Kundcase Luleå Tekniska Universitet: Fakturaportal maximerar andelen e-fakturor
Luleå Tekniska Universitet använder OpusCapitas tjänster både för att skicka och ta emot fakturor. För att maximera sin e-faktureringsgrad erbjuder universitetet sina leverantörer flera alternativ för e-fakturering, inklusive Peppol samt OpusCapitas online-fakturaportal för småföretag. Trots att e-fakturering är obligatorisk inom den svenska offentliga sektorn värdesätter universitetet effektiviteten och noggrannheten som kommer med den.
”Vi får cirka 60 000 fakturor per år. Hos oss importeras alla våra inköpsfakturor elektroniskt från OpusCapita. OpusCapita hanterar våra fakturor som skickas till oss via Peppol-nätverket, Sve-fakturanätverket, fakturaportalen och vanlig post och vidarebefordrar dem till oss”, förklarar Alena Dubinskaya, ekonom och systemspecialist på Luleå Tekniska Universitet.
Men hon tillägger: ”E-fakturor är det snabbaste sättet att ta emot fakturor. Det tar bara några minuter från det att leverantören skickar fakturan tills att den tas emot i vårt system.”
Inom leverantörsreskontra skickar universitetet ut cirka 3 000 fakturor per år med hjälp av olika standarder, såsom Peppol och Svefaktura, samt e-post och till och med pappersfakturor med vanlig post. ”Det fungerar liknande som vid mottagande; Vi skickar via Peppol till OpusCapita och OpusCapita konverterar det sedan till rätt format för sändning”, säger Dubinskaya.
Jag skulle definitivt rekommendera OpusCapita.
Universitetet skickar också ut e-ordrar som Peppol-ordrar och Sve-ordrar, och har nyligen också börjat ta emot orderbekräftelser via Peppol. ”Jag tror att det kommer att växa”, säger Anna Morberg, processansvarig på Luleå Tekniska Universitet. ”Många leverantörer börjar använda Peppol-nätverket. Vi bygger fortfarande upp allt stöd som behövs för Peppol-ordrar i vårt nuvarande system, och här har OpusCapita möjliggjort för oss att implementera det nya arbetssättet stegvis.”
Majoriteten av inköpsfakturorna är elektroniska
Universitetet köper in ett brett utbud av produkter för utbildning och vetenskap, allt från böcker till robotar och allt däremellan. För inköp av större volymer med avtalade leverantörer tar universitetet emot e-fakturor, och för mindre, till och med slumpmässiga inköp som en vintagecykel för en teaterföreställning uppmuntrar universitetet användning av en online-fakturaportal, särskilt bland småföretag.
Av de cirka 60 000 fakturorna som tas emot varje år, kommer 90 % av dem in elektroniskt.
För offentlig sektor, inklusive Luleå Tekniska Universitet, är höga e-faktureringsnivåer inte valfria utan faktiskt obligatoriskt enligt lag. ”Den svenska offentliga sektorn har ett krav på e-fakturering, enligt vilket alla fakturor relaterade till offentlig upphandling ska vara elektroniska. Men även e-fakturor är effektiva och säkra att använda. Det kräver inga manuella steg, vilket minskar fel och ger oss bättre spårbarhet eftersom e-fakturor möjliggör verifiering av avsändare och mottagare,” säger Morberg.
Höjdpunkter – Luleå Tekniska Universitet
~60 000 fakturor tas emot årligen
90 % av inköpsfakturorna tas emot som e-fakturor
Små företag erbjuds använda den kostnadsfria fakturaportalen
”Dessutom måste vi arbeta för att eliminera pappersfakturor, eftersom de inte är i linje med regelverket”, säger Dubinskaya. Luleå Tekniska Universitet samlar statistik från OpusCapitas övervakningsverktyg för att se hur många fakturor de får i olika format. Morberg fortsätter: ”100 % elektroniskt är inte verkligheten än, men vårt mål är att komma närmare det. Vi följer upp hur många e-fakturor vi får och ser hur vi kan minska antalet icke-kompatibla fakturor. Vi rapporterar också våra e-faktureringsnivåer till flera statliga myndigheter, såsom ESV (Ekonomistyrningsverket) och Digg (Myndigheten för digital förvaltning).”
