Kontraktsmatchning – ett enkelt sätt att hantera återkommande fakturor

Kontraktsmatchning är en integrerad del av sömlös fakturaautomatisering. Den sparar tid och minskar manuellt arbete genom att hantera återkommande fakturor automatiskt. 

I korthet innebär kontraktsmatchning att systemet jämför en inkommande faktura med uppgifterna i ett kontrakt för att kontrollera om fakturan är korrekt. När en faktura från en specifik leverantör inkluderar rätt kontraktsnummer och andra förinställda parametrar, kan fakturan konteras och till och med godkännas helt automatiskt.

Kontraktsmatchning är ett praktiskt verktyg för att hantera återkommande fakturor, såsom hyres- och leasingfakturor. Det sparar tid för leverantörsreskontran att lägga till rätt bokföringsinformation på fakturan samtidigt som det också effektiviserar godkännandeprocessen och minskar antalet fakturor som behöver granskas och godkännas manuellt.

Integrering av kontrakt i fakturaautomatisering

Första steget i kontraktsmatchningen är att föra in kontrakt i fakturaautomatiseringssystemet. Även om vår lösning inte är ett dedikerat kontraktshanteringssystem, låter den er lägga till dokument och jämföra vilken data som helst med inkommande fakturor. Trots termen ”kontraktsmatchning” behöver det matchade dokumentet inte vara ett officiellt kontrakt. Ni kan använda vilket dokument som helst med vilken debiteringsprincip som helst. 

Att föra in ett kontrakt i systemet är enkelt: Definiera leverantören, kontraktsnumret och hur länge kontraktet är giltigt. Ni kan också ställa in en påminnelse som skickar automatiska e-postmeddelanden när kontraktet är på väg att löpa ut. Sedan kan ni definiera konteringsinformationen och ställa in gransknings- och godkännandeflödet enligt era behov.

Kontraktet genomgår samma gransknings- och godkännandeprocess som de fakturor det kommer att länkas till. När granskaren och godkännaren har kontrollerat att bokföringsinformationen och toleranserna är korrekta är ni redo att börja hantera återkommande fakturor automatiskt.

Inställning av toleransnivåer inom kontraktsmatchning

Att ställa in toleranser för inkommande fakturor möjliggör en sömlös fakturaautomatisering och ger er en försäkran om att endast korrekta fakturor godkänns automatiskt. I OpusCapitas kontraktsmatchning kan ni ställa in toleranser baserat på kostnad, datum och återkomst, och fakturor som inte matchar kommer att omdirigeras till ett manuellt godkännandeflöde.

Ni kan ställa in gränser baserat på maximala och minimala bruttobelopp. Till exempel, om ni har en månatlig hyra på 3 000 euro, kan ni ställa in toleransen mellan 2 900 och 3 100 euro för att ta hänsyn till eventuella avdrag eller indexökningar. Ni kan också ställa in återkomstparametrar (till exempel om en faktura endast tas emot en gång per månad) och hur länge kontraktet är giltigt. 

Kontraktsmatchning kan också vara budgetbaserad. Det innebär att när fakturan hanteras, dras dess summa automatiskt av från den totala budgeten. När budgeten för ett kontrakt är förbrukad skickar systemet nästa faktura till manuell hantering.

Kontraktsmatchning – en väsentlig del av AP-automation

När ni har lagt till kontraktet i systemet och ställt in dess toleranser är konfigurationen klar, och ni är redo att hantera återkommande fakturor automatiskt.

Det finns två faser i kontraktsmatchningsprocessen: 

1: Länkning

Länkning innebär att kontraktsnumret och leverantörsinformationen på fakturan länkas till rätt kontrakt i fakturaautomatiseringssystemet. Bokföringsinformationen och godkännandeflödet kopieras från kontraktet till fakturan, vilket sparar tid för er leverantörsreskontra.

2: Matchning

Därefter matchas fakturan med kontraktet. Om toleranserna och återkomstvillkoren uppfylls kan fakturan godkännas automatiskt. Om fakturan inte faller inom ramen för de inställda toleranserna skickas den till manuell hantering. Denna fas minskar antalet fakturor som ert team måste granska och godkänna.

Vad händer om en faktura inte har ett kontraktsnummer eller om det ligger i fel fält? 

Saknade eller felplacerade kontraktsnummer kan orsaka problem i leverantörsreskontran. Men, som tur är kan fakturadata förbättras för att möjliggöra automatiserad kontraktsmatchning.

Om kontraktsnumret upprepade gånger ligger i fel fält kan det enkelt kopieras automatiskt till rätt fält. Om det inte finns något kontraktsnummer på fakturan är det möjligt att använda leverantörsinformationen för matchning och att lägga till ett standardiserat kontraktsnummer som kan användas vid automatiserad matchning.

Kontraktsmatchning är ett enkelt sätt att snabba upp hanteringen av fakturor och en viktig del av den automatiserade leverantörsreskontran. Om du vill lära dig mer om fördelarna med kontraktsmatchning eller hur ni kan konfigurera fakturaautomatisering som fungerar för just ert företag, boka en demo med oss!