Peppol-tilaussanomat Pohjoismaissa

Peppol-tilaussanomat eli Peppol BIS Ordering -määrityksen mukaiset sähköiset tilaukset tulevat hiljalleen tunnetummiksi, ja niiden käyttö lisääntyy B2G- ja B2B-myynnissä ja -hankinnassa. Maiden ja toimialojen välillä on kuitenkin merkittäviä eroja, ja kokonaisvaltainen hankinnasta-maksuun- ja tilauksesta-maksuun -prosessien standardinmukaistamisessa piilee valtava, vielä hyödyntämätön potentiaali. Kysyimme kahdelta Peppol Authority -edustajalta Peppol-tilaussanomien tämänhetkisestä käytöstä sekä niiden yleistymisen tulevaisuudennäkymistä.

Tämä on Osa 2 haastattelusta, johon osallistuivat Peppol authority -edustajat Keijo Kettunen Suomen Valtiokonttorilta sekä Anderz Petersson Ruotsin Digg-virastosta (Agency for Digital Government), ja tämä osa keskittyy Peppol-tilaussanomiin. Osa 1 käsitteli Peppol-verkkolaskuja, ja löydät sen täältä.

Video: Keijo Kettunen and Anderz Petersson interviewed by Hanna Backman from OpusCapita.

The video embed may not show correctly if you’ve denied cookies. You can also watch it in YouTube.

Vaikka Peppol-tilaussanomat ovat vielä jokseenkin tuntemattomia, Peppol yleisesti ottaen on saavuttanut suosiota Pohjoismaissa, hitaasti, mutta varmasti. “On todella hienoa, että jokaisella Pohjoismaalla on nyt oma Peppol Authority -edustaja, koska tässä on kyse yhteistyöstä,” sanoo Petersson. Peppol-standardi ja avoin Peppol-verkosto ovat jo jokseenkin tunnettuja verkkolaskujen osalta. Mutta nyt alkaa olla aika ottaa mukaan myös Peppol-tilaussanomat sekä muut sanomatyypit.

OpenPeppol-tilastojen mukaan suurin osa Peppolia käyttävistä organisaatioista käyttää sitä verkkolaskujen välitykseen, ja Peppol-tilaussanomien osuus on edelleen melko pieni myös kansainvälisesti. Tämä siitäkin huolimatta, että Peppol-tilaussanomat tuovat mukanaan huomattavia hyötyjä sekä myynti- että hankintapuolelle. Mikä siis estää organisaatioita käyttämästä Peppolia?

Peppol-tilaussanomat voidaan täsmäyttää laskuihin

Päätavoite hankinnasta-maksuun– ja tilauksesta-maksuun -prosessien sähköistämisessä on tehokkuuden ja tarkkuuden lisääminen. Automaatiota mahdollistamalla eliminoidaan turhaa hässäkkää. Käytännössä tämä tarkoittaa kykyä kytkeä kaikki hankintasanomat ja laskut toisiinsa. “Meidän tulee pystyä täsmäyttämään laskut tilauksiin, joten ne molemmat ovat tässä yhtä tärkeitä ja olennaisia,” Petersson painottaa. Peppol-tilaussanomat ja -verkkolaskut ovat tähän erinomainen tapa, koska Peppol-sanomat ovat lähtökohtaisesti sekä sähköisiä että standardinmukaisia, mikä taas tuo tehokkuutta lukuisilla eri tavoilla.

Petersson jatkaa: “Aiemmin mainittu ruotsalainen julkisen sektorin yhteistyöjärjestö SFTI (Single Face to Industry) esittää suosituksia siitä, mitä formaatteja tulisi käyttää tarjouskilpailuissa ja tilausprosesseissa. Nykyään suosittelemme pelkästään Peppolia läpi koko prosessin.” Ruotsalaisen suosituksen mukaan siis prosessin aloittavat nimenomaan Peppol-tilaussanomat – tai itseasiassa tarjouspyynnöt, mutta sen jälkeen tilaukset – minkä jälkeen kaikki hankintasanomat aina verkkolaskuun asti välitetään Peppol-sanomina.

