Taloushallinnon ja toiminnanohjauksen integrointi tuo tehoa

Taloushallinnon ja toiminnanohjauksen (ERP) integrointi lisää automaatiota, kasvattaa tehokkuutta ja tukee saumatonta työskentelyä. Myös kumppanit voidaan tuoda osaksi hankinnasta maksuun ja ostosta maksuun -prosesseja ulkoisten integraatioiden avulla.

Toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) integroimisessa taloushallintoon ja muihin liiketoimintaprosesseihin ei ole pohjimmiltaan kyse järjestelmistä tai datan siirtämisestä, vaan työnteon helpottamisesta ja prosessien sujuvoittamisesta.

Video: Mats Smedjebacka ja Per Åberg OpusCapitan Hanna Backmanin haastattelussa.

Video ei välttämättä näy oikein, jos olet kieltänyt evästeiden käytön. Voit katsoa videon myös YouTubessa.

”ERP-integraatiot ovat kehittyneet paljon”, kertoo Mats Smedjebacka, ohjelmistoyhtiö Unit4:n Solution Director. ”Jos mennään 30 vuotta ajassa taaksepäin, ERP-järjestelmissä ei ollut juuri minkäänlaisia integraatioita. Nyt ERP:n ja muiden järjestelmien integraatiot sujuvat ilman suurempaa ihmisen osallistumista.”

Lisääntynyt automaatio on yksi ERP-integraation tärkeimmistä hyödyistä. Kun data siirtyy sujuvasti ERP:n ja niin sisäisten kuin ulkoisten järjestelmien välillä, työntekijät voivat keskittyä lisäarvon tuottamiseen manuaalisen työn sijaan.

”Automaatio säästää aikaa, eikä ihmisten tarvitse tehdä toistuvia tehtäviä järjestelmissä”, Smedjebacka sanoo.

Hyvä ERP-integraatiostrategia tuottaa aitoa lisäarvoa

Sisäiset ERP-integraatiot mahdollistavat datan siirtämisen toiminnanohjauksen ja esimerkiksi taloushallinnon ja varastoinnin järjestelmien tai Office-ohjelmien kuten Excelin välillä. ERP-integraatiostrategiaa laatiessa on kuitenkin hyvä muistaa, että yritykset eivät myy ja osta tuotteita ja palveluita tyhjiössä. ”Kun siirrytään prosessiketjussa eteenpäin, keskustellaan aina toimittajan tai asiakkaan kanssa”, Smedjebacka selittää.

Per Åberg, OpusCapitan Head of Business Network Products, huomauttaa, että sisäisten integraatioiden ohella yritysten pitäisikin tarkastella huolellisesti ulkoisia ERP-integraatioitaan ja kuinka ne mahdollistavat esimerkiksi tilaus-, toimitus- ja laskutusdokumenttien välittämisen toimittajien ja asiakkaiden kanssa.

”Myös ulkoisen ekosysteemin luominen on järkevää. Aina kun toimittajan tai asiakkaan sanomaa käsitellään ERP:ssä, myös tätä prosessia täytyy hoitaa, oli kyseessä ostosta maksuun tai tilauksesta maksuun -prosessi.”

Toinen tärkeä huomioitava seikka on integrointitapa. Useiden kahdenvälisten yhteyksien hoitaminen on aikaa vievää ja vaivalloista, eikä ERP-integraation automaatiohyödyistä päästä nauttimaan täysmittaisesti. Liiketoimintaprosessit sujuvat jouhevammin, kun hyödynnetään avoimia verkostoja ja järjestelmiä, jotka tukevat useita standardeja ja protokollia (esimerkiksi Peppol, FTP, FSTP, AS2).

”Haasteena on kaikkiin vaatimuksiin vastaaminen. Tässä OpusCapita voi tuottaa lisäarvoa varmistamalla, että kaikki kumppanit ovat osa liiketoimintaprosesseja”, Åberg kertoo.

Vaikuttavatko järjestelmät liiketoimintaprosesseihin?

ERP-integraatiossa ei ole kyse vain datan siirtämisestä eri järjestelmien välillä. Sen vaikutukset ulottuvat paljon syvemmälle, aina työn tekemisen tapoihin saakka. Mutta kumpi tulee ensin, järjestelmä vai prosessi? Pitäisikö ensin määritellä prosessi, jonka perusteella valitaan järjestelmät ja integraatiot? Vai pitäisikö prosessia muuttaa integraatioiden myötä?

Smedjebacka suosittelee aloittamaan yrityksen liiketoimintaprosessien tavoitteiden asettamisesta.

”Yleensä organisaatiot asettavat ensin tavoiteprosessin. Me voimme myös suositella hyviä käytäntöjä. Kun prosessi on valmis, meillä on siihen luontevat integraatiopisteet.”

Käytännössä liiketoimintaprosessit ja toiminnanohjauksen integraatiot vaikuttavat toisiinsa. ”Joskus, kun yhteys on määritelty ja toiminnassa, integraatio vaatiikin toisenlaista lähestymistapaa. Joten toisinaan integraatio voi määritellä prosessin eikä toisin päin”, Smedjebacka sanoo.

ERP:tä valitessa on myös tärkeää muistaa, että kaikkia järjestelmiä ei ole suunniteltu muutamaan prosessia järjestelmän sisällä. Åberg kannustaakin yrityksiä paneutumaan järjestelmän valintaan huolella ja ottamaan huomioon myös järjestelmien parhaat käytännöt.

”Standardoituja prosesseja kannattaa hyödyntää, koska ne ovat parhaita käytäntöjä. Miksei käyttää jotain, mitä muut ovat kehittäneet vuosien saatossa? Prosessit voivat muotoutua myös valitsemasi ja käyttöön ottamasi ERP:n myötä.”

Ostosta maksuun ja hankinnasta maksuun -prosessien sujuvuutta edistää myös yhteistyö toiminnanohjausjärjestelmäsi tuottajan sekä sanomanvälitysoperaattorisi ja palveluntarjoajasi välillä. OpusCapita ja Unit4 ovat tehneet tiivistä yhteistyötä yli vuosikymmenen ajan, ensin rakentaen verkkolaskutuskapasiteettia yhteisille asiakkaille ja sittemmin mahdollistamalla tilaus-, toimitus- ja laskutusprosessit Peppolin, EDI:n ja monen muun vaihtoehdon välityksellä.

Mutta millainen metodi kannattaa valita toiminnanohjauksen ja taloushallinnon integraatioon? Siitä lisää haastattelun toisessa osassa.

---

Anti-Paper Business Club jatkuu pian uusin jaksoin, vierain ja aihein. Tilaa uutiskirjeemme, niin saat aina uusimmat jaksot!