Peppol-ordrar i Sverige: Framtidssäkra er verksamhet med effektiv orderhantering och digitalisering!

Peppol-ordrar sprider sig snabbt inom både B2B- och B2G-kommunikation, både nationellt och internationellt. Denna integrering kräver visserligen systemuppdateringar och utbildning, men standarden och dess globala nätverk erbjuder betydande möjligheter att förbättra hela order-leveranskedjan. För företag som nyttjar Peppol-ordrar i Sverige innebär detta en smidigare och effektivare process, vilket i sin tur bidrar till den ökande användningen av denna innovativa kommunikationsstandard.

Vad säger ChatGPT om Peppol? Det tar vi reda på! 

Låt oss vara lite moderna och använda AI. Vi tar hjälp av ChatGPT för att utforska möjligheterna med Peppol och frågar hur man kan digitalisera sin leveranskedja med Peppol. Detta är svaret vi får tillbaka:  

1. Hitta en tjänsteleverantör som erbjuder en Peppol accesspunkt.  

En åtkomstpunkt ansluter er till Peppol-nätverket och låter er utbyta elektroniska dokument med andra parter.​ 

2. Integrera mot tjänsteleverantören. 

Med standardkommunikation. ​ 

3. Registrera er unika elektroniska adress.  

Även kallat Peppol-ID, hos er tjänsteleverantör. Ett Peppol-ID identifierar er i nätverket, ”telefonnumret”, som gör att ni kan skicka och ta emot dokument.​ 

4. Välj de dokumenttyper och format ni vill använda för era transaktioner. 

Peppol stöder globalt erkända standarder, såsom UBL och CII.​ 

5. Börja skicka och ta emot dokument med era handelspartners via Peppol-nätverket.  

Ni kan få tillgång till ett stort nätverk av kunder och leverantörer inom den offentliga och privata sektorn i och utanför Europa. 

Denna summering från ChatGPT ger en klar och översiktlig bild över hur man kan digitalisera sin leveranskedja med Peppol, inklusive sömlös integration av Peppol-ordrar i Sverige. Vi fortsätter vår utforskning vidare genom att ställa följande fråga:  

Om vi digitaliserar vår leveranskedja, vilka fördelar får vi? 

Då får vi sex fördelar tillbaka från ChatGPT, som vi kommer med våra synpunkter på.  

1. Ni minskar komplexiteten och beroendet av anpassade elektroniska format.​ 

Vi håller med ChatGPT om att detta är en stor fördel, speciellt genom att ha observerat hur våra kunder har arbetat med olika Edifact-standarder som D96, D93, D911 och hanterat utbyte av handelsdokument med olika partners.  

Detta innebär unika format och integrationer som bidrar till betydande komplexitet. Att kombinera detta med tidigare stöd för olika system som Svefaktura 1.0 och 2.0, XML i Danmark och EHF i Norge – allt detta adderar till den utmanande komplexiteten. 

Med Peppol minskar denna komplexitet avsevärt när det gäller att upprätthålla och hantera olika format och kommunikationskanaler. 

2. Ni kan återanvända standardiserade elektroniska dokument, internationellt.​ 

Ja, Peppol-standarden möjliggör utbyte av olika dokument, såsom Peppol-ordrar och Peppol e-fakturering. En central aspekt med Peppol är dess enhetlighet – dokumenten ser identiska ut, vilket är själva kärnan i standardiseringen. Innan dokument skickas över Peppol valideras de för att säkerställa korrektheten. Detta kräver överensstämmelse mellan avsändare och mottagare för att garantera att korrekt data skickas in och tas emot. 

3. Ni minskar kostnaderna och ökar ROI på elektronisk handel.​ 

Våra kunders erfarenheter visar att avkastningen på investeringar inom elektronisk handel är enklare att räkna hem. Det beror på att integrationsprocessen tar mindre tid, vilket resulterar i lägre kostnader. Dessutom, med en bred tillgänglighet av Peppol accesspunkter på marknaden, finns det en konkurrens som leder till minskade kostnader för meddelandetrafiken. Detta är av oerhörd vikt för att hålla nere kostnaderna. 

4. Ni förenklar köpande och säljande för affärer inom både B2G och B2B.​ 

Peppol förenklar köp- och säljprocesserna för både B2G och B2B. Detta standardiserade system har primärt varit ett krav inom den offentliga sektorn, men i det nuvarande digitala landskapet ser vi att det också växer inom B2B-sfären. Denna utveckling förväntas expandera snabbt, och vi ser en framtidshorisont sträcka sig fram till 2028. 

5. Ni följer EU:s regler om e-fakturering och e-upphandling.​ 

Vi delar helt och hållet den åsikten. I dagens affärsmiljö är det avgörande att omfamna e-fakturering och e-upphandling för att följa EU:s regler. Till exempel kan lösningar som Peppol e-fakturering vara ovärderliga för att effektivisera och förenkla dessa processer. 

