Organisaatioiden välinen tiedonsiirto: OVT, API:t, vai avoimet verkostot?

Organisaatioiden välinen tiedonsiirto (OVT) on mahdollistanut sähköisten hankintasanomien, kuten e-tilausten ja lähetteiden, sekä verkkolaskujen välittämisen organisaatioiden välillä jo vuosikymmeniä. Viime vuosina tiedonsiirtotavat ovat kehittyneet paljon. Perinteisiä, suoria OVT-yhteyksiä käytetään edelleen laajalti ja modernit API-rajapinnat lisäävät suosiotaan. Kuitenkin lähempi kustomointien ja ylläpitotaakan tarkastelu paljastaa nämä molemmat yhteystavat vähemmän kannattaviksi. Sen sijaan Peppolin kaltaiset avoimet verkostot yksinkertaistavat sanomanvälitystä standardisaation keinoin.

Me OpusCapitalla olemme avointen verkostojen puolestapuhujia. Kannatamme kuitenkin joustavasta kokonaisuudesta huolehtimista – kokenut palveluntarjoaja ja operaattori varmistaa, että pystyt lähettämään ja vastaanottamaan kaikkia tarvittuja sanomatyyppejä, formaatista tai protokollasta riippumatta.

Mistä data tulee

Organisaatioiden välinen tiedonsiirto (engl. electronic data interchange, EDI) vaatii alkajaisiksi kyvyn luoda välitettävät sähköiset sanomat automaattisesti. Tyypillisesti se tehdään poimimalla dataa organisaation toiminnanohjausjärjestelmästä eli ERP:stä. Tästä datasta luodaan sitten tarvittavat sähköiset sanomat, jotka ovat käytännössä halutun formaatin ja skeeman mukaisia XML-tiedostoja. Sen jälkeen tarvitaan enää integraatio OpusCapita Business Network -palveluun.

Organisaatioiden välinen tiedonsiirto eri tavoin

Integraatio OpusCapita Business Networkiin tekee organisaatiostasi saavutettavan ulkopuolisille ja luo operaattoriyhteydet eri verkostoihin. Näin saat kyvyn lähettää ja vastaanottaa sanomia toimittajien, asiakkaiden ja muiden liiketoimintakumppanien kanssa riippumatta siitä, missä ne ovat.

Operaattoriyhteyksiä voidaan luoda eri tavoilla. Tässä artikkelissa keskitymme näihin kolmeen:

• Suorat OVT-yhteydet,
• Moderni tapa: API-rajapinnat,
• Avoimet verkostot, kuten Peppol.

Suorat OVT-yhteydet

Suorat tai kahdenväliset OVT-yhteydet tarkoittavat, että organisaatioiden välinen tiedonsiirto toteutetaan luomalla yhteys kahden organisaation ERP-järjestelmän välille. Tapa on ollut käytössä vuosikymmeniä. Se on käytännössä kustomoitujen yhteyksien rakentamista, mikä mahdollistaa juuri tarvitunlaisen yhteyden luomisen tietyn liiketoimintakumppanin kanssa. Ehkä juuri siksi suoria yhteyksiä käytetään yhä laajalti useilla suurten volyymien toimialoilla, kuten tukku- ja vähittäistavarakaupassa sekä valmistavassa teollisuudessa.

Ongelmana on kuitenkin se, että perinteiset OVT-yhteydet luodaan erityisinä yhteyksinä kahden tietyn organisaation välille. Se tarkoittaa yhteyden luomista ja määrittämistä erikseen jokaiseen organisaatioon, jonka kanssa tiedonsiirtoa halutaan tehdä. Tyypillisesti tämän vuoksi päädytään pystyttämään FTP yhden liiketoimintakumppanin kanssa, OFTP seuraavan kanssa, sitten SFTP, FTP(S), HTTP, HTTPS, A2S, X.400, ja vielä jokunen webservice siihen päälle.

Eikä työ lopu siihen, että kaikki nämä yhteydet saadaan pystytettyä ja toimimaan. Pitkässä juoksussa, jokaisen luodun suoran yhteyden ylläpidosta täytyy vielä huolehtia erikseen.

Jos suoria OVT-yhteyksiä on paljon useiden eri organisaatioiden kanssa, ajan mittaan niiden pitäminen ajan tasaisina käy vääjäämättä työlääksi.

Kahdenvälisen yhteyden rakentaminen vaatii aina välitettävien sanomien minimivolyymiä kyseisen toimittajan tai asiakkaan kanssa, jotta vaiva maksaa itsensä takaisin. Sovittavia teknisiä yksityiskohtia on runsaasti, ja ne täytyy käydä läpi ja testata erikseen jokaisen eri liiketoimintakumppanin kanssa. Tämä on sekä hidasta, että kallista – myös pitkässä juoksussa teknologioiden kehittyessä. Onko se siis vaivansa arvoista, kun nykypäivänä organisaatioiden välisten yhteyksien luomiseen on uudempiakin tapoja?

API-rajapintojen haasteet

Uutena vaihtoehtona ovat tulleet API-rajapinnat (Application Programming Interfaces), ja tämä trendikäs yhteystapa kuulostaa kieltämättä houkuttelevalta. Viime vuosina API:en on odotettu ratkaisevan kaikki ongelmat, joita organisaatioiden välinen tiedonsiirto voi pitää sisällään. API-rajapintojen avulla voidaankin luoda näennäisen käteviä, salamannopeita, moneen taipuvia yhteyksiä, jotka modernisoivat tiedonsiirtoa. Mutta teknologiahypetyksen pitäminen suunnannäyttäjänä sisältää ikävän sudenkuopan.

