Myyntilaskutuksen kustannukset kuriin

Nyt jos koskaan myyntireskontrassa on paineita saada myyntilaskutuksen kustannukset mahdollisimman alhaisiksi. Verkkolaskutukseen investoiminen tuo tunnetusti niin paljon säästöjä sekä nopeuttamalla myyntilaskutusta että pienentämällä henkilöstö- ja postituskuluja, että kannattavaan ROI-laskelmaan päätyminen ei vaadi kovinkaan suurta ekselinpyöritystä. Silti useissa yrityksissä on edelleen käytössä perinteisiä laskutuskäytäntöjä, ja niiden mukana tulevat suorat ja epäsuorat kustannukset hyväksytään normaaleina.

Tässä artikkelissa otamme myyntilaskutuksen kustannukset lähempään tarkasteluun, ja pohdimme, mitä niille voisi tehdä.

Suorat myyntilaskutuksen kustannukset

Kaikkein kallein – ja hitain! – laskutustapa ovat paperilaskut.

Paperilaskun lähettämisen suora kustannus vaihtelee 6 ja 9,65 euron välillä. Se sisältää laskun valmistelu- ja tulostuskulut, paperin ja kirjekuorten kustannukset, henkilöstökulut mm. laskupapereiden taittelusta ja asettelusta kirjekuoriin, sekä itse postituskulut.

Nämä kustannukset vaihtelevat laajasti riippuen useista tekijöistä, kuten toimialasta, yrityksen koosta, laskuvolyymeistä, maantieteellisestä sijainnista, jne. Vaihtelusta huolimatta jokainen näkemämme laskelma tukee sitä tosiasiaa, että myyntilaskutuksen kustannukset saadaan huomattavasti alemmalle tasolle siirryttäessä verkkolaskutukseen ja automaation hyödyntämiseen.

Laskutuksen piilokulut

Laskutuksen kokonaiskustannuksiin vaikuttavat myös piilokulut ja epäsuorat myyntilaskutuksen kustannukset. Useimmissa organisaatioissa nämä koostuvat suurimmaksi osaksi maksuviiveiden käsittelystä ja laskutusvirheiden korjaamisesta. Riippuen organisaation myyntilaskuvolyymeistä, myös paperilaskujen kopioiden arkistointi- ja säilytyskustannukset voivat nostaa kokonaiskustannuksia.

Maksuviiveet vaikuttavat kassavirtaan

Maksuviiveet ovat haaste suurimmalle osalle maksuehdoilla laskuttavista yrityksistä. Keskimäärin 39% kaikista laskuista maksetaan myöhässä, ja useissa myyntireskontratiimeissä on havaittu myöhästyneiden maksujen lisääntyneen huomattavasti koronapandemiasta lähtien.

Jokaista paperilaskua kohden lähetetään 0,34 maksumuistutusta. Sähköpostitse lähetettyä PDF-laskua kohden sama luku on 0,28 muistutusta – kun taas verkkolaskuille luku on 0,1. Ero on merkittävä, koska laskussa ilmenevä virhe tarkoittaa koko laskutuskierroksen alkamista alusta. Pahimmillaan asiakas ilmoittaa toimittajalle virheellisestä laskusta vasta aivan eräpäivän tienoilla, tuplaten ajan siihen, kun toimittaja lopulta saa rahansa.

Maksuviiveillä on siis suora negatiivinen vaikutus kassavirtaan. Ne aiheuttavat ylimääräistä työtä maksumuistutusten muodossa ja lisäävät perintäkuluja. Viivästyneet maksut pidentävät myyntisaatavien kiertoaikaa eli DSO:ta (Days Sales Outstanding), mikä vuorostaan johtaa edelleen lisääntyneisiin piilokuluihin, kuten korkeampiin taloushallinto- ja luottovakuutuskustannuksiin.

Laskutusvirheet

Tilastojen mukaan 96% kaikista yrityksistä – eli lähes joka ikinen yritys – joutuu tekemään korjauksia laskuilleen kuukausittain. Kun tarkastellaan lähemmin erityisesti paperilaskuja, 8-10% kaikista paperilaskuista sisältävät virheitä, ja 10-40%:lle kaikista paperilaskuista vaaditaan oikaisua.

Laskutusvirhe useimmiten tarkoittaa kokonaisen prosessin käynnistymistä. Asiakkaan reklaamaatio käsitellään ja selvitetään, mitä on tapahtunut.  Asiakkaalle luodaan hyvityslasku, johon yleensä täytyy täsmäyttää ja sovitella muita dokumentteja ja transaktioita. Laskutusvirheiden vaikutus ulottuu yleensä lukuisiin organisaation toimintoihin, mukaan lukien taloushallinto, luotonvalvonta, toiminnanohjaus, logistiikka, asiakaspalvelu, ja jopa myynti.

Jos saimme paperilaskun suoriksi kuluiksi vähintään 6 euroa, paperilaskun oikaisuvaatimuksen selvittelykulut ovat noin 22 euroa. Se tekee yhteensä huimat 28 euroa per paperilasku. Jos organisaatio lähettää vaikkapa 12 000 laskua vuodessa, ja edes 25% niistä on paperilaskuja, niin kalliiksi käy!

