Electronic data interchange: EDI, API:er, eller öppna nätverk?

Electronic data interchange (EDI) har möjliggjort för organisationer att elektroniskt utbyta dokument inom leveranskedjan och finansiella ändamål, såsom ordrar, leveransaviseringar och fakturor, i årtionden. På senare tid har nya EDI-metoder utvecklats. Även om de traditionella, direkta EDI-anslutningarna fortfarande används i stor utsträckning, pågår det en stor diskussion kring moderna API:er – trots att de båda har diverse nackdelar, däribland inom anpassning och underhåll. Öppna nätverk likt Peppol förenklar istället datautbyte genom standardisering.

Vi på OpusCapita stödjer öppna nätverk. Vi rekommenderar dock att anta ett flexibelt tillvägagångssätt med en erfaren leverantör som gör det möjligt att använda alla typer av meddelanden, format och protokoll.

Var datan kommer ifrån 

För att möjliggöra EDI behöver ni förmågan att automatiskt generera de elektroniska dokumenten som ska utbytas. Vanligtvis görs detta genom att extrahera data från ert ERP-system. Den extraherade datan omvandlas sedan automatiskt till de elektroniska dokument som behövs, det vill säga XML-filer enligt bestämt format och schema. När ni har kommit så långt är det dags att integrera med OpusCapitas Business Network-lösningar.

De olika metoderna för electronic data interchange

Integration med OpusCapita Business Network-tjänster ger er möjligheten att nå omvärlden och det garanterar interoperabilitet med olika nätverk – vilket innebär möjligheten att kunna utbyta dokument med era leverantörer, kunder och andra affärspartners var de än befinner sig. 

Det finns flera metoder för nätverks-interoperabilitet. I den här artikeln tittar vi närmare på dessa tre: 

• Direkta EDI-anslutningar,
• Det moderna sättet: API:er, 
• Öppna nätverk, som Peppol.

Direkta EDI-anslutningar 

Direkta eller punkt-till-punkt EDI-anslutningar innebär att koppla samman ERP-systemen hos två organisationer för direkt EDI. Metoden har funnits i årtionden. Den bygger på att skapa anpassade anslutningar, vilket gör det möjligt att göra exakt det som behövs med en specifik affärspartner. Kanske är det därför direkta anslutningar fortfarande används i många stora industrier, inklusive detaljhandeln, grossisthandeln och inom tillverkning.

Problemet är dock att dessa traditionella EDI-anslutningar är upprättade som dedikerade anslutningar mellan de två organisationerna. Det innebär att ni måste definiera och konfigurera en separat anslutning till varje organisation ni gör datautbyte med. Vanligtvis innebär det att ni måste hantera upprättandet av FTP med en organisation, OFTP med nästa, sedan SFTP, FTP(S), HTTP, HTTPS, A2S, X.400 och webbtjänster ovanpå det.

Och, det slutar inte med att ni har lyckats sätta upp dem. På lång sikt måste ni också ta hand om underhållet för varje direkt anslutning separat.

Det behöver knappast sägas att om ni har många direkta EDI-anslutningar till många organisationer blir det med tiden mycket besvärligt att hålla dem alla uppdaterade. 

I grund och botten behöver ni alltid ha en lägsta transaktionsvolym med en given leverantör eller kund för att en punkt-till-punkt-implementering ska vara värd investeringen från första början. Det finns en mängd tekniska detaljer att komma överens om och testa separat med varje affärspartner – vilket med största sannolikhet kommer att gå långsamt och vara kostsamt även på lång sikt när teknikerna utvecklas. Med det sagt –  är det värt det, när det idag finns nya sätt att göra det?

Problemet med API:er 

Sedan har vi API:er (Application Programming Interfaces), som – låt oss vara ärliga – är den nya trenden som alla pratar om. De senaste åren har det varit en hel del buzz kring API:er som löser alla problem med electronic data interchange. Och API:er verkar faktiskt vara fantastiska, snabba och omfattande anslutningar för att modernisera datautbyte. Men att låta teknik-hypen styra er väg har sina fallgropar.