Fakturaportal online för småföretag
Ett effektivt sätt att öka andelen e-fakturor för Luleå Tekniska Universitet är OpusCapitas fakturaportal Supplier Onboarding, som gör det möjligt för dem att ta emot e-fakturor även från sina minsta leverantörer utan extra kostnad.
”För företag som inte har stöd för e-fakturor i sitt system gör fakturaportalen det möjligt även för dem att utbyta e-fakturor,” säger Morberg. Detta är en del av universitetets ansträngningar att vara öppna och erbjuda flera alternativ för e-fakturering till sina leverantörer, så att så många som möjligt kan uppfylla kraven enligt e-faktureringslagen. ”Det är därför vi behöver tillhandahålla ett verktyg, om de inte klarar sig på egen hand, och fakturaportalen vi erbjuder är helt kostnadsfri för leverantörerna,” tillägger Dubinskaya.
Ungefär 500 av universitetets leverantörer är registrerade i faktureringsportalen. Det gör portalen till ett viktigt verktyg när det gäller att ta emot e-fakturor även från dessa leverantörer. ”Om vi fick dem som pappersfakturor skulle fakturahanteringen kräva många fler steg. Med fakturaportalen blir arbetet definitivt mycket mer effektivt”, säger Morberg. Fakturaportalen bidrar betydligt till universitetets e-fakturaandel, och mycket viktigt, den uppfyller också det lagliga kravet att erbjuda småföretag ett sådant verktyg.
Med fakturaportalen blir arbetet definitivt mycket mer effektivt.
Nya leverantörer skickas till fakturaportalens registreringssida och direkt efter registrering är de redo att börja skicka e-fakturor. ”Vi beställer även från internationella leverantörer över hela världen och de kan ha olika krav, så det finns alltid undantag och särskilda fall” säger Dubinskaya.
Men även om det ibland kan vara en inlärningsprocess för vissa leverantörer att komma igång, så upplever Luleå Tekniska Universitets leverantörer att fakturaportalen är lätt att använda när de väl är registrerade. ”Övergripande fungerar det mycket bra och processen i fakturaportalen är verkligen bra. Dessutom har vi OpusCapitas kundsupport som stöttar oss”, säger Morberg.
Mycket bra samarbete med OpusCapita
Luleå Tekniska Universitet har varit en nöjd kund hos OpusCapita i över 10 år. ”Jag skulle absolut rekommendera OpusCapita”, säger Morberg. ”Samarbetet har varit riktigt bra. Vår erfarenhet är att vi får snabba svar, information om uppdateringar och hjälp om det har uppstått några problem att lösa. OpusCapita är lyhörda för våra behov och de finns alltid där för att vägleda och hjälpa oss.”
Dubinskaya fortsätter: ”Även under den speciella tiden under pandemin fick vi mycket information och svar på våra frågor från OpusCapita. Det var verkligen svåra tider för alla och universitetet kände sig trygga i dessa omständigheter med stöd från OpusCapita.”
Om intervjupersonerna:
Anna Morberg arbetar som processchef för inköp av varor och tjänster inom Luleå Tekniska Universitets leverantörsreskontra. Hon är även systemadministratör för deras e-handelssystem och ansvarar för att hantera e-ordrar som universitetet skickar ut.
Alena Dubinskaya arbetar som ekonom och är också systemspecialist för Luleå Tekniska Universitets affärssystem. Hon ansvarar för universitetets leverantörsreskontra och hanterar hur deras inköpsfakturor tas emot och hanteras.
Skaffa en lösning för fakturamottagning
Ta emot alla era e-fakturor, strukturerade PDF:er, traditionella PDF:er och pappersfakturor i ert arbetsflödessystem.
