Så minskar du kostnaden för fakturering

Nu mer än någonsin finns tydliga förväntningar på att ansvariga för kundreskontra ska minska kostnaden för fakturering. Att investera i e-fakturering gör att faktureringen går snabbare, och ger säkra besparingar när det både arbete och portokostnader, därför går det snabbt att räkna hem ROI:n. Ändå använder många företag traditionell fakturering och accepterar därmed de direkta och indirekta kostnaderna det medför.

Låt oss se närmare på vilka dessa kostnader är och vad vi kan göra åt dem.

Direkta kostnader för fakturering

Det dyraste – och långsammaste! – sättet att fakturera är med pappersfakturor.

Den direkta kostnaden för att skicka en pappersfaktura varierar mellan 69,50 och 111,78 kronor. Det inkluderar kostnaden för att sammanställa fakturan, färgpatroner till skrivaren, papper och kuvert, arbetskostnaden för att vika papper, lägga dem i kuvert – och slutligen, porto.

De här kostnaderna varierar beroende på ett antal olika faktorer, som bransch, storlek på företag, antal fakturor, geografisk placering med mera. Oavsett, så blir kostnaden för fakturering väsentligt mycket lägre om faktureringen sköts elektroniskt och automatiserat.

Dolda kostnader för fakturering

Det finns också dolda och indirekta kostnader som påverkar din totala kostnad för fakturering. I de flesta organisationer är den största delen av dessa kostnader relaterade till att hantera sena betalningar. Beroende på hur många fakturor ditt företag skickar varje månad, kan det tillkomma kostnader för arkivering och förvaring av fysiska fakturakopior.

Sena betalningar försämrar ditt kassaflöde

Kunder som betalar för sent är ett problem för näst intill alla företag som säljer mot faktura. I genomsnitt betalas 39% av alla fakturor för sent, och många kundreskontrateam vittnar om att andelen förfallna fakturor ha ökat sedan covid-19-pandemin.

För varje pappersfaktura som skickas, skickas 0,34 betalningspåminnelser. För en PDF-faktura som skickas via e-post är motsvarande siffra 0,28 – och för en e-faktura 0,1. I värsta fall är det först när fakturan ska betalas som kunden påpekar felaktigheter, och då startar en ny betalningsperiod som gör att du får din betalning ännu senare.

Sent betalade fakturor försämrar ditt kassaflöde. De ger extra arbete när påminnelser ska skickas och kostnader för inkasso. Försenade betalningar ökar så klart din faktiska kredittid, vilket i sin tur ger upphov till dolda kostnader, till exempel högre kostnader för finansiering och kontokrediter.

Felaktiga fakturor

Statistik visar att 96% av alla företag varit tvungna att skicka en rättad faktura till minst en kund under de senaste månaderna. Det är nästan alla företag. Om vi tittar på pappersfakturor specifikt, så är 8–10% av alla pappersfakturor felaktiga på något sätt, och 10–40% av alla pappersfakturor ger upphov till klagomål från kunden.

Fel i faktureringen sätter ofta igång en process som innefattar hantering av en missnöjd kund, en utredning av vad som gått snett, utfärdande av en kreditfaktura, och extra jobb med bokföring och matchning av transaktioner och verifikat. Fakturafel berör ofta ett flertal olika funktioner i företaget, som ekonomi/finans, produktion/projekt, distribution, kundservice och ansvarig säljare.

Om den direkta kostnaden för en pappersfaktura är 69,50 kronor som minst, är kostnaden för att rätta till en felaktig faktura minst 255 kronor. Då blir kostnaden för en faktura hela 324,40 kr. Om du skickar, säg, 12 000 fakturor per år, och 25% av dessa är pappersfakturor – då blir det kostsamt!

Säkerhet och hållbarhet

Att skicka en e-faktura är idag betydligt säkrare än att skicka en pappersfaktura. Först och främst så minskar risken för att den tas för en bluffaktura. Dessutom är det ju så att både pappersfakturor och PDF-fakturor tappas bort hela tiden – även just nu när du läser den här texten kommer fakturor på villovägar. 82% av alla ekonomifunktioner säger att antalet fakturor de behöver hantera varje dag är överväldigande och det bidrar inte direkt till en säker betalning för dig.

Dessutom är 60–80% av allt skräp som slängs på ett kontor papper av olika slag.
10% av alla träd som avverkas blir till papper som används till fakturor. Det går åt oproportionerligt mycket energi för att tillverka allt detta papper. Samma energi skulle till exempel räcka för att täcka energibehovet hos 20 miljoner hushåll.
Ett företag som skickar 12 000 pappersfakturor per år skulle kunna spara:
• 57,6 träd
• 15,8 ton CO2
• 190 ton vatten
Kostnader för fakturering i all ära, men att minska ditt företags koldioxidavtryck kan vara det viktigaste argumentet av alla för att digitalisera. Genom att gå över till e-fakturering eliminerar du behovet av papperskopior och antalet vägtransporter kan minskas.
E-fakturering minskar dina kostnader för fakturering
Ju snabbare dina fakturor skickas till dina kunder, och ju mer korrekta de är, desto snabbare får du betalt. Därför bör all fakturering idag vara automatiserad och elektronisk.
E-fakturering minskar dina direkta kostnader för fakturering genom att automatisera förberedelsearbetet och genom att helt eliminera kostnader relaterade till utskrifter, papper och porto. Den förenklar också kontoavstämningen och minskar behovet av fysisk arkivering.
Dessutom betalas e-fakturor i tid 90% av gångerna, jämfört med 72% för PDF-fakturor skickade med e-post och 66% för pappersfakturor. E-fakturor medför en lägre risk för manuella fel eller förseningar som beror på hög arbetsbelastning, semestrar och så vidare. Du får betalt snabbare, kassaflödet blir ett mindre orosmoment, och du kan ägna mindre tid åt att jaga in betalningar på förfallna fakturor.

Om kostnaden för att ställa ut och skicka en pappersfaktura är 324,40 kr, så är den högsta kostnaden för en e-faktura 45,25 kronor – och ska vi vara ärliga så kostar en elektronisk transaktion ofta ännu mindre än så. Om vi tar vårt exempel med 12 000 fakturor per år, varav 25% är pappersfakturor så tjänar du över 2 miljoner per år på att gå över helt till e-fakturering. Du sparar pengar även om du investerar i en nyckelfärdig fullservicelösning från dag ett.

Gradvis övergång till e-fakturering

Så vad gör man om man inget hellre vill än att införa e-fakturering, men vissa kunder fortfarande vill ha sina fakturor på papper eller som PDF:er? Att hantera flera olika format för fakturering och olika standarder för e-fakturering kan vara besvärligt.

Som tur är kan en flerkanalslösning automatiskt skapa och skicka dina fakturor i det format dina kunder vill ha dem:

1. Om din kund accepterar e-fakturor så skickas dina fakturor på det sättet. Automatisk routing matchar e-fakturans utformning för bästa möjliga interoperabilitet och matchning.
2. Om det inte går att skicka en e-faktura letar systemet efter en e-postadress, skapar en PDF-faktura och skickar den som en bifogad fil.
3. Om ingen e-postadress går att hitta, eller om kunden kräver pappersfaktura, så växlar systemet över till traditionella leveransmetoder genom iPost, internetbank eller som sista utväg, att skicka en pappersfaktura med posten.

Över tid innebär den här “e-faktura i första hand”-metodiken att du alltid maximerar andelen e-fakturor. Så fort en kund kan ta emot e-fakturor kommer vårt system att känna av det och växla över till e-fakturering. Du behöver inte göra någon extra ansträngning för att det ska ske!