Sopimustäsmäytys on helppo tapa käsitellä toistuvat ostolaskut

Sopimustäsmäytys on tärkeä osa sujuvaa laskuautomaatiota. Aikaa säästyy ja manuaalisen työn määrä vähenee, kun toistuvat laskut käsitellään automaattisesti.

Sopimustäsmäytys tarkoittaa pähkinänkuoressa sitä, että järjestelmä vertaa saapuvaa ostolaskua sopimukseen tarkistaakseen, ovatko laskun tiedot oikein. Kun tietyn toimittajan lasku sisältää oikean sopimusnumeron ja muut ennalta määritellyt ehdot täyttyvät, lasku voidaan tiliöidä ja jopa hyväksyä täysin automaattisesti.

Sopimustäsmäytys on kätevä työkalu toistuvien laskujen, kuten vuokrien ja leasing-maksujen, käsittelyyn. Se säästää ostoreskontran aikaa lisäämällä oikeat tiliöintitiedot laskulle, mutta se myös sujuvoittaa ostolaskujen hyväksymisprosessia vähentämällä tarkastajille ja hyväksyjille lähetettävien laskujen määrää.

Sopimusten tuominen Invoice Automation -järjestelmään

Sopimustäsmäytyksen ensimmäinen vaihe on sopimusten tuominen Invoice Automation -järjestelmään. Ratkaisumme ei ole varsinainen sopimustenhallintajärjestelmä, mutta sinne voi lisätä dokumentteja ja verrata mitä tahansa niiden sisältämää dataa saapuviin ostolaskuihin. Nimestään huolimatta sopimustäsmäytyksessä voi käyttää virallisten sopimusten lisäksi muitakin dokumentteja, joista vain käy ilmi laskutusperuste.

Sopimuksen tuominen järjestelmään on yksinkertaista: ensin määritellään toimittaja, sopimusnumero ja sopimuksen voimassaoloaika. Järjestelmässä voi asettaa myös muistutuksen, joka lähettää sähköpostin, kun sopimus on umpeutumassa. Seuraavaksi määritellään tiliöinnit sekä tarkastajat ja hyväksyjät organisaation tarpeiden mukaan.

Sopimus tarkistetaan ja hyväksytään samalla tavalla kuin siihen linkitetyt laskut. Kun tarkastaja ja hyväksyjä ovat käyneet läpi tiliöinnit ja toleranssit, järjestelmä on valmis käsittelemään toistuvat ostolaskut automaattisesti.

Toleranssien asettaminen sopimustäsmäytyksessä

Toleranssien asettaminen saapuville laskuille mahdollistaa saumattoman laskuautomaation ja varmistaa, että vain oikeat laskut hyväksytään automaattisesti. OpusCapitan sopimustäsmäytyksessä toleranssit voi määritellä kustannuksiin, ajankohtaan ja toistuvuuteen perustuen. Toleranssin ylittävät tai alittavat laskut lähetetään manuaaliseen hyväksyntään.

Voit asettaa rajat maksimi- ja minimisummille. Jos esimerkiksi kuukausittainen vuokra on 3 000 euroa, toleranssi voi olla esimerkiksi 2 900–3 100 euroa, jolloin järjestelmä ottaa huomioon mahdolliset vähennykset tai indeksikorotukset. Järjestelmässä voi myös asettaa toistuvuusehtoja (esimerkiksi että lasku voidaan ottaa vastaan vain kerran kuussa) sekä sopimuksen voimassaoloajan.

Sopimustäsmäytys voi perustua myös budjettiin. Tämä tarkoittaa, että käsitellyn laskun summa vähennetään automaattisesti asetetusta kokonaisbudjetista. Kun sopimukselle määritelty budjetti on käytetty, järjestelmä lähettää seuraavan laskun manuaaliseen käsittelyyn.

Sopimustäsmäytys on keskeinen osa ostoreskontran automaatiota

Kun sopimus on tuotu järjestelmään ja toleranssit määritelty, järjestelmä on valmis käsittelemään toistuvat laskut automaattisesti.

Sopimustäsmäytyksessä on kaksi vaihetta:

1: Linkitys

Linkityksessä saapuvan ostolaskun sopimusnumero ja toimittajatieto linkitetään oikeaan sopimukseen Invoice Automation -järjestelmässä. Tiliöinnit ja hyväksymiskierto kopioidaan sopimukselta laskulle, mikä säästää ostoreskontran aikaa.

2: Täsmäytys

Seuraavaksi lasku täsmäytetään sopimukseen. Jos toleranssit ja toistuvuusehdot täyttyvät, lasku voidaan hyväksyä automaattisesti. Jos lasku ylittää tai alittaa määritellyn toleranssin, se lähetetään manuaaliseen hyväksyntään. Täsmäytysvaihe vähentää tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi saapuvien laskujen määrää.

Mitä jos laskulla ei ole sopimusnumeroa tai se on väärässä kentässä?

Puuttuva tai väärään kenttään kirjoitettu sopimusnumero voi aiheuttaa päänsärkyä ostoreskontrassa. Laskudataa voi kuitenkin rikastaa, jolloin automaattinen sopimustäsmäytys on mahdollista.

Jos sopimusnumero on toistuvasti väärässä kentässä, se voidaan automaattisesti kopioida oikeaan kenttään. Jos laskulla ei ole sopimusnumeroa, myös toimittajatietoa voidaan käyttää täsmäytykseen ja lisätä laskulle standardoitu sopimusnumero.

Sopimustäsmäytys on yksinkertainen tapa nopeuttaa ostolaskujen käsittelyä ja tärkeä askel ostoreskontran automaatiossa. Jos haluat kuulla lisää sopimustäsmäytyksen eduista tai juuri sinun yrityksellesi toimivan laskuautomaation käyttöönotosta, varaa demo niin kerromme lisää!