Kundcase Peab: Online-upphandlingar och Peppol-ordrar

Peab, ett av de största företagen inom bygg- och anläggningsindustrin i Norden, ökar effektiviteten inom interna inköp med en webbutik som erbjuder produkter från kontrakterade leverantörer, samt utbyte av ordrar och orderbekräftelser som Peppol-ordrar, EDI och PDF:er med små leverantörer. Med systemet kan Peabs anställda köpa allt från kontorsmaterial till skruvar och grus som behövs på produktionsanläggningarna.

I denna intervju med utvecklingschefen Alina Nilander diskuteras det hur Peab använder OpusCapita eProcurement och Business Network Purchase-to-Pay-lösningar för att optimera sitt samarbete med leverantörskedjan och digitalisera alla sina inköp.

Peab använder OpusCapitas lösningar både i Sverige och Norge inom företagets fyra affärsområden: Bygg, anläggning, industri och produktutveckling. Lösningen används både på Peabs kontor och på produktionsanläggningarna med totalt omkring 2 000 användare – ett antal som kommer att öka med ytterligare 9 000 användare inom en snar framtid.

Online-upphandling både på kontoret och på produktionsanläggningarna

Peabs anställda köper allt från kontorsmaterial till mer komplicerade inköp såsom skruvar, trä, betongtillsatser, grus, asfalt och så vidare i en och samma företagsinterna webbutik. Tidskriteriet spelar en viktig roll, med online-upphandling på plats kan anställda göra ordrar i Peabs interna webbutik så sent som kl. 18.00 hos den bästa leverantören och ändå få leveransen följande dag. ”Alla förlitar sig på att få varor mycket snabbt, och jag tror inte att det skulle vara möjligt utan ett upphandlingssystem”, säger Nilander.

Peppol-ordrar och mer därtill

Efter att Peabs anställda har lagt sina ordrar i webbutiken och de har godkänts skickas ordrarna sedan till leverantörerna med hjälp av Purchase-to-Pay-tjänsten i OpusCapita Business Network.

”Vi skickar ordrar via Peppol och EDI, och att använda Peppol är vårt mål för alla ordrar. De har en mycket tydlig fördel: det är en standardmeddelandetyp och den kan återanvändas, vilket gör det effektivt och snabbt att sätta upp”, säger Nilander. Förutom dessa är möjligheten att skicka ordrar som PDF ett måste för att kunna arbeta smidigt även med de mindre leverantörerna som ännu inte har kommit lika långt som e-ordrar i sin digitaliseringsresa.

Nilander betonar dock vikten av att använda Peppol: ”Jag tror att Peppol används allt mer. Många företag också inom bygg- och anläggningsbranschen, åtminstone här i Sverige, har vaknat upp och diskuterar användning av särskilt Peppol BEAst som format.” De använda formaten varierar också från land till land, men Nilander menar att alla dessa elektroniska format eliminerar manuella fel och snabbar upp orderprocessen.

Nilander nämner också fördelen med spårbarhet och möjligheten att länka all data, en stor fördel som kommer med en fullständig digitalisering. ”Vi kan följa upp våra ordrar. Efter att vi har skickat ut en order, får vi en orderbekräftelse, och våra användare använder också godsmottagningen i systemet.” Detta hjälper Peab att hålla koll på vem som beställde vad, vad som levererades och mottogs, och dessutom när.