Case Peab: Online-Beschaffung und Peppol-Bestellungen

Eines der größten Bau- und Tiefbauunternehmen in Skandinavien, Peab bringt Effizienz in den internen Einkauf mit einem Online-Shop, der alle Produkte von seinen Vertragslieferanten anbietet, sowie in den Austausch von Bestellungen und Auftragsbestätigungen als Peppol-Bestellungen, oder EDI und PDFs mit den Kleinunternehmern. Mit dem System können Peab-Mitarbeiter alles kaufen, von Büromaterialien bis hin zu Schrauben und Kies, die an den Produktionsstandorten benötigt werden.

In diesem Interview mit der Entwicklungsleiterin Alina Nilander erfahren Sie, wie Peab die OpusCapita-Lösungen: eProcurement und Business Network Purchase-to-Pay, einen eFlow für Einkauf und Verkauf nutzt, um die Zusammenarbeit in der Lieferkette zu optimieren und den gesamten Einkauf zu digitalisieren.

Peab nutzt die OpusCapita-Lösungen sowohl in Schweden als auch in Norwegen in den vier Geschäftsbereichen des Unternehmens; Hoch- und Tiefbau sowie Industrie- und Produktentwicklung. Der Flow wird sowohl in den Peab-Büros als auch an den Produktionsstandorten mit derzeit insgesamt ca. 2.000 Benutzern eingesetzt – eine Zahl, die in naher Zukunft um weitere 9.000 Benutzer erweitert werden soll.

Online-Beschaffung sowohl im Büro als auch vor Ort

Im Jahr 2016 traf Peab die Entscheidung, die Beschaffung kategoriebasierend zu gestalten, wollte aber auch ein System, das Kataloge, Ausschreibungen, intelligente Formulare und mehr unterstützt, was OpusCapita zu einer ausgezeichneten Wahl für das Beschaffungssystem anbietet- Peab entscheidet sich für OpusCapita als Partner.

Der Rollout begann 2020 in Schweden und ein Jahr später in Norwegen. „In Schweden sind wir von einem Beschaffungssystem auf ein anderes umgestiegen, während unsere Mitarbeiter in Norwegen nicht daran gewöhnt waren, ein System zu haben, das eine völlig andere Erfahrung machte. Es hat mir viel Geduld beigebracht“, erinnert sich Nilander. Peab begann mit der Bereitstellung mitten in der Covid-19-Pandemie und erleichterte die Arbeit mit einer E-Learning-Umgebung, in der den Benutzern beigebracht wurde, wie sie ihre Projektnummern, Lieferadressen usw. hinzufügen können. „Jetzt haben wir auch damit begonnen, nach draußen in die Produktionsstandorte zu gehen, mit den Menschen zu reden und auch deren Feedback einzuholen.“

Heute kaufen Peab-Mitarbeiter alles von Bürobedarf bis hin zu komplizierteren Anschaffungen wie Schrauben, Holz, Betonzusatzstoffen, Kies, Asphalt usw. im einzigen, unternehmensinternen Webshop ein. Darüber hinaus spielt die Zeitkritikalität eine wichtige Rolle. Mit der Einführung von eProcurement können Mitarbeiter im Peab-internen Webshop bis 18:00 Uhr Bestellungen bei besten Lieferanten aufgeben und erhalten die Lieferung schon am nächsten Tag. „Jeder ist darauf angewiesen, Waren sehr schnell zu bekommen, und ich glaube nicht, dass das ohne ein Beschaffungssystem möglich wäre“, sagt Nilander.

Eine Möglichkeit, den Einkauf innerhalb vorgegebener Richtlinien zu erleichtern, besteht darin, alle Lieferanten an einem Ort zu sammeln. „Auf diese Weise können unsere Anforderer sicher sein, dass sie bei Lieferanten einkaufen, die einen Rahmenvertrag haben, und dass sie strategisch für Peab ausgewählt wurden“, erklärt Nilander und fährt fort: „Außerdem ist es wichtig, nach Kategorien zu arbeiten, weil die Zentralisierung wichtig ist.“ Man sollte nicht nur darauf achten, wer den gleichen Artikel zum niedrigsten Preis anbieten kann, sondern vielmehr darauf, wer insgesamt das beste Angebot machen kann, und dabei zum Beispiel auch auf Lieferzeiten, Umweltaspekte usw. achtet.“

Rund um Peppol-Bestellungen

Sobald Peab-Mitarbeiter ihre Bestellungen im Webshop aufgegeben und die erforderlichen Genehmigungen durchlaufen haben, werden ihre Bestellungen über die Purchase-to-Pay Lösung im OpusCapita Business Network an ausgewählte Lieferanten gesendet.

