Case Ramirent: eine Million Ersatzteile beschaffen
Durch die Präsentation von Best Practices optimiert Ramirent seine E-Procurement-Prozesse und baut damit seine Wettbewerbsvorteile auf.
Ramirent implementierte OpusCapita E-Procurment-Lösung , segmentierte die Hauptausgabenkategorien und integrierte die Lieferanten kategorieweise, um E-Kataloge bereitzustellen und E-Bestellungen anzunehmen.
Die Beschaffung bei Ramirent hatte früher auch funktioniert, war jedoch nicht ergonomisch, z.B.: Das Hinzufügen eines neuen Artikels zum Katalog dauerte fast drei Tage und es war ein ständiger Kampf, die ausgehandelten Preise im System beizubehalten. Es war auch schwierig, den Lieferanten zu wechseln oder neue zu engagieren.
„Mit der OpusCapita-Lösung konnten wir nicht nur unsere Ausgaben viel besser überwachen und steuern, sondern wir haben auch andere Kosteneinsparungseffekte eingeführt, wie z.B. einen automatisierten Bestellvorgang (bei allen Lieferanten), korrektere Rechnungen, vorcodierte Kostenzuordnung usw.“
Herausforderung
Die Beschaffung bei Ramirent funktionierte, es gab jedoch grundlegende betriebliche Probleme. Während die Mechaniker wussten, was sie brauchten, hatten die Käufer mit der mangelnden Transparenz darüber zu kämpfen, was sie von wem kaufen sollten. Obwohl technisch gesehen ein Großteil der Ausgaben über ein ERP-System verwaltet wurde, war dies nicht genug ergonomisch. Aus diesem Grund war es schwieriger, die Ergebnisse ausgehandelter Verträge zu nutzen.
Lösung
Ramirent implementierte OpusCapita eProcurement, segmentierte die Hauptausgabenkategorien und integrierte die Lieferanten jeweils kategorieweise, um E-Kataloge bereitzustellen und E-Bestellungen anzunehmen. Außerdem wurden Budgetkontrollen eingeführt und neue Kontrollen ermöglichten eine bessere Steuerung der Einkaufspolitik.
Ergebnis
Es wurden 154 Lieferanten mit 256 Katalogen zu den Themen der MRO- Beschaffung, Kataloge mit Ersatzteilen, Massengütern und der Ausrüstung ongeboardet. Seit 2016 hat sich die Anzahl der Bestellungen pro Tag verdoppelt (100), wobei die Menge der durch das System fließenden Ausgaben in nur drei Jahren um 400 % gestiegen ist. Mit der OpusCapita-Lösung verfügt Ramirent über eine große Verhandlungsmacht, da der Anbieterwechsel nun sehr einfach ist.
Die reibungslose und konforme Beschaffung einer Million von Ersatzteilen führt im Endergebnis zu großen Einsparungen
Trotz des Erfolgs des Source-to-Contract-Prozesses hatte Ramirent Mühe, die ausgehandelten und vertraglich vereinbarten Einsparungen unter dem Strich zu erzielen. Um die Lücke zwischen Beschaffung und Ausgaben zu schließen und die Schwachstellen in dem Procure-to-Pay-Prozess anzugehen, entschied sich Ramirent für die Implementierung des OpusCapita eProcurement-Systems.
Mittlerweile hat die Lösung für Katalogmanagement und Einkauf sowohl die Mechaniker und die Ersatzteile bestellt, als auch den um Compliance bemühten Group Sourcing überzeugt. Wir haben Fredrik Svanestrand, den Leiter von Group Sourcing bei Ramirent, interviewt und gebeten, uns seine Herausforderungen und die Schlüssel zur erfolgreichen Wende mitzuteilen.
„Eine einfache und benutzerfreundliche E-Bestellung beschleunigt den Prozess. Sobald das richtige Teil identifiziert ist, kann mit wenigen Klicks eine E-Bestellung aufgegeben werden, und der Bestellfluss verläuft nahtlos von dort über die Genehmigung der E-Bestellung bis hin zum Abgleich der Kaufrechnung.“
Fredrik Svanestrand, Leiter von Group Sourcing, Ramirent
Das Motto von Ramirent, der führenden Maschinen- und Ausrüstungsvermietungsgruppe im Ostseeraum, lautet „Mehr als Maschinen“. Aber wie Fredrik Svanestrand betont, haben die täglichen Abläufe des Unternehmens tatsächlich viel mit Maschinen zu tun. Ramirent verfügt über mehr als 25.000 verschiedene Gerätetypen in seinem 200.000 Mietartikel umfassenden Portfolio, von kleinen handgeführten Brech- und Bohrwerkzeugen bis hin zu riesigen Turmdrehkranen.
Um die Ausrüstung am Laufen zu halten, benötigen Ramirent-Servicezentren und Kundenstandorte für die Wartung und Reparatur der Flotte über eine Million verschiedene Ersatzteile.
