Direkt zum Inhalt wechseln

E-Rechnungsstellung in Deutschland

Deutschland hat in Anlehnung an die Norm EN 16931 des Europäischen Komitees für Normung (CEN) und die ViDA-Initiative eine Verpflichtung für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich eingeführt, die ab dem 1. Januar 2025 in vollem Umfang wirksam wird. Dies bedeutet, dass Deutschland in Zukunft schrittweise zu einem stärker regulierten E-Invoicing-Modell übergehen wird.

Elektronische Rechnungsstellung für B2B

Deutschland befindet sich heute in einem Post-Audit-Modell mit elektronischer Rechnungsstellung, bei dem die Unternehmen die Erstellung, Übermittlung, den Empfang, die Aufbewahrung und die Meldung von Rechnungen (einschließlich Mehrwertsteuer) selbständig verwalten, ohne dass die Steuerbehörden direkt beteiligt sind.

Bei der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich werden bereits verschiedene Standards und Netze wie Peppol verwendet, aber eine große Anzahl von Unternehmen verlässt sich immer noch auf die E-Mail. Die gängigste Methode ist der Versand von z.B. ZUGFeRD (PDF mit XML-Datenschicht) und z.B. XRechnung (reine XMLs) Rechnungen per E-Mail. Große Mengen werden als traditionelles EDI ausgetauscht.

Elektronische Rechnungsstellung B2G

Die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich ist im Vergleich zum B2B-Bereich stärker reguliert. Während sie für die föderale Regierung verpflichtend ist, gibt es alternative Ansätze, die sie dezentralisiert machen.

Die beiden wichtigsten Zugangspunkte für den Empfang elektronischer B2G-Rechnungen von Lieferanten auf Bundesebene sind die ZRE- und die OZG RE-Plattform. Auf Landesebene kann jedoch jedes Bundesland selbst entscheiden, ob es die Plattform des Bundes nutzt, alternative Systeme einsetzt oder gar kein System implementiert.

Näherer Blick auf föderale B2G-Plattformen

Die elektronische Rechnungsstellung B2G wurde Anfang 2020 auf Bundesebene verpflichtend eingeführt. Nur Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, können an die Regierung gesendet werden. Das offizielle elektronische Rechnungsformat für elektronische B2G-Rechnungen ist XRechnung, wobei auch ZUGFeRD verwendet wird, vor allem wegen seiner Kompatibilität mit den Normen der EN 16931.

Beim Versand elektronischer Rechnungen an eine staatliche Stelle ist eine eindeutige Käufer-Kennung, die so genannte „Leitweg-ID“, zur Identifizierung und Adressierung erforderlich. Während die Rechnungsaussteller selbst keine eigene Käufer-Kennung benötigen, muss die Leitweg-ID von der zuständigen staatlichen Stelle eingeholt werden.

Der Versand von Rechnungen über die ZRE- und OZG RE-Plattformen kann auf verschiedene Weise erfolgen, z. B. durch manuelle Dateneingabe auf diesen Plattformen, Übermittlung per E-Mail, manuelles Hochladen oder über Peppol. Technisch gesehen haben Sie die Möglichkeit, sich direkt mit diesen Plattformen der Bundesbehörden zu verbinden oder einen Dienstleister zu beauftragen, der die Rechnungen in Ihrem Namen an die Behörden übermittelt.

ZRE und OZG-RE für die Zustellung von elektronischen Rechnungen

ZRE – Zentrale Rechnungseingangsplattform:

  • Konzipiert für die Einreichung von elektronischen Rechnungen, die den Lieferanten einen rationalisierten Prozess für die Übermittlung von Rechnungen an die Regierung bieten.
  • Der Bund und z.B. die Landkreise verlangen die Einreichung von Rechnungen über das ZRE-Portal.

OZG-RE – Onlinezugangsgesetz -konforme Rechnungseingangsplattform:

  • In der Praxis ist es dem ZRE sehr ähnlich, der Hauptunterschied besteht darin, wer über die Plattform erreichbar ist.
  • Institutionen, die z.B. mit dem Bund verbunden sind, müssen Rechnungen über das OZG-RE-Portal einreichen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Regierung: https://en.e-rechnung-bund.de/

Zeitplan

Ab Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland bereit sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, die der Norm EN 16931 entsprechen, wie XRechnung oder gleichwertige Formate. Die Digitalisierung von Ausgangsrechnungen wird ebenfalls ab 2025 in drei Hauptphasen vorgeschrieben. Das deutsche Mandat gilt für die Rechnungsstellung im Inland und bedeutet das endgültige Ende der papiergestützten Rechnungsstellung ab 2028.

Die bevorstehenden Änderungen der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung ab Januar 2025 werden für Unternehmen sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringen. Wenn Lieferanten die Befugnis erhalten, EN-konforme elektronische Rechnungen ohne vorherige Zustimmung an Käufer auszustellen, besteht das Potenzial für einen reibungsloseren Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung, wodurch die für die Debitorenbuchhaltung erforderlichen Ressourcen möglicherweise reduziert werden.

Die Koexistenz von Papierrechnungen und nicht EN-konformen Formaten neben EN-konformen elektronischen Rechnungen wird die Kreditorenbuchhaltung noch eine Zeit lang komplex halten. Der Austausch von Rechnungen in unstrukturierten Formaten oder im nicht EN-konformen EDI-Format bedarf jedoch der vorherigen Genehmigung durch den Käufer.

Ab Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800 000 Euro verpflichtet, ausschließlich EN-konforme elektronische Rechnungen zu versenden. Kleinere Unternehmen können bis Januar 2028 weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, danach müssen alle Unternehmen auf den Versand von elektronischen Rechnungen umstellen.

Lösungen für den Versand von E-Rechnungen

OC-e-invoices in Germany - Solution for sending e-invoices

YSie können uns Daten in jedem beliebigen Format schicken, und wir werden sie validieren und in rechtskonforme elektronische Rechnungen umwandeln. Unsere Lösung gewährleistet von Anfang an die Einhaltung der EN16931.

Um Ihren Kunden elektronische Rechnungen zu liefern, bieten wir ein umfangreiches Interoperabilitätsnetzwerk und Peppol, um Ihre Kunden zu verbinden. Für die B2G-Rechnungsstellung können wir Rechnungen in das gewünschte Format (z.B. XRechnung) konvertieren und sie über Peppol oder per E-Mail an Behördenportale liefern. Zusätzlich werden die Rechnungen automatisch in Ihrem Namen visualisiert.

Während der Übergangszeit können wir Sie bei Bedarf auch beim Rechnungsdruck unterstützen. Da es sich bei dem deutschen Mandat um ein nationales Mandat handelt, gibt es möglicherweise auch Anwendungsfälle für den Druck bei der grenzüberschreitenden Rechnungsstellung.

Mit Track & Trace können Sie Transaktionen in Echtzeit überwachen. Außerdem ist es bequem, alle Rechnungen in dem von uns im Rahmen des Dienstes bereitgestellten elektronischen Archiv zu archivieren.

Lösungen für den Empfang von E-Rechnungen

OpusCapita bietet eine optimierte Lösung für Rechnungsempfänger, die den Empfang aller Rechnungen über eine einzige Verbindung ermöglicht. Mit unserer Lösung können Sie 100 % Ihrer Rechnungen vom ersten Tag an als elektronische Rechnungen empfangen und so das deutsche E-Rechnungsmodell erfüllen.

Unser umfassender Service ermöglicht es Ihnen, elektronische Rechnungen von unserem Interoperabilitätsnetz und Peppol zu erhalten. In Fällen, in denen Lieferanten es vorziehen, PDF-Rechnungen per E-Mail zu versenden, können wir die Daten aus diesen Dokumenten extrahieren und Ihnen alles in elektronischer Form zukommen lassen.

Darüber hinaus bieten wir während des Übergangszeitraums und für künftige grenzüberschreitende Rechnungen Dienstleistungen zur Rechnungsdigitalisierung und Datenextraktion an.

Mit Track & Trace können Sie Transaktionen in Echtzeit überwachen. Als zusätzlichen Service bieten wir auch ein Rechnungsarchiv an.

OC-E-invoicing in Germany - Solution for receiving e-invoices

Digitale Lieferkette: Nachrichten-Flow

Da EDI in der deutschen Unternehmenslandschaft nach wie vor von entscheidender Bedeutung ist, sollten Sie sich auf OpusCapita verlassen, wenn es um nahtloses Supply Chain Messaging geht. Unsere Dienstleistungen ermöglichen eine vollständig digitale Lieferkette, die das Bestell-, Liefer- und Rechnungsmanagement umfasst. Diese Umstellung spart Kosten und verbessert die Genauigkeit und Automatisierung.

OpusCapita hat jahrzehntelange Erfahrung in der Transformation von O2C- und P2P-Prozessen und verfügt über Fachwissen in B2B-Branchen wie Großhandel, Einzelhandel, Fertigung und Bauwesen.

Erfüllung der Compliance-Anforderungen

Erfüllen Sie die Anforderungen des deutschen Mandats für die elektronische Rechnungsstellung. Vermeiden Sie die Nichteinhaltung von Vorschriften und sorgen Sie für eine einfache Umstellung.

100 % elektronische Rechnungen sofort erreichen

Senden und empfangen Sie alle Rechnungen als elektronische Rechnungen. Ermöglichen Sie die Automatisierung und verbessern Sie die Effizienz erheblich.

Geschäftskontinuität gewährleisten

Kommunizieren Sie nahtlos mit Ihren Geschäftspartnern. Verlagerung von Risiken im Zusammenhang mit der Lieferkette und dem Cashflow durch frühzeitige Umsetzung.

Demo anfordern

Hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten und wir werden uns mit Ihnen in Verbindung setzen, um ein Treffen zu vereinbaren, bei dem wir Ihnen die elektronische Rechnungsstellung in Polen demonstrieren und mit Ihnen über Ihre speziellen Geschäftsanforderungen sprechen.

OpusCapita in Deutschland

Das OpusCapita-Büro in Deutschland befindet sich in Dortmund. Gerne bieten wir Ihnen Projektumsetzung und Support in der Landessprache an.

Mehr über elektronische Rechnungsstellung