Näin navigoit ERP-integraatiovaihtoehtojen viidakossa

Korvaavatko avoimet verkostot vanhat EDI-standardit? Päihittääkö yksi formaatti lopulta kaikki muut? OpusCapitan Per Åberg ja Unit4:n Mats Smedjebacka pohtivat erilaisia ERP-integraatiovaihtoehtoja.

Kuten haastattelun ensimmäisessä osassa todettiin, liiketoimintaprosessien ja toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) integraatio tähtää työnteon tehostamiseen ja automaatiotason kasvattamiseen. Mutta kuinka löytää oikea ERP-integraatiovaihtoehto lukuisten standardien ja teknisten vaihtoehtojen joukosta?

Video: Mats Smedjebacka ja Per Åberg OpusCapitan Hanna Backmanin haastattelussa.

Video ei välttämättä näy oikein, jos olet kieltänyt evästeiden käytön. Voit katsoa sen myös YouTubessa.

Per Åberg, OpusCapitan Head of Product, vertaa ERP-integraatiota monia eri kieliä puhuviin ihmisiin.

“Jos kaikki puhuisivat englantia, ei olisi ongelmaa. Voisit tulla ymmärretyksi missä tahansa. Tämä kuvastaa sitä, kuinka helppoa integrointi on. Jos et puhu kiinaa, et voi integroida. Tästä eri formaateissa on kyse.”

Automaatio edellyttää standardeja, mutta haasteena on niiden runsaus. Vuosien varrella eri toimialat ovat luoneet omia EDI-pohjaisia (electronic data interchange) standardejaan, kuten EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport) tukkukupassa tai BEAst rakennusalalla. Mutta mitä tapahtuu, kun yhteydet pitäisikin ulottaa oman toimialan ja sen standardien ulkopuolelle?

”Silloin asia mutkistuu”, Åberg sanoo. “Yhtäkkiä punaisen palikan pitäisikin sopia siniseen koloon, ja sitä on hyvin vaikea tunkea sinne.”

Nouseeko yksi standardi muiden ERP-integraatiovaihtojen ylitse?

Vaikka EDIFACTin ja BEAstin kaltaiset standardit ovat edelleen laajalti käytössä, yritykset ovat entistä kiinnostuneempia muista ERP-integraatiovaihtoehdoista. Silloin valinta kohdistuu yleensä avoimeen verkostoon.

“Meillä on Suomessa asiakasyritys, jolla on ollut EDI käytössä 15 vuotta. Nyt he ovat vaihtamassa toiminnanohjausjärjestelmää ja haluavat korvata EDI:n Peppolilla”, Åberg kertoo.

Hän viittaa myös OpusCapitan aiempaan artikkeliin, jossa rakennusyhtiö Peab kertoo hankinnasta maksuun -prosessinsa tehostamisesta: ”Peppol BEAst on rakennusalalla de facto -standardi, ja he päätyivät Peppoliin.”

Peppol on avoin kansainvälinen verkosto ja organisaatioiden välinen sähköinen sanomanvälityskeino. Se tuli tunnetuksi verkkolaskutusstandardina, mutta sen käyttö on levinnyt muihinkin tilaus-toimitusketjun sanomiin.

Mats Smedjebacka, ERP-ohjelmistoyhtiö Unit4:n Solution Consultant, on myös pannut merkille avointen verkostointegraatioiden suosion kasvun.

”Se näkyy myös asiantuntijaorganisaatioissa. Myös ne ovat entistä useammin matkalla kohti avoimia verkostoja. Perinteisiä tiedostointegraatioita tehdään koko ajan vähemmän.”

Peppol kasvattaa suosiotaan monilla toimialoilla etenkin Pohjoismaissa. Se on askel kohti universaalia integraatiotapaa, jollainen on Åbergin mukaan lopulta tulossa. Nähtäväksi jää, onko voittava integraatiovaihtoehto lopulta Peppol vai jokin muu.

“Joskus lähitulevaisuudessa, ei tosin ehkä ennen eläkeikääni, meillä on yksi maailmanlaajuinen standardi”, hän pohtii.

Paras ERP-integraatiovaihtoehto tasapainottelee standardien ja joustavuuden välillä

Siirtymä vanhoista EDI-integraatioista digitaalisempiin ja laajalti käytettyihin sanomanvälitysstandardeihin ei ole ainoa ERP-integraatioiden tulevaisuutta muokkaava tekijä. ERP-järjestelmäntoimittajat ja muut toimijat kehittävät uusia API-rajapintoja (application program interfaces) sekä mesh-ratkaisuja integraation toteuttamiseksi.

Åbergin mukaan API-rajapinnoilla on monta hyvää puolta: niiden määrittely on suhteellisen yksinkertaista ja integraatio on nopea. Ne eivät kuitenkaan aina pysty ratkaisemaan usean eri standardin ongelmaa.

“Haaste on, että jokaiselta ERP:ltä tai kumppanilta tulee oma API-kuvaus. Jos päädymme jonkinlaiseen standardiin myös niissä, asiat voivat edetä nopeammin. Mutta on mahdollista, että kokonaisuus muuttuu entistä kaoottisemmaksi.”

Smedjebacka kertoo, että mesh-ratkaisut tähtäävät standardoituun integraatioon. Joskus se ei kuitenkaan riitä: ”Asiakkaalla saattaa olla tarvetta lisäyhteyksille, joita meillä ei ole. Standardi merkitsee aina myös rajoitteita.”

Lopulta yrityksen näkökulmasta tärkeintä on valita ratkaisu, joka nojaa universaaleihin standardeihin niin pitkälle kuin mahdollista, mutta jättää samalla tarvittaessa tilaa muille ERP-integraatiovaihtoehdoille. ”Pitää miettiä tarkkaan, kenen kanssa päätyy vuoteeseen. Valitse kumppani, joka kykenee hoitamaan kaiken”, Åberg sanoo.