära en e-faktura.”
Som ett resultat av den ökade andelen e-fakturor på Newsec PAM Norway från 30 % till över 80 % inom ett år, och vidare upp till hela 95 % idag. ”Vi är mycket nöjda med 95 %”, säger Hestnes med ett leende. ”Nu letar vi efter ytterligare optimering.”
Vi hade också många olika lösningar i processen; en för fakturamottagning, en för digitalisering och så vidare. Det gjorde det svårt att göra några förändringar. Med vår nya automatiserade fakturahanteringsprocess har vi allt från fakturamottagning till kontering i en flexibel molnlösning, så hanteringen är enklare.”
Regelstyrd automatisering av fakturahantering
Genom införandet av OpusCapitas fakturaautomatisering har Newsec PAM Norway skapat en grund för sin automatiserade fakturahanteringsprocess med ett regelbaserat godkännandeflöde.
Nu distribueras 99 % av alla mottagna fakturor för godkännande baserat på fördefinierade regler. ”Vi har 400 fakturagodkännare som är involverade i processen för alla våra cirka 570 fastigheter. Målet är att göra godkännandet enkelt för dem,” understryker Hestnes.
99% av fakturorna godkänns automatiskt enligt uppsatta regler.
Vidare är 42 % av de mottagna fakturorna förkodade, vilket innebär att deras information såsom moms, GL-konto, kontering etc. är inställd på föreslagna standardvärden baserat på reglerna. ”Andelen varierar mellan 10 % och 90 % beroende på vilken typ av juridisk enhet det handlar om,” förklarar Hestnes: ”Till exempel kan ett holdingbolag med fasta avgifter vara uppe på 90 %, medan en fastighet med flera projekt kan vara nere på 10 %”.
Effektivitet och användarvänlighet
Newsec PAM Norway har nu en användarvänlig AP-automation med fokus på en standardiserad process. ”Nu kan vi hjälpa våra 400 fakturagodkännare med fördefinierade konteringsrader och en vägledd godkännandeprocess som fungerar på både bärbara datorer, surfplattor och mobiltelefoner”, säger Hestnes.
Den nya automatiserade fakturaprocessen har lyft effektiviteten inom leverantörsreskontran till en helt ny nivå. Tidigare behövde tre heltidsanställda hantera 23 000 fakturor var, men nu klarar enbart 0,7 leverantörsreskontraexperter av att hantera alla 70 000 fakturor. Detta har gett de anställda möjlighet att fokusera på mer meningsfulla arbetsuppgifter och att klättra uppåt på karriärstegen inom företaget.
Nästa steg: Kontraktsmatchning, AI och mer
Ytterligare möjligheter att automatisera fakturaprocessen inkluderar matchning mot inköpsorder, matchning mot kontrakt, matchning mot budget, men också integration med ett tredjeparts AI (artificiell intelligens)-verktyg.
Faktum är att Newsec Finland redan behandlar 20 – 25 % av sina fakturor genom kontraktsmatchning. ”De har en annan strategi. Även om de har samma lösning, använder de mycket fullständigt automatiserad hantering utan manuella godkännanden,” reflekterar Hestnes. Tydligtvis har OpusCapitas lösning möjliggjort att de olika Newsec-länderna kan anpassa användningen efter landsspecifika behov. ”I framtiden kan vi överväga matchning mot inköpsorder med vårt ERP-system, och även matchning mot kontrakt för utvalda kostnader och betrodda leverantörer, men vi kan också få den fördelen genom artificiell intelligens,” säger Hestnes.
Målet är att skapa en ännu bättre användarupplevelse och högre kvalitet.
Genom användning av artificiell intelligens kommer den automatiserade processen även att omfatta icke-återkommande och komplexa fakturor. Målet är att skapa en ännu bättre användarupplevelse genom att fler fakturor kan förkodas, samtidigt som det även kommer att förbättra kvaliteten. Hestnes påpekar: ”När man kodar en faktura manuellt kan man använda olika värden varje gång eftersom man inte kommer ihåg vad man använde senast.”
”Vi strävar också efter att minska antalet leverantörer, eftersom även om man har en automatiserad fakturahanteringslösning kan varje leverantör leverera e-fakturor på olika sätt, även om det borde vara i standardiserat format.” Genom att standardisera inköp kommer det också att bli lättare att återanvända automatiseringsregler och ärva dem mellan företagen.
Enkelhet är nyckeln
Newsec PAM Norway har lyckats med den nya automatiserade fakturaprocessen genom att hålla det enkelt och inte gå för fort fram. ”Det handlar om att inte försöka täcka allt, för då blir det för komplext och man uppnår ingenting,” säger Hestnes. Genom att maximera användningen av e-fakturor, automatiserade godkännandeflöden och utnyttja regelbaserade förkodningar har Newsec PAM Norway uppnått betydande effektivitetsvinster, minskat behovet av manuellt arbete och förbättrat noggrannheten.
Deras automatiserade fakturahantering fungerar nu som ett utmärkt exempel på hur organisationer kan optimera sin leverantörsreskontra och lägga grunden för ytterligare förbättringar.
AP-automation som ditt team kommer att älska
Behandla 95 % av era mottagna fakturor automatiskt med hjälp av modern teknik och artificiell intelligens.