“Für unseren Betrieb ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Mechaniker schnell auf Ersatzteilinformationen zugreifen und die richtigen Teile bestellen können. Für uns im Group Sourcing ist es wichtig, dass die Einkäufer wissen, wo sie die Ersatzteile kaufen sollen. Mit 290 Standorten in 10 Ländern in Nord-, Ost- und Mitteleuropa handelt es sich um ein komplexes und dezentrales Umfeld“, kommentiert Svanestrand.
Sich auf alltägliche Einkaufsprozesse konzentrieren
Vor ein paar Jahren konzentrierte sich Ramirent auf die Entwicklung des Source-to-Contract-Prozesses , d.h. auf die Einstellung von Kategoriemanagern und die Definition von Kategoriestrategien, die Auswahl bevorzugter Lieferanten und die Erstellung von Verträgen – und erzielte gute Ergebnisse.
“Wir konnten jedes Jahr solide vertraglich vereinbarte Einsparungen erzielen. Es fiel uns jedoch schwer, diese Einsparungen in realisierte Einsparungen umzuwandeln, die sich unter dem Strich bemerkbar machten. Ein Hauptgrund dafür waren die Ineffizienzen in unserer Procure-to-Pay-Kette“, erklärt Svanestrand.
Die Vorteile der durch Group Sourcing geschlossenen Verträge kamen im Beschaffungsprozess nicht voll zum Tragen. Die Bestellfunktion im ERP-System von Ramirent war schwierig zu verwenden und es fehlten detaillierte Artikelinformationen, was die Bestellung von Ersatzteilen zu einer zeitaufwändigen Aufgabe machte. Dies führte auch dazu, dass Benutzer lieber über die Straße gingen oder frühere Lieferanten anriefen. Darüber hinaus musste die Kreditorenbuchhaltung viel manuelle Arbeit leisten und Rechnungen bearbeiten, die nicht mit den Bestellungen übereinstimmten, da den Lieferantenpreisen im System nicht vertraut werden konnte.
“Wir hatten beispielsweise jeden Monat eine hohe Anzahl von neuen Lieferanten, was nicht akzeptabel war. Wir haben nach der richtigen Balance zwischen Zentralisierung im Einkauf gesucht und statt den Einkauf zu zentralisieren, wollten wir die lokalen Abläufe unterstützen und dabei helfen, die alltäglichen Prozesse für sie reibungslos zu gestalten.”
Ramirent definierte Ziele für einen gut funktionierenden Procure-to-Pay-Prozess auf der Gruppenebene: ein benutzerfreundliches E-Procurement-System, das die E-Bestellung von Ersatzteilen bei konformen Lieferanten einfach macht und einen reibungslosen Genehmigungsworkflow und Unterstützung für den Rechnungsabgleich bietet . OpusCapita lieferte diese Komplettlösung für Katalogmanagement und Einkauf.
Erleben Sie unsere Beschaffungslösung in der Praxis
Besuchen Sie unsere eProcurement-Produktseite, um zu erfahren, was die flexibelste Beschaffungslösung auf dem Markt für Sie leisten kann!
Verbesserte Compliance und Flottenverfügbarkeit
Der Online-Ersatzteilkatalog wird dazu beitragen, die Dinge sowohl aus betrieblicher als auch aus der Beschaffungssicht zu ändern.
“Der Online-Ersatzteilkatalog wird dazu beitragen, die Dinge sowohl aus betrieblicher als auch aus der Beschaffungssicht zu ändern. Der Endverbraucher kann nun eine faktenbasierte Entscheidung über die benötigten Ersatzteile treffen. Er kann im System beispielsweise zwischen einem OEM-Lieferanten und einem lokalen Händler wählen oder auf generische Alternativen zurückgreifen. Die transparenten Anbieteroptionen ermöglichen es, Preise, Lieferzeiten und Garantiebedingungen zu vergleichen und zu berücksichtigen, bevor er die Teile bestellt“, beschreibt Fredrik Svanestrand den neuen Stand der Dinge.
Im Beschaffungsbereich hat die Einführung des OpusCapita eProcurement-Systems bereits begonnen, die Compliance zu verbessern, da nur bevorzugte Lieferanten im System aufgeführt sind. Nach Angaben von Svanestrand waren die Auswirkungen nach der Umsetzung in den drei nordischen Ländern bereits sichtbar. Die Einhaltung sowohl der Vertragslieferanten als auch der Vertragsbedingungen hat sich verbessert, was sich positiv auf das Endergebnis auswirkte.
Um es den Mechanikern so einfach wie möglich zu machen, die richtigen Ersatzteile zu finden, hat OpusCapita gemeinsam mit Ramirent eine Teilebuchfunktion für das OpusCapita eProcurement-System entwickelt. Neben der Suche nach einem Artikel in der Webshop-Oberfläche anhand des Teilenamens oder der Teilenummer können die Mechaniker auch einen Drilldown zu Explosionszeichnungen der Maschine durchführen und von dort aus das benötigte Teil identifizieren. Benutzer werden außerdem aufgefordert, verbundene Teile zu bestellen, um sicherzustellen, dass sie alles, was sie für die Reparatur benötigen, auf einmal kaufen.
