Peppol-verkkolaskut Suomessa ja Ruotsissa

Peppol-verkkolaskut eli Peppol BIS Billing -määrityksen mukaiset verkkolaskut saavuttavat hiljalleen suosiota Pohjoismaissa, mutta Peppol-standardin tuomien hyötyjen täysimääräiseen hyödyntämiseen on vielä matkaa. Ruotsissa Peppol on verkkolaskulain vaatima B2G-standardi, kun taas Suomessa käytetään EU-direktiivin mukaisia kansallisia formaatteja. Nyt huomio alkaa kääntyä myös Peppol-tilaussanomiin. Kysyimme kahdelta Peppol Authority -edustajalta Peppol-laskujen historiasta, Peppol BIS -käytön nykytilanteesta ja tulevaisuudennäkymistä.

Ja koska pieni Suomi-Ruotsi-maaottelu on aina paikallaan, emme malttaneet olla lisäämättä haastatteluun pientä kilpailuhenkisyyttä. Kuka tässä siis vie ja ketä?

Tämä on Osa 1 haastattelusta, johon osallistuivat Peppol Authority -edustajat Keijo Kettunen Suomen Valtiokonttorilta sekä Anderz Petersson Ruotsin Digg-virastosta (Agency for Digital Government), ja tämä osa keskittyy Peppol-verkkolaskuihin. Osa 2 keskittyy erityisesti Peppol-tilaussanomiin.

Video: Haastattelussa Keijo Kettunen ja Anderz Petersson, haastattelijana Hanna Backman OpusCapitalta.

Videoupotus ei välttämättä näy oikein, jos et ole sallinut evästeiden käyttöä. Voit katsoa videon myös YouTubessa.

Yleisesti ottaen verkkolaskutuksen käyttöaste Pohjoismaissa on korkea. Tarkasteltaessa valtion virastoja, verkkolaskuina kulkee 98% laskuista Suomessa ja yli 80% Ruotsissa. Koko julkisella sektorilla, mukaan lukien kunnat, maakunnat, jne. keskiarvo on yli 80%:ssa molemmissa maissa. Lukuihin sisältyvät kaikki rakenteiset verkkolaskuformaatit, ei pelkästään Peppol-verkkolaskut. Joka tapauksessa käyttöaste on erittäin hyvä.

”Verkkolaskutuksen korkea käyttöaste on etu koko pohjoismaiselle alueelle”, sanoo Kettunen. Petersson on samaa mieltä: ”Meillä on usein samankaltaisia toimittajia ja tarpeita, oli sitten kyse Suomesta, Ruotsista, Norjasta, Tanskasta tai Islannista. Olemme pieniä maita, joten meidän on tehtävä yhteistyötä ja jatkossakin pyrittävä lisäämään Peppol BIS Billing -standardin käyttöä.”

Suomi verkkolaskutuksen edelläkävijänä?

Suomea on usein pidetty verkkolaskutuksen edelläkävijämaana, myös ennen kuin Peppol-verkkolaskut alkoivat leviämään. “Siihen on monia syitä,” toteaa Kettunen selittäen, että verkkolaskutus alkoi Suomessa 2000-luvun alussa. “Valtion virastot alkoivat vaatia verkkolaskuja tarjouspyynnöissään, eli toimittajien tuli pystyä laskuttamaan verkkolaskuina.” Nykyään tämänkaltaisesta B2G-verkkolaskuvaatimuksesta on tullut arkipäivää lukuisissa maissa maailmanlaajuisesti.

Verkkolaskutus alkoi levitä Suomessa hiljalleen myös yksityisellä sektorilla. “Järjestimme myös pienyrityksille ilmaisohjelmiston, jolla pystyi lähettämään verkkolaskuja valtion virastoihin,” Kettunen muistelee. Tämä nopeutti kehitystä, ja Kettunen painottaa, että kehitys perustui Suomessa vapaaehtoisuuteen.

Peppol-verkkolaskut taas ovat vielä tänäkin päivänä Suomessa taipaleensa alkupuolella, sillä kaksi johtavaa verkkolaskuformaattia ovat Finvoice ja TeApps, ja ne ovat yhteensopivia eurooppalaisten standardien kanssa. Samalla sekä B2G- ja B2B-sektorilla pienten toimittajien ilmaisohjelmistot ovat edelleen erinomainen lisä verkkolaskuasteen nostamisessa ja paperi- ja PDF-pohjaisten prosessien poistamisessa.