B2G-tilauksista B2B-tilauksiin

Vaikka Peppol-tilaussanomat saivat alkunsa B2G-sanomanvälityksestä samaan tapaan kuin verkkolaskut, ne yleistyvät nyt myös B2B-sektorilla. “Toimittajayhteistyö on kyllä myös julkisen sektorin intresseissä. Yksi yhteistyön muoto on se, että viranomaiset tarjoavat toimittajille tukea Peppol-formaatteihin liittyvissä kysymyksissä ja mm. järjestävät koulutuksia ja julkaisevat ohjeistusta,” Petersson mainitsee. Siitä eteenpäin Peppol-tilaussanomien etujen oivaltaminen ja hyödyntäminen on kuitenkin kiinni yksityisestä sektorista itsestään, eli B2B-hankintoja ja -myyntiä tekevistä organisaatioista.

“Ainakin Suomessa Peppol-hankintasanomat ja -tilaussanomat ovat vielä melko vähän tunnettuja,” sanoo Kettunen, ja jatkaa: “Monilla toimialoilla on myös käytetty omia hankintasanomia jo vuosikausia melko ongelmitta. Joten siirtymä Peppol-tilaussanomiin vie aikaa.” Muutos tapahtunee vaiheittain, mutta viranomaisten intresseissä on lisätä Peppol-tilaussanomien käyttöä niin nopeasti kuin suinkin mahdollista – ja viisasta.

Peppol-viranomaisten tavoitteena on siis kokonaisvaltainen prosessin muutos sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. “SFTI:n toinen tapa tukea tätä on ollut yhteistyöryhmät, joissa julkisen sektorin, palveluntarjoajien ja toimittajien edustajat ovat yhdessä miettineet edistysaskelia Peppoliin siirtymiseksi, kuten miten Peppol-tilaussanomat tai Peppol-katalogit parhaiten saataisiin hyötykäyttöön,” sanoo Petersson. Työ ei ole ollut helppoa, mutta se on tuottanut tulosta. “Ja onnistumisten myötä nämä toimittajat vievät asiaa eteenpäin, koska kuten mainittua, heillä on usein asiakkaita useilla alueilla ja useissa maissa. Joten tämä on yksi tapa tehdä yhteistyötä muutoksen aikaansaamiseksi.”

Peppol-tilaussanomat eri toimialoilla ja toimittajilla

Peppol-tilaussanomien käytössä, tai valmiudessa niiden käyttöönottoon, on myös suuria eroja eri toimialojen välillä, erityisesti yksityisellä sektorilla. “Esimerkkeinä voidaan mainita, että vähittäistavarakauppa on nopeakiertoisten kulutustarvikkeiden ala, jossa hallitaan suuria tilausmääriä. Valmistavan teollisuuden alalla taas tarvitaan erityisesti just-in-time -menetelmän mukaista tilausten ja toimitusten hallintaa, ja rakennusalalla tarvitaan täsmällisen ajoituksen ja sijaintitiedon lisäksi tarkkaa tuotetietoa. Joten tarpeet vaihtelevat toimialoittain,” Kettunen toteaa. Kaikkia toimialoja yhdistää kuitenkin tarve hallinnoida suurta määrää tilauksia, toimituksia ja laskuja, eikä ylimääräiselle hässäkälle kerta kaikkiaan ole aikaa.

Petersson jatkaa: “Kun puhutaan siirtymisestä nykyisistä tilauskäytännöistä Peppol-tilauksiin, toimittajan näkökulmasta voi olla helpompaa, jos asiakas tekee tilauksen toimittajan verkkokaupassa tai vastaavassa. Näin kaikki data pysyy toimittajan päässä. Mutta sen sijaan me yritämme rakentaa standardoitua, strukturoitua tilaamista, joka ei tapahdu pelkästään toimittajan päässä.” Tämä tarkoittaa, että miten tahansa toteutettu sähköinen sanomanvälitys, Peppol-tilaussanomat yhtenä vaihtoehtona, mahdollistaa B2B-asiakkaille tilausten tekemisen suoraan heidän omassa ERP-järjestelmässään. Sieltä tilaus lähetetään automaattisesti toimittajan ERP-järjestelmään esimerkiksi Peppolin kautta.

“Jotkin toimittajat ovat tottuneita myymään oman verkkokauppansa kautta, ja nyt tämä tarkoittaa myymistä esimerkiksi katalogipohjaisesti Peppolin kautta,” Petersson jatkaa. Toimittajalle se tarkoittaa erilaista tapaa käsitellä dataa.