Tietoturva ja vastuullisuus

Laskun lähettäminen verkkolaskuna on nykypäivänä huomattavasti tietoturvallisempaa kuin paperilaskun postittaminen. Se ensinnäkin vähentää riskiä tulla tulkituksi huijauslaskuksi. Toisekseen, ikävä fakta on, että paperi- ja myös sähköpostilaskuja päätyy kateisiin tai jää huomaamatta jatkuvasti. Se, että 82% finatiimeistä kertoo kuormittuvansa päivittäin käsiteltävästä laskumäärästään, ei varsinaisesti lisää tietoturvaa.

Lisäksi, 60-80% kaikesta toimistojen jätteestä on paperia.

10% kaikista maailmassa kaadetuista puista päätyy laskupaperiksi. Tähän vaadittu suhteeton energiamäärä vastaa 20 miljoonan kotitalouden vuosittaista energiankulutusta.

Kun lasketaan säästöpotentiaali aiemman esimerkkimme yritykselle, joka lähettää 12 000 paperista myyntilaskua vuodessa, yritys voisi säästää;

• 57,6 puuta,
• 15,8 tonnia hiilidioksidipäästöjä,
• 190 tonnia vettä.

Vaikka myyntilaskutuksen kustannukset ohjaavat toki laskutustapojen valintaa, hiilijalanjäljen pienentäminen saattaisi kuitenkin olla se kaikista tärkein syy panostaa digitalisaatioon. Siirtyminen verkkolaskutukseen poistaa tarpeettomat paperitulosteet ja vähentää myös maanteillämme kulkevan rahdin määrää.

Verkkolaskutus minimoi myyntilaskutuksen kustannukset

Mitä nopeammin laskut saadaan lähetettyä asiakkaille, ja mitä virheettömämpiä laskut ovat, sitä nopeammin toimittaja saa kerättyä myyntisaatavansa. Sen vuoksi nykypäivänä kaiken laskutuksen tulisi tapahtua jo automaattisesti ja sähköisenä.

Verkkolaskutus minimoi suorat myyntilaskutuksen kustannukset automatisoimalla laskujen valmistelutyötä ja poistamalla kokonaan tulostamiseen, paperin käyttöön ja postitukseen liittyvät kulut. Se myös yksinkertaistaa tilien täsmäytystä ja vie vähemmän arkistointikapasiteettia.

Lisäksi 90 % verkkolaskuista maksetaan ajoissa. Sama luku on 71% sähköpostitse lähetetyille PDF-laskuille ja 66% paperilaskuille. Verkkolaskuihin liittyy pienempi riski inhimillisten erheiden aiheuttamista maksuvirheistä tai työkuorman, poissaolojen tai vastaavien aiheuttamista viiveistä. Toimittaja saa myyntisaatavansa nopeammin, kassavirta aiheuttaa vähemmän huolta, ja maksuviiveiden selvittelyyn kuluu vähemmän aikaa.

Jos saimme yksittäisen paperilaskun keskimääräiseksi kustannukseksi 28 euroa, äärimmäinen maksimikustannus verkkolaskulle on 3,91 euroa – ja todellisuudessa sähköisten transaktioiden kustannuksissa puhutaan yleensä ennemmin senteistä kuin euroista. Kun tämä kerrotaan aiemman esimerkkimme 12 000 laskulla vuodessa, joista 25% olivat paperilaskuja, mutta ne korvataan nyt kokonaan verkkolaskutuksella – vuotuisten säästöjen suuruus on tällöin 180 000 euron luokkaa. Se tarkoittaa, että myyntilaskutuksen kustannukset pienenevät, vaikka investoisitte ensin kunnolla täyden palvelun laskutusratkaisuun avaimet-käteen -implementointiprojektilla.

Asteittainen siirtyminen verkkolaskutukseen

Mutta mitä jos haluaisittekin siirtyä verkkolaskutukseen, mutta osa asiakkaista vaatii edelleen PDF- tai paperilaskuja? Useiden eri laskutuskanavien hallinta kaiken reititys- ja osoitetiedon sekä alati muuttuvien verkkolaskuformaattien ohella on melkoinen haaste.

Onneksi monikanavainen myyntilaskuratkaisu luo ja lähettää laskut automaattisesti kunkin asiakkaan toiveiden mukaisesti:

1. Jos asiakkaalla on kyvykkyys vastaanottaa verkkolaskuja, heidän laskunsa lähetetään sähköisesti. Älykäs reitityspalvelu tunnistaa kulloinkin parhaan operaattoriyhteysvaihtoehdon ja verkkolaskuformaatin.
2. Jos verkkolaskua ei voi lähettää, palvelu etsii sähköpostiosoitetta, luo PDF-laskun ja lähettää sen sähköpostin liitteenä.
3. Jos sähköpostiosoitetta ei löydy tai asiakas vaatii paperilaskua, palvelu etsii sopivan perinteisen välitystavan, joka voi olla iPost tai verkkopankki, tai viimeisenä vaihtoehtona postitse lähetetty paperikirje.

Ajan mittaan tämä “verkkolasku ensin” -ideologia maksimoi verkkolaskujen osuuden myyntilaskuista. Heti, kun asiakkaalla on kyky vastaanottaa sähköisesti, palvelumme huomaa sen automaattisesti ja siirtyy verkkolaskutukseen – ilman, että myyntireskontran tarvitsee tehdä mitään.