6. Ni kan växla mellan olika tjänsteleverantörer utan att förlora era anslutningar eller er elektroniska adress. 

Således visar den sömlösa övergången mellan tjänsteleverantörer med bibehållna anslutningar och elektroniska adresser på Peppols imponerande flexibilitet. Det möjliggör för företag att dynamiskt anpassa sig utan att förlora viktig infrastruktur. 

Effektivisera IT med Peppol-standardisering 

Här visar vi en bild med staplar, där den ljusgröna stapeln är en sammanställning av hur de tilltalades företags IT-budget ser ut. Dessa medel representerar budgeten som kan användas för att stödja verksamheten genom olika IT-initiativ såsom integration av system, systembyten, uppgraderingar eller andra relevanta investeringar på IT-området. 

Rapport från Deloitte – Finance Automation The Future of Electronic Data Interchange (EDI)​. 

Den mörkgröna stapeln illustrerar de antal projekt som kommer in på IT-avdelningen. Man kan tänka sig att 2017 var relativt stabilt, men tittar man på 2021 har IT-avdelningen enbart tid och resurser till att göra 40 % av det verksamheten vill. 

Och varför tycker vi att detta är ett bra exempel? 

Peppol är en standard som möjliggör användning för flera syften. Genom Peppol slipper man arbeta med olika format för varje kund och ny integration för varje ny kund, vilket effektiviserar IT-avdelningen och ökar utbytet från infrastrukturinvesteringar. För att maximera IT-avdelningens potential är standardisering ett avgörande steg. 

Hur ser det ut på marknaden? 

När vi diskuterar med olika företag är det vanligt att man har flera leverantörer för olika aspekter av affärsprocesserna. Till exempel kan en organisation ha en dedikerad leverantör för hantering av e-fakturor, en annan leverantör för äldre processer som skanning och hantering av e-postfakturor. För de som arbetar med leveranskedjan kan det även vara så att man har samarbete med en ytterligare leverantör för att hantera elektroniska orderflöden.  

På kundsidan kan samma mönster förekomma, med en leverantör för e-fakturor, en annan för pappersutskrifter och en tredje part för att hantera inkommande orderflöden från kunder. 

Denna uppdelning med olika leverantörer för olika delar av affärsprocesserna är vanlig och kan ha uppstått antingen för att tillgodose specifika behov eller som ett resultat av historiska val. Detta arrangemang skapar dock komplexitet och kräver noggrann samordning för att säkerställa en smidig hantering av företagets verksamhet. 

Flera leverantörer: Konsekvenser att beakta 

1. Ni måste upphandla / avtala med varje leverantör 

Sedan måste ni skapa förvaltning av avtalet. 

Väljer man fem olika leverantörer, måste man förvalta hela fem olika avtal. 

Med Peppol krävs EN upphandling, och ETT avtal. 

2. Det är flera integrationer att bygga och underhålla. 

Något som ger IT-avdelningen mer arbete. 

Med Peppol är det enbart EN infrastruktur att bygga och underhålla.  

3. Ni får flera support-kontakter 

Ett enda telefonsamtal till er huvudsakliga leverantör räcker inte om exempelvis ordrar eller fakturor skulle fastna. Med flera leverantörer krävs kontakt med olika supportteam för att lösa sådana situationer. 

Med Peppol har ni enbart EN kontakt. 

4. Ni behöver använda flera verktyg. 

Med ökande antal partners ökar även behovet av att lära sig fler verktyg för verksamheten. 

Med Peppol har ni enbart ETT verktyg för att övervaka alla processer. 

5. Ni blir en liten kund till flera olika leverantörer.

Det leder till minskad förhandlingskraft och potentiellt sämre service. 

Jämfört med att ha en leverantör och vara en betydande kund där förhandlingsstyrkan och servicenivån ökar.  

6. Ni får inga process- eller skalfördelar av er befintliga infrastruktur 

Låt säga att ni börjar med en leverantör som hanterar era elektroniska fakturor. Sedan kommer det en dag när ni vill hantera ordrar. Det är inte säkert att integrationen stöttar utökning av meddelanden. Det är viktigt att titta på om partnern stödjer det man har behov av idag, men också det man kommer ha behov av inom 5 till 10 år. 

Med Peppol stödjer processerna varandra. 

Peppol – en del av OpusCapitas nätverk 

Peppol erbjuder en fördel gentemot tidigare punkt-till-punkt-routings genom att etablera en enhetlig standard för meddelandehantering. Den använder ett enda format, BIS 3 enligt EN 16931, vilket möjliggör standardiserad struktur och innehåll i meddelanden enligt europeisk klassificering. Denna gemensamma standard omfattar också kommunikationsprotokoll och adressering. 