Peppol-tilaussanomat eri toimialoilla ja toimittajilla

Peppol-tilaussanomien käytössä, tai valmiudessa niiden käyttöönottoon, on myös suuria eroja eri toimialojen välillä, erityisesti yksityisellä sektorilla. “Esimerkkeinä voidaan mainita, että vähittäistavarakauppa on nopeakiertoisten kulutustarvikkeiden ala, jossa hallitaan suuria tilausmääriä. Valmistavan teollisuuden alalla taas tarvitaan erityisesti just-in-time -menetelmän mukaista tilausten ja toimitusten hallintaa, ja rakennusalalla tarvitaan täsmällisen ajoituksen ja sijaintitiedon lisäksi tarkkaa tuotetietoa. Joten tarpeet vaihtelevat toimialoittain,” Kettunen toteaa. Kaikkia toimialoja yhdistää kuitenkin tarve hallinnoida suurta määrää tilauksia, toimituksia ja laskuja, eikä ylimääräiselle hässäkälle kerta kaikkiaan ole aikaa.

Petersson jatkaa: “Kun puhutaan siirtymisestä nykyisistä tilauskäytännöistä Peppol-tilauksiin, toimittajan näkökulmasta voi olla helpompaa, jos asiakas tekee tilauksen toimittajan verkkokaupassa tai vastaavassa. Näin kaikki data pysyy toimittajan päässä. Mutta sen sijaan me yritämme rakentaa standardoitua, strukturoitua tilaamista, joka ei tapahdu pelkästään toimittajan päässä.” Tämä tarkoittaa, että miten tahansa toteutettu sähköinen sanomanvälitys, Peppol-tilaussanomat yhtenä vaihtoehtona, mahdollistaa B2B-asiakkaille tilausten tekemisen suoraan heidän omassa ERP-järjestelmässään. Sieltä tilaus lähetetään automaattisesti toimittajan ERP-järjestelmään esimerkiksi Peppolin kautta.

“Jotkin toimittajat ovat tottuneita myymään oman verkkokauppansa kautta, ja nyt tämä tarkoittaa myymistä esimerkiksi katalogipohjaisesti Peppolin kautta,” Petersson jatkaa. Toimittajalle se tarkoittaa erilaista tapaa käsitellä dataa.

Mutta lisäksi hankintapuolella tulisi olla tietoinen muutoksesta. Peppol-tilaussanomat mahdollistavat sen, että myös ostaja voi kerätä paljon enemmän data omiin tilausprosesseihinsa liittyen. “Tämä saadaan aikaan strukturoidulla datalla käyttäen mitä tahansa formaattia, mutta me tietysti uskomme Peppoliin,” Petersson päättää.

Tämä hyödyttää sekä toimittajaa että ostajaa. Siinä missä tänä päivänä data pysyy liian usein toimittajan päässä, Peppol-tilaussanomat mahdollistavat sen, että sekä asiakas että toimittaja omistavat oman datansa ja vain välittävät sitä toisillensa Peppolin kautta. Ostoprosesseihin, samoin kuin tilaus-toimitusprosesseihin liittyvän data omistaminen taas avaa huomattavia mahdollisuuksia datan analysoimiseen ja prosessien optimoimiseen.

Peppol-tilaussanomat Pohjoismaiden yhteisenä intressinä

Pohjoismaissa nähdään nyt viranomaisaloitteita verkkolaskujen käytön lisäksi myös liittyen Peppol-tilaussanomiin, tai e-tilauksiin yleensä. Yksi näistä aloitteista on Nordic Smart Government and Business (NSG&B).

“Meillä on Pohjoismaissa yhteinen intressi ottaa Peppol-hankintasanomat käyttöön ja Nordic Smart Government -yhteistyössä on jo tehty proof of concept -sovelutuvuusselvityksiä sanomanvälityksestä Pohjoismaiden välillä,” Kettunen selittää. “Joten näillä initiatiiveilla on ehdottomasti vaikutusta esimerkiksi siihen, miten Peppol-tilaussanomat yleistyvät.”

“Nordic Smart Government -työ on jo vaikuttanut tekemiseen,” Petersson lisää. Vaikutus syntyy tietoisuuden lisääntymisestä samalla, kun soveltuvuusselvitykset osoittavat, että tilaussanomat todella toimivat. “Ja me tiedämme jo, että ne toimivat.”

Uuden omaksuminen vaatii kuitenkin aikansa. “Kun otamme testeihin mukaan lisää osallistujia, niiden täytyy usein tehdä joitain muutoksia omiin ratkaisuihinsa. Se vie aina hieman aikaa, ja mielestäni kyse onkin siitä, että työtä jatketaan, jatkuvasti, ja siten aletaan nähdä sen tuomia hyötyjä.”

Peppol-tilaussanomat tulevaisuudessa

Raamit ja infrastruktuuri Peppolin täysimääräiselle hyödyntämiselle ovat jo olemassa. Myös Peppol-yhteyttä tarjoavia palveluntarjoajia on jo lukuisia. “Nyt on enemmän kyse siitä, että saamme enemmän toimittajia ja ostajia myös käyttämään sitä,” Petersson huomauttaa.

Peppolin edut ovat kiistattomat. Sen standardinmukainen rakenne on käytössä tehokas, ja myös nopea ottaa käyttöön. Se myös takaa lainmukaisuuden ja vastaa muihin formaattivaatimuksiin, nyt ja tulevaisuudessa. Lisäksi hankintasanomien välitys avoimessa Peppol-verkostossa on turvallista ja tuo prosessiin läpinäkyvyyttä. “Kaikki tämä on jo tarjolla, joten kuka tahansa voi tutustua aiheeseen itselleen sopivasta näkökulmasta,” Petersson rohkaisee.

Tulevaisuus tuo yhä enemmän aloitteita, joiden tavoite on sama; kokonaisvaltaisesti digitaalisen, saumattoman ja tehokkaan tilaus-toimitusketjun luominen.

Yksi näistä aloitteista on Peppol Logistics. Kettunen toteaa: “Tässä on paljon työtä, se vie ainakin vuoden. Ja osallistumalla heti alusta voimme myös vaikuttaa lopputulokseen.” Digg on ollut mukana projektissa tukemalla BEAstia, Ruotsissa rakennusalalla käytettyä sähköistä standardia. “Siinä meillä on kaksi laajaa aluetta, rakentaminen ja energia, ja tulee olemaan mielenkiintoista nähdä, miten tehty työ saadaan käytäntöön.”

Toinen huomionarvoinen aloite Suomessa on Yrityksen digitalous -hankkeessa tehty päätös, jonka mainitsimme Osa 1:ssä. Päätöksen mukaan Peppol-tilaussanomat ja muut Peppol-hankintasanomat tulevat tulevaisuudessa pakollisiksi B2G-myynnissä Suomen valtion virastoille.

Kolmanneksi, EU-komission ALV-direktiivi tulee myös vaikuttamaan sähköisten sanomien käyttöön. Se tekee yritystenvälisestä B2B-verkkolaskutuksesta pakollista koko Euroopan Unionin alueella. Petersson kannattaa tätä: “Kun verkkolaskutus nousee tuolle tasolle, tulee koko prosessista läpinäkyvä. Se tukee myös sähköistä tilaamista, koska pikkuhiljaa opitaan tekemään asioita uudella tavalla.”

Kysymys ei kuulukaan, ottavatko nämä aloitteet tulta alleen. Kysymys on enemmän siitä, milloin. Riippumatta siitä, tuleeko tulevaisuudessa tilaamisesta lailla säädeltyä verkkolaskutuksen tavoin, yhteinen tavoite on sähköistää prosessi kokonaisvaltaisesti, eli toisin sanoen, linkittää laskut tilauksiin. Tämä avaa merkittävää potentiaalia läpinäkyvyyden, täsmällisyyden ja tehokkuuden muodossa – ja se mahdollistaa automaatiota.

Onko sinulla kysymyksiä OpusCapitalle tai haastatelluille vieraillemme? Lähetä kysymyksesi täällä ja vastaamme sinulle pian.

---

Voit katsoa tämän haastattelun ensimmäisen osan, joka käsittelee Peppol-verkkolaskuja, täällä. Anti-Paper Business Club -haastattelusarjamme jatkuu myös pian uusilla jaksoilla, uusin vierain ja aihein. Pysy kartalla; tilaa uutiskirjeemme ja lähetämme sinulle sähköpostia uusista julkaisuista!