“Wir versenden Bestellungen über Peppol und EDI, und die Verwendung von Peppol ist unser Ziel für alle Bestellungen. Es hat einen ganz klaren Vorteil: Es handelt sich um einen Standardnachrichtentyp, der wiederverwendet werden kann, was den Bestellvorgang effizient und schnell macht“, sagt Nilander. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Bestellungen als PDF zu versenden, ein Muss, um auch mit kleineren Lieferanten reibungslos zusammenarbeiten zu können, die auf ihrem Weg zur Digitalisierung noch nicht so weit gekommen sind, E-Bestellungen zu empfangen.

Nilander betont jedoch, wie wichtig es ist, sich für Peppol zu entscheiden: „Ich denke, dass Peppol immer häufiger eingesetzt wird. Viele Unternehmen auch in der Bau- und Tiefbaubranche, zumindest hier in Schweden, sind aufgewacht und diskutieren, insbesondere Peppol BEAst als Format zu verwenden.“ Auch die verwendeten Formate variieren von Land zu Land, Nilander betont jedoch, dass alle diese elektronischen Formate manuelle Fehler vermeiden und den Bestellvorgang beschleunigen.

Nilander bringt auch den Vorteil der Rückverfolgbarkeit und der Möglichkeit zur Verknüpfung aller Daten hervor, ein großer Vorteil, der mit der durchgängigen Digitalisierung einhergeht. „Wir können unseren Aufträgen nachkommen. Nach dem Absenden einer Bestellung erhalten wir eine Bestellbestätigung und unsere Nutzer buchen zusätzlich den Wareneingang im System.“ Dies hilft Peab, den Überblick darüber zu behalten, wer was bestellt hat, was geliefert wurde und was wer erhalten hat und wann.

„Benutzer können auch sehen, was andere Benutzer bestellt haben. Wenn also beispielsweise jemand krank wird, können Kollegen seine Bestellungen in seinem Namen am Produktionsstandort entgegennehmen. Auf diese Weise können wir sicherstellen, dass die bestellten Waren eingegangen sind und die Rechnung tatsächlich mit dem übereinstimmt, was wir erhalten haben“, erklärt Nilander und schließt ab: „Darüber hinaus senden wir die Einkaufsdaten mithilfe einer Integration zur Datenanalyse an das BI-Analysetool von Peab . Es hilft auch, beispielsweise bei der Suche nach neuen Vertragslieferanten eine gegenseitige Kommunikation klar und präzise zu halten und Missverständnisse zu vermeiden“.

Zukünftige Expansionspläne

„Darüber hinaus ist das Unternehmen im Begriff, weitere 6.000 Benutzer für eProcurement zu aktivieren, indem eine neue Beschaffungskategorie hinzugefügt wird: Arbeitskleidung. „Diese Benutzer können nur eine eingeschränkte Store-Ansicht für Arbeitskleidung sehen“, sagt Nilander und fährt fort: „Gleichzeitig aktivieren wir weitere 3000 Genehmiger im System, und sie genehmigen dort den Erwerb von Arbeitskleidung, bevor sie bestellt wird.“ In diesem Monat passieren also viele Anpassungen und wir sind sehr gespannt darauf.“

Alles in allem ist Nilander der Ansicht, dass es nicht der Mangel an technischen Möglichkeiten ist, der die Digitalisierung heute bremst – es ist vielmehr die Schwierigkeit für uns Menschen, von alten Arbeitsweisen mit Papier, E-Mail und Telefonanrufen wegzukommen und ein digitales System zu nutzen. „Wir wollen, dass alles im System reibungslos läuft, damit sich unsere Arbeiter auf den Baustellen und in der Produktion auf das konzentrieren können, was für sie wichtig ist, nämlich Dinge zu bauen, und nicht darauf, vor Computern zu sitzen.“ Deshalb wollen wir das System „unsichtbar“ machen, das heißt, wir möchten ihnen die Nutzung sehr einfach machen“, schließt Nilander.

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