“Eine einfache und benutzerfreundliche E-Bestellung beschleunigt den Prozess. Sobald das richtige Teil identifiziert ist, kann mit wenigen Klicks eine E-Bestellung aufgegeben werden, und der Bestellablauf verläuft nahtlos von dort über die Genehmigung der E-Bestellung bis hin zum Abgleich der Kaufrechnung. Der optimierte Einkaufsprozess macht unsere Wartungsarbeiten effizienter, was wiederum dazu beiträgt, die Betriebszeit unserer Geräteflotte zu erhöhen.”
Bessere Kontrolle über Budgets
Ramirent entschied sich außerdem für eine weitere maßgeschneiderte Funktion im OpusCapita eProcurement-System, um die Einhaltung und Kontrolle der Budgets in den lokalen Betrieben zu verbessern.
“Bei Beschaffung, Finanzen und lokales Management investieren wir viel Zeit und Mühe in die Erstellung jährlicher Investitionspläne für den Ausrüstungskauf für jedes Land und jede Kategorie. Aber wir hatten nur begrenzte Möglichkeiten, die Einhaltung des Plans zu verfolgen und die Investitionskosten im Detail zu überwachen“, sagt Fredrik Svanestrand.
Mit der Budgetfunktion können Gruppeneinkäufer und -finanzierer Budgets für bestimmte Kategorien im OpusCapita eProcurement-System festlegen. Sobald eine Bestellung erstellt wird, wird das entsprechende Jahresbudget sofort gekürzt, wodurch das Risiko einer Mehrausgabe verringert wird. Für Großeinkäufe legte Ramirent monatliche Budgets fest und machte außerdem Massenprodukte nur für zugelassene Käufer im System sichtbar.
“Das alles führt zu einer besseren Kontrolle und Sichtbarkeit. Bei Überschreitung des Budgets können keine Bestellungen mehr aufgegeben werden. Die Funktionalität ermöglicht es uns auch, die Verwendung der Budgets einfach zu blockieren, wenn beispielsweise etwas auf dem Markt passiert und wir eine Investitionssperre verhängen müssen.”
”Im Privatleben sind Menschen an flüssige Webshop-Oberflächen gewöhnt. Wenn wir ein ähnliches Erlebnis am Arbeitsplatz bieten, wird es sich schnell durchsetzen.”
Fredrik Svanestrand, Leiter von Group Sourcing, Ramirent
Drei Schlüsselelemente für den Erfolg von eProcurement
Fredrik Svanestrand nennt drei Schlüsselelemente für die erfolgreiche Einführung des OpusCapita eProcurement-Systems und für die Etablierung der neuen Arbeitsweise im Procure-to-Pay-System von Ramirent. Erstens hat die Benutzerfreundlichkeit des Systems unsere Benutzer motiviert.
“Wir haben in den letzten Jahren mehrere IT-Systeme in der Organisation eingeführt, und dieses Projekt ist das einzige, bei dem sich die Einführung des Systems auf natürliche Weise verbreitet hat und für uns nur äußerst geringer Aufwand erforderlich war. Im Privatleben sind Menschen an flüssige Webshop-Oberflächen gewöhnt. Wenn wir ein ähnliches Erlebnis am Arbeitsplatz bieten, wird es sich schnell durchsetzen.”
Unsere Lieferanten übermitteln ihre Ersatzteildaten, Kataloge und Explosionszeichnungen für die Teilebuchfunktionalität über eine Self-Service-Schnittstelle.
“Die Einbindung von Lieferanten ist eine Herausforderung und erfordert Zeit und dedizierte Ressourcen, insbesondere bei kleineren Lieferanten in unausgereiften Produktkategorien. Aber eins ist entscheidend: Solange wir etwa 80 % aller Lieferanten im System vertreten haben, wird es für die Benutzer die offensichtliche erste Anlaufstelle sein, nach Ersatzteilen zu suchen.”
Und drittens ist eine gute Zusammenarbeit zwischen Beschaffung, Finanzen, IT und Business uns sehr wichtig.
“Es war ein entscheidender Erfolgsfaktor für den reibungslosen Ablauf unserer Implementierung. Um einen Source-to-Pay-Prozess zu entwickeln, bringen wir alle Beteiligten zusammen, betrachten den gesamten Prozess in seiner Gesamtheit und identifizieren erst dann die Herausforderungen und Teile, die verbessert werden müssen“, sagt Svanestrand.
Wir haben Fredrik Svanestrand, den Leiter von Group Sourcing bei Ramirent, interviewt und ihn gebeten, uns seine Herausforderungen und die Schlüssel zur erfolgreichen Wende mitzuteilen.