I vårt leveransnätverk innebär detta att vi, med Peppol, kan hantera filer från kunder på ett enhetligt sätt. Genom att använda det gemensamma kommunikationsprotokollet hittar vi enkelt mottagarens accesspunkt och kan skicka meddelanden smidigt till dem. Detta eliminerar behovet av komplexa integrationer eller samtal med flera operatörer, vilket resulterar i en effektiv och säker kommunikation så länge meddelandet är korrekt validerat och innehåller relevant information för mottagaren som är ansluten till Peppol. 

Så ser Peppol-ordrar i Sverige ut i praktiken 

Låt oss säga att det är ert företag till höger, som står som leverantör med ert affärssystem. 

Affärssystemet kan till exempel vara en direkt Peppol-fil, Peppol BIS 3 fil, UBV, Invoike, SAP, ett form av iDoc XML, Microsoft XML eller IFS XML.   

Vi tar emot och kartlägger data där vi redan har förberedda format för att underlätta utbytet över Peppol. Vi behöver bara data som passar dessa format för att skicka meddelanden. Om mottagare och användare inte är specificerade i filen, använder vi en dynamisk routingtjänst för att identifiera rätt partners. Vi konverterar kontinuerligt filer till olika meddelandeformat som stöds. Det kan exempelvis vara: 

• Kataloger 
• Ordrar 
• Orderbekräftelser 
• Leveransaviseringar
• Fakturor

Peppol bryter det tidigare behovet av unika integrationer och olika format gentemot varje part. Istället erbjuder det en enkel anslutning till fördefinierade meddelandeformat och ett befintligt nätverk. Så länge parterna är anslutna möjliggör Peppol smidigt meddelandeutbyte utan behov av komplexa anpassningar eller långa etableringsprocesser. 

Samma principer och metoder gäller vid inköp 

Ert inköpssystem och ERP ansluts till tjänsten där vi tar emot och konverterar dataformat till Peppol-dokument, inklusive kataloger, ordrar, orderbekräftelser, leveransaviseringar och fakturor. Det möjliggör utbyte med era leverantörer, även de som saknar förmåga att hantera elektroniska format och istället kan använda portaler för manuella Peppol-ordrar. 

För leverantörer som inte tekniskt eller kommersiellt kan hantera elektroniska ordrar, underlättar OpusCapita processen genom att hantera kataloger, ordrar, svar på ordrar och fakturor i en molnbaserad lösning över Peppol-nätverket. 

Denna metod underlättar även för mindre leverantörer som inte har Peppol. Genom gränssnittet kan de hantera mottagna ordrar, skapa leveransaviseringar och skicka fakturor. Det möjliggör en sömlös process inom samma molnbaserade lösning 

Checklista: Nyckelresurser för framgångsrik automatisering 

Vi har skapat en checklista för att identifiera nödvändiga resurser i organisationen för att framgångsrikt driva ett automatiseringsprojekt. Det här behöver ni:  

• En förändringsledare. 

Denna är ansvarig för att driva förändringar och säkerställa smidig övergång till nya processer och system. 

• En processägare per enhet/bolag/land. 

En dedikerad person per enhet eller land som ansvarar för att styra och optimera processer internt. Detta effektiviserar IT-koordinering och ger maximal nytta av investeringen. 

• En expert inom faktura-/orderautomatisering. 

En specialist med djup kunskap inom automatisering av fakturor och orderprocesser. 

• En specialist inom e-fakturering och e-ordrar. 

En expert som hanterar och optimerar e-fakturering och e-ordrar.  

• En ledare för kampanjer/initiativ. 

Personen som leder och driver olika kampanjer och initiativ inom automatiseringsområdet. 

Så lyckas ni med Peppol: Tydlig information på webbplatsen 

För ett framgångsrikt arbete med Peppol är det avgörande att på webbplatsen tydligt kommunicera vilka faktura- och ordermetoder man har att tillgå. Detta tillsammans med anslutningsinstruktioner för kunder och leverantörer.  

Uttryck exempelvis: “Vi har valt Peppol för att smidigt skicka och ta emot affärsmeddelanden. Vi tar emot dessa affärsmeddelanden. Vill du, bästa kund, vara med på vår resa? Följ dessa enkla steg för att ansluta dig”.  

Två mycket bra exempel på företag som använder Peppol-ordrar i Sverige och som kommunicerar detta bra på sin webbplats, är Södertörns högskola och Polisen.  

Optimera era flöden med OpusCapita  

OpusCapita automatiserar inkommande och utgående order- och fakturaflöden för att effektivisera affärsprocesser med kunder, leverantörer och logistikpartners. Vårt nätverk är kopplat till Peppol och cirka 60 liknande operatörer globalt. Vi hanterar dagligen en mängd transaktioner och hjälper kunder i flera länder att effektivisera sina affärsflöden. Om ni söker en partner för att optimera era flöden, finns vi här för att hjälpa till. Vi stöttar er med ramverket, de aktiviteter som krävs och samarbetar med er för att genomföra dem.