Med API:er förblir problemet detsamma som med direkta EDI-anslutningar; varje system som ni behöver integrera med, levereras med en olik API. Det innebär att de också kräver en dedikerad anslutning och ofta med användning av en specialiserad programvara. Detta är i slutändan inte någon större skillnad gentemot vad interoperabilitet har varit de senaste två eller tre decennierna.

Varje API kommer med de egenskaper som dess skapare har valt, och de övriga parterna måste anpassa sig till det. API:er är inte baserade på standardiserade modeller som tjänar båda parterna inom EDI. Istället kan en API, till exempel, skapas för att tjäna en stor inköpsorganisation och det tvingar leverantörerna att anpassa sig till det. I slutändan gör en API samma sak på ett gammalt sätt, bara med modern teknologi.

På samma sätt som direkta EDI-anslutningar kan även API:er bli kostsamma att underhålla. När ni har många olika API:er, många kunder och många leverantörer börjar bristen på standarder att visa sig. Det växer snabbt till en djungel som gör underhåll både utmanande och dyrt – för alla parter.

Öppna nätverk 

Där de dedikerade anslutningarna från direkta EDI och API:er kan visa sig vara hinder för er smidiga digitalisering, öppna nätverk likt Peppol erbjuder nu nya möjligheter med en enda anslutning till alla era partners.

Istället för en dedikerad anslutning mellan avsändaren och mottagaren använder öppna nätverk Access Points som ansluter till nätverket och underlättar electronic data interchange. Det innebär att er organisation bara behöver ansluta sig till en nätverksoperatör som fungerar som en Access Point, och ni är omedelbart anslutna till alla andra organisationer i nätverket. Dessutom tenderar öppna nätverk att använda standardiserade format och protokoll, såsom UBL (Universal Business Language) standard, vilket hjälper till att säkerställa interoperabilitet mellan olika system. 

Det innebär inget behov av anpassade konfigurationer med varje kund och leverantör, och inget behov av internt underhåll. 

Det är därför vi stöder öppna nätverk.

Förtjusningen med Peppol 

Peppol är en internationell standard och ett öppet nätverk som möjliggör snabb och säker EDI med alla andra organisationer som använder det. Det standardiserar interoperabilitet och dokumentstrukturer för alla typer av meddelanden inom leveranskedjan och eliminerar behovet av anpassade konfigurationer.

I många länder revolutionerar Peppol EDI. För leveranskedjan innebär det samma förändring som tidigare setts med e-fakturering; meddelanden som ordrar och leveransaviseringar kan levereras till rätt organisation via nätverket enbart baserat på mottagarens Peppol-adress. Inget behov av att diskutera format, protokoll eller identifiering. 

För fakturor är Peppol redan det obligatoriska formatet i Sverige och Norge. I Finland blir användning av Peppol för meddelanden inom leveranskedjan obligatorisk för B2G från och med den 1 april 2024. Vidare pekar allt på att detta också kommer att vara framtiden inom B2B, även internationellt. 

Vilken metod för electronic data interchange ska ni använda? 

Det korta svaret är att ni inte väljer mellan dem. Istället bör ni se till att ni kan använda dem alla. Skaffa er en erfaren tjänsteleverantör och nätverksoperatör som kan tillhandahålla alla typer av meddelanden (order, orderbekräftelse, leveransavisering, faktura, etc.) som ni behöver, via vilken kanal, format och protokoll ni än behöver. 

Ni behöver inte en mängd olika leverantörer för att göra det – faktum är att vi uppmuntrar till att hålla ert IT-landskap enkelt och hanterbart och välja leverantörer som har kapacitet att erbjuda både de direkta EDI-anslutningar som ni fortfarande behöver och samtidigt åtkomst till Peppol.