Strukturerade PDF-fakturor – en snabb och effektiv lösning för leverantörsreskontra?
Strukturerade PDF-fakturor, även kända som PDFx, utgör ett utmärkt steg för leverantörsreskontra på vägen mot att hantera alla inköpsfakturor elektroniskt. Strukturerade PDF-fakturor innehåller fakturadata i ett strukturerat datalager, vilket möjliggör noggrann och snabb dataextraktion. Dessutom tillåter de utvinning av raddata, vilket förbättrar automatiseringen inom leverantörsreskontra och minskar de totala kostnaderna.
I det här blogginlägget kommer vi att utforska vad en strