Case ÖBB – Beschaffung komplexer Warengruppen
Für die Beschaffung ihrer Arbeitsmittel nutzen die Mitarbeiter der ÖBB jetzt eine neue Softwarelösung, auch für die Dienstkleidung. Der Genehmigungsprozess wurde ebenfalls automatisiert, so dass die Bestellungen erheblich schneller bei den Mitarbeitern sind und die Kosten deutlich gesenkt wurden.
Herausforderung
Automatisierung des gesamten Beschaffungsprozess. Systembasierte Bestellbarkeit von komplexen Warengruppen. Vereinfachung und Vereinheitlichung der Genehmigungs- und Signaturprozesse.
Lösung
Alle Bestellungs- und Beschaffungsvorgänge unterliegen einem einheitlichen, durchgängigen Prozess. Lieferbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften, Kontrakte und Kataloge sind elektronisch verfügbar. Die automatisierte Beschaffung von Dienst- und Schutzkleidung bezieht 30 Kategorien sowie Größen und Farbvarianten mit ein.
”Wir fühlen uns in unserem Bestreben nach Entbürokratisierung und Verbesserung der Usability für die MitarbeiterInnen sehr gut unterstützt. OpusCapita hat uns die geeignete Plattform geliefert, um dieses anspruchsvolle Projekt umsetzen zu können.”
Anton Bruckner, ÖBB
10.000 Lieferanten bieten 40.000 Mitarbeitern 650.000 Artikel
Innerhalb der ÖBB koordiniert und steuert der Einkauf konzernweit alle Beschaffungsvorgänge und Einkaufsaktivitäten. Welchen Umfang diese Aufgabe hat, verdeutlichen die Zahlen: Das Lieferantenmanagement umfasst rund 10.000 Lieferanten und 2.500 Kontrakte. Den Mitarbeitern werden 650.000 unterschiedliche Bestellpositionen in mehr als 750 Warengruppen zur Verfügung gestellt.
Weniger Bürokratie, einfache und schnelle Prozesse
Die ÖBB haben den web-basierten Online Product Catalog (OPC) von jCatalog als zentrale Beschaffungsplattform eingeführt und damit allen 40.000 Mitarbeitern den Zugang zu einem durchgängigen Bestellprozess eröffnet – unabhängig davon, ob sie im Büro oder mobil tätig sind. Mit den dynamischen Such-, Filter- und Sortiermöglichkeiten sowie der Menüdarstellung ist das System für jeden einfach und intuitiv zu bedienen.
Dienstkleidung in allen Varianten und Größen
Einer der wichtigsten Schritte war die Liveschaltung der systembasierten Bestellbarkeit von Berufs- und Schutzkleidung. Dies war zugleich die größte Herausforderung, weil hierfür 30 Kategorien, Größen und Farbvarianten erfasst werden mussten. Im System sind Berechtigungen hinterlegt, so dass nur die Kleidung bestellt werden kann, die der jeweiligen Tätigkeit und dem Kontingent des Mitarbeiters entspricht, eine Genehmigungspflicht entfällt somit. Die Auswahl wird durch gezielte Suchergebnisse unterstützt. Wenn es hier Abweichungen gegenüber früheren Bestellungen gibt, erhält der Mitarbeiter einen entsprechenden Hinweis, so dass Fehler, wie eine falsche Größenauswahl, sofort korrigieren werden können.
Automatisierte Genehmigungen und Signaturen
Durch die Automatisierung und Vereinheitlichung der vielstufigen Genehmigungsschritte wenden alle Nutzer nun deutlich weniger Zeit für Ihre Bestellungen auf. Hinzu kommt, dass jetzt auch der Signaturvorgang automatisiert wurde und die Bestellungen im Anschluss direkt an die Lieferanten übermittelt werden. Den Erhalt der Bestellung bestätigen die Mitarbeiter mit nur einem Klick. Danach erfolgt die Übermittlung und Buchung des Wareneingangs automatisch im SAP-System. Daneben gibt es auch lagergeführte Artikel, die häufig und schnell verfügbar sein müssen. Für diese Artikel wird die interne Verrechnung direkt aus dem Lager heraus angestoßen.
Entlastung in der Einkaufsabteilung
Die elektronische Verfügbarkeit von Kontrakten, Katalogen, Lieferbestätigungen, Rechnungen und Gutschriften erleichtert die Arbeit in der Einkaufsabteilung. Außerdem verfügen die Mitarbeiter über Reports und Analysen, die zum Beispiel das Bündeln von Einkaufsvolumen oder die Überprüfung der Kontraktkonformität der Lieferanten unterstützen.
Die Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) sind der größte Mobilitätsdienstleister in Österreich. Der Konzern bringt jährlich 466 Millionen Fahrgäste und 111,7 Mio. Tonnen Güter umweltfreundlich ans Ziel.
