E-Rechnungspflicht in Deutschland – Warum ist dies so faszinierend und bedeutend?

Deutschland, das wirtschaftliche Kraftzentrum Europas, hat ein erhebliches Mitspracherecht bei der Gestaltung der E-Rechnungspflicht in Deutschland in der gesamten Europäischen Union. Daher hat die jüngste Entscheidung, ein Mandat für elektronische Rechnungen in Deutschland durchzusetzen, großes Interesse geweckt. Unter der Oberfläche dieser scheinbar einfachen Umstellung verbergen sich jedoch verschiedene Herausforderungen, die einer sorgfältigen Prüfung bedürfen.

Im Gegensatz zu einigen Nachbarländern wie Polen und Frankreich hat Deutschland eine relativ offene Haltung zur E-Rechnungspflicht in Deutschland eingenommen. Die Vorschriften bestehen zwar auf elektronischen Rechnungen, lassen den Unternehmen aber die Flexibilität, sie entsprechend ihren betrieblichen Anforderungen zu integrieren. Die Hauptanforderung besteht darin, das Papier schrittweise zu ersetzen und sicherzustellen, dass alle elektronischen Rechnungen den EN-Normen entsprechen, was Raum für Anpassungen lässt.

Das Besondere an diesem Ansatz ist, dass er den Schwerpunkt auf den geschäftlichen Nutzen und die Kontinuität legt und nicht nur auf die Verringerung der Mehrwertsteuerlücke, wie es in anderen Ländern der Fall ist. Zwar stehen Reformen im Bereich der Steuerberichterstattung an, doch sind sie nicht direkt mit dem Mandat für E-Rechnungspflicht in Deutschland verbunden, sondern sollen erst später, etwa 2030, in ViDA integriert werden. Nichtsdestotrotz schafft diese Reform eine solide Grundlage für die künftige Umsetzung von ViDA.

Kein Spaziergang im Park

Die Umstellung auf dieses neue System ist jedoch mit praktischen Herausforderungen verbunden. Die Überprüfung und eventuelle Umgestaltung der derzeitigen B2B-Rechnungsstellung kann Änderungen an den ERP-Systemen erforderlich machen. Branchen, die an EDI-Praktiken gewöhnt sind, werden sich ebenfalls umstellen müssen, da das E-Rechnungspflicht in Deutschland für alle Rechnungen gilt, einschließlich EDI/Punkt-zu-Punkt-Konfigurationen.

Darüber hinaus kann sich die Beziehungsdynamik zwischen Lieferanten und Käufern verändern, insbesondere in traditionellen Branchen, in denen die Käufer traditionell die Rechnungsspezifikationen vorgeben. Da die Lieferanten nun befugt sind, elektronische Rechnungen, ohne die Zustimmung des Käufers zu versenden, stellt sich die Frage nach der Akzeptanz technisch konformer Rechnungen gegenüber den käuferspezifischen Datenanforderungen.

Flexibilität ist bei dieser Umstellung von entscheidender Bedeutung und erfordert die Anpassungsfähigkeit von Rechnungsprozessen und ERP-Systemen, um verschiedene Formate, einschließlich konformer Formate wie ZUGFeRG, zu unterstützen. Darüber hinaus erhöht die grenzüberschreitende E-Rechnungspflicht in Deutschland die Komplexität und erfordert die Fortführung verschiedener Multiformat-Prozesse, die leider auch die Unterstützung traditioneller PDFs und Papierrechnungen beinhalten.

Entscheidend ist die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Einkäufern während dieser Umstellung, die möglicherweise Gespräche oder Miniprojekte mit jedem Geschäftspartner umfasst, um den Zeitpunkt und den Inhalt der Änderungen abzustimmen.

Der Vorteil und die Motivation, sofort zu handeln?

Jahrelang haben sich deutsche Unternehmen mit papierbasierten und PDF-Rechnungen herumgeschlagen, die per E-Mail verschickt wurden. Einige versuchten, die Lieferanten zur Dateneingabe in Portale zu drängen, und auch mit Softwarelösungen zur Umwandlung von Druckströmen in „E-Rechnungen“ wurde versucht, vom Papier wegzukommen. Das E-Rechnungspflicht in Deutschland zwingt zur Modernisierung, Harmonisierung und Vereinfachung der Prozesse und fördert die Skalierbarkeit und Wartungsfreundlichkeit, was ein großer Vorteil ist. Wichtig ist auch, dass damit eine Altlast beseitigt wird. 

Dieser Übergang bietet die Gelegenheit, Prozesse zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, von einem Punkt-zu-Punkt-Modell zu einem Viele-zu-Viele-Ansatz zu wechseln. Standardisierte Formate und Dateninhalte erleichtern die nahtlose Interoperabilität zwischen Dienstleistern, erleichtern grenzüberschreitende Transaktionen und steigern die Effizienz in der Lieferkette.

Die Standardisierung dient als Katalysator für Automatisierung und Effizienz, was letztlich zu erheblichen Prozessverbesserungen und weniger manueller Arbeit führt. Auch wenn der Wandel anfängliche Herausforderungen und Kosten mit sich bringen mag, sind die langfristigen Vorteile beträchtlich, wie Studien „Watch the Tornado“-Studie von billentis zeigen, öffnet sich ein Einsparungspotenzial von 60-80 % bei den Rechnungsstellungskosten auf.

Da Sie ohnehin handeln müssen, bietet dieses Mandat außerdem die Gelegenheit, die herkömmliche „ERP-Box“ zu überdenken. Ist das derzeitige System optimal für die Verwaltung elektronischer Rechnungen (sowohl für den Versand als auch für den Empfang) geeignet und ermöglicht es eine effiziente, moderne Rechnungsverarbeitung und -automatisierung? Oder wäre es an der Zeit, auch hier auf branchenübliche Best Practices umzusteigen?

Nächste Schritte?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Notwendigkeit des Übergangs zur elektronischen Rechnungsstellung für deutsche Unternehmen nicht hoch genug eingeschätzt werden kann. Auch wenn es Herausforderungen gibt, sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung in Bezug auf Effizienz, Kosteneinsparungen und Einhaltung der Vorschriften unbestreitbar.

Da die Frist für die Einhaltung der Vorschriften näher rückt, müssen die Unternehmen schnell handeln, um ihre Rechnungsstellungsprozesse zu modernisieren und die Technologie zu nutzen, um Innovation und Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter voranzutreiben. Eine Verzögerung der Umstellung führt nur zu Ineffizienzen und hemmt das Wachstum. Die Zeit für Veränderungen ist jetzt gekommen – nehmen Sie die elektronische Rechnungsstellung in Ihre Unternehmensstrategie auf und schöpfen Sie ihr maximales Potenzial in der modernen Unternehmenslandschaft aus.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt sicherlich einige Herausforderungen mit sich, insbesondere wenn man die Komplexität der Steuerkontrollmethoden und das Fehlen einer zentralen Plattform berücksichtigt. Es ist verständlich, dass sich deutsche Unternehmen angesichts dieser Ungewissheit mit der Frage auseinandersetzen, welche konformen Formate Vorrang haben sollen. Es ist jedoch beruhigend, dass die Regierung proaktive Schritte unternimmt, indem sie die Herausgabe von Best Practices plant und sich an öffentlichen Konsultationen beteiligt. Solche Maßnahmen können dazu beitragen, Bedenken zu zerstreuen und den Übergangsprozess für Unternehmen zu vereinfachen.