Ruotsissa Svefakturan korvaajaksi Peppol-verkkolaskut

Ruotsissa matka kohti Peppol-verkkolaskuja alkoi useina eri initiatiiveina. Petersson kommentoi: “Ruotsissa nähtiin yksityisellä sektorilla tiettyjen toimialojen verkkolaskualoitteita 1990-luvulla, liittyen nimenomaan EDI-formaatteihin.” Lopulta myös julkinen sektori alkoi miettiä verkkolaskutusta tarjouspyyntöihinsä liittyen.

“Meillä Ruotsissa on myös yhteistä etua ajava järjestö, SFTI (Single Face to Industry). Tästä yhteistyöstä syntyi Svefaktura vuonna 2004,” Petersson muistelee ruotsalaisen formaatin syntyä. Suomessa vastaava formaatti on esimerkiksi Finvoice. Svefaktura levisi Ruotsissa ensin julkisella ja sen jälkeen myös yksityisellä sektorilla, mikä teki siitä kaiken kaikkiaan erittäin positiivisen initiatiivin Ruotsissa. Se loi pohjaa Peppol-verkkolaskuille.

Nykyään Svefakturaa ei kuitenkaan enää suositella Ruotsissa, sillä Peppol-verkkolaskut ovat lain vaatima standardi B2G-laskutuksessa. “Kun verkkolaskuja koskeva EU-direktiivi säädettiin, julkiselta sektorilta vaadittiin päätöstä siitä, mitä formaattia jatkossa tulisi käyttää,” selittää Petersson. “Joten mielestäni oli hyvä, että julkinen sektori päätti käyttää Peppol BIS Billing -verkkolaskuja.” Peppol-verkkolaskut kun ovat suoraan EU-direktiivin mukaisia.

Suuntana Peppol-verkkolaskut ja -tilaukset Pohjoismaissa

Vaikka Pohjoismaissa ollaan ylpeitä B2G-verkkolaskutuksen korkeasta, yli 80% ja 90%:iin yltävästä penetraatiosta, verkkolaskutuksen ulkopuolelle jää vielä ne viimeiset 10%. “Miksi niidenkin muuttaminen on niin vaikea saavuttaa?” kysyy Petersson.

Yksi helposti ymmärrettävä syy on se, että uuteen standardiin siirtyminen vaatii aina jonkin verran panostusta kaikilta osallisilta. “Toimittajien tulee olla tästä tietoisia,” Petersson huomauttaa. “Ei voida vain jatkaa samalla vanhalla, 10 vuotta käytössä olleella ratkaisulla. On muutoksen aika.”

Lainsäädäntö toimii vetoapuna. Yksi valittu standardi leviää nopeammin myös yksityisellä sektorilla, kuten Ruotsissa on nähty. Suomessa Peppol-verkkolaskut – samoin kuin Peppol-tilaukset – pysyvät edelleen harmillisen vähällä käytöllä.

Kettunen kommentoi: “Meillä on Finvoice ja TeApps kahtena eniten käytettynä verkkolaskustandardina, ja ne ovat yhteensopivia eurooppalaisten standardien kanssa. En näe, että siirtyisimme Peppol-standardiin lyhyellä tähtäimellä. Mutta pitkässä juoksussa meidän tulisi kyllä pyrkiä kohti samaa standardia kuin Ruotsissa.”

Tämä sanottuna, työ Peppol-käytön yleistämiseksi on jo alkanut myös Suomessa, ja se kääntää huomiota pelkistä Peppol-laskuista myös erityisesti Peppol-tilaussanomiin. “Yrityksen digitalous -hankkeessamme tehtiin Suomessa päätös, että valtion virastot ottavat Peppol-hankintasanomat käyttöön vuoden 2024 loppuun mennessä,” Kettunen kertoo. Sen jälkeen julkinen sektori Suomessa tulee vaatimaan Peppolin mukaisia e-tilauksia ja muita hankintasanomia myös yksityisiltä yrityksiltä B2G-kaupassa.

“Vuoden 2023 aikana Peppol-viranomaiset tarjoavat koulutuksia myös yksityiselle sektorille Peppol-hankintasanomien käytöstä. Joten vaikka lainsäädäntö on juuri nyt mahdotonta Suomessa, niin menemme silti vahvasti Peppol-hankintasanomia kohti,” Kettunen päättää.

Tämän haastattelun Osa 2 keskittyy Peppol-tilaussanomiin. Suosittelemme lämpimästi tilaamaan uutiskirjeemme ja saat myös tulevista jaksoista sähköpostia!