API-rajapintoihin liittyy sama ongelma kuin suoriin OVT-yhteyksiin; jokaisessa järjestelmässä, johon halutaan integroitua, on eri API. Toisin sanoen myös API-rajapinnat vaativat dedikoidun yhteyden ja useimmiten niiden käyttöönottoon ja ylläpitoon tarvitaan myös erityisohjelmistoja. Tämä ei siis lopulta eroa juuri mitenkään siitä, miten organisaatioiden välinen tiedonsiirto ja sanomanvälityksen operaattoriyhteydet on hoidettu viimeisen kahden tai kolmen vuosikymmenen aikana.

Jokaisella API-rajapinnalla on omat ominaisuutensa, jotka sen luonut taho on valinnut, ja muiden osapuolten on pakko sovittaa omat järjestelmänsä siihen. API:t eivät pohjaudu standardisoituihin malleihin, jotka palvelevat organisaatioiden välisen tiedonsiirron molempia osapuolia. Sen sijaan, API-rajapinta voi olla luotu esimerkiksi palvelemaan suurta hankintaorganisaatiota, pakottaen toimittajat sovittamaan omat järjestelmänsä siihen. Lopulta API tekee siis samat asiat vanhalla tavalla, ainoastaan käyttäen siihen modernimpaa teknologiaa.

Ja samoin kuin suorien OVT-yhteyksien, myös API-rajapintojen ylläpito voi käydä kalliiksi. Kun ylläpidettävänä on paljon eri rajapintoja, paljon asiakkaita ja paljon toimittajia, standardien puute alkaa näkyä. Tästä kasvaa nopeasti viidakko, jonka hoitaminen on sekä haastavaa että kallista – kaikille osapuolille.

Avoimet verkostot

Perinteisen OVT:n ja API:en dedikoidut yhteydet voivat siis hyvin päätyä hidastamaan ennemmin kuin sujuvoittamaan organisaation digitalisaatiota. Samalla uudet, kasvavat avoimet verkostot, etupäässä Peppol, avaavat nyt uusia mahdollisuuksia tavoittaa kaikki liiketoimintakumppanit vain yhden yhteyden kautta.

Lähettäjän ja vastaanottajan välille luotavan dedikoidun yhteyden sijaan avoimet verkostot käyttävät Access Point:eja, joiden kautta organisaatio liittyy verkostoon. Näin organisaatioiden välinen tiedonsiirto helpottuu. Tarvitaan vain operaattori, joka toimii Access Point:ina, ja yhteys kaikkiin muihin verkostoon liittyneisiin organisaatioihin on luotu. Lisäksi avoimet verkostot useimmiten käyttävät standardiformaatteja ja -protokollia, kuten UBL-standardia (Universal Business Language). Tämä takaa sujuvan sanomanvälityksen eri järjestelmien välillä.

Kustomoituja asennuksia jokaisen eri asiakkaan ja toimittajan kanssa ei siis enää tarvita, ja samalla poistuu niiden vaatima massiivinen ylläpitotarvekin.

Näistä syistä me kannatamme avointen verkostojen käyttöä.

Yliverto Peppol

Peppol on kansainvälinen standardi ja avoin verkosto, jonka avulla verkostoon liittyneiden organisaatioiden välinen tiedonsiirto on nopeaa ja turvallista. Se standardisoi operaattoriyhteyksiä ja tiedostorakenteita kaikkien hankintasanomatyyppien osalta, poistaen kustomointitarpeita.

Useissa maissa organisaatioiden välinen tiedonsiirto on mullistumassa Peppolin ansiosta. Se muuttaa toimitusketjujen toimintaa samoin kuin verkkolaskutuksen saapuminen aikanaan; hankintasanomat, kuten tilaukset ja lähetteet voidaan välittää oikealle organisaatiolle verkoston yli pelkän vastaanottajan Peppol-osoitteen perusteella. Se poistaa tarpeen sopia aina erikseen formaateista, protokollista ja tunnistamisesta.

Verkkolaskujen osalta Peppol on jo lain vaatima formaatti Ruotsissa ja Norjassa. Suomessa Peppol-hankintasanomat ovat pakollisia valtion toimittajille 1.4.2024 alkaen. Kaikki merkit viittaavat siihen, että Peppol on tulevaisuuden suunta myös B2B-puolella, kansanvälisestikin.

Miten valita oikea organisaatioiden välinen tiedonsiirtotapa?

Lyhyt vastaus on, ettei niiden välillä pidä valita. Sen sijaan suosittelemme varmistamaan, että organisaatiollasi on kyky käyttää niitä kaikkia. Kokenut palveluntarjoaja ja sanomanvälityksen operaattori pystyy välittämään kaikkia organisaationne tarvitsemia sanomatyyppejä (tilaus, tilausvahvistus, lähete, lasku, jne.), kaikissa kanavissa ja formaateissa käyttäen mitä tahansa tarvittavaa protokollaa.

Tämä ei myöskään vaadi lukuisia palveluntarjoajia – suosittelemme itseasiassa ennemmin pitämään organisaationne IT-ympäristön yksinkertaisena ja hallittavana. Varmista siis, että valitset palveluntarjoajan, joka pystyy tarjoamaan sekä vielä tarvitsemasi suorat OVT-yhteydet, että liittämään organisaationne Peppol-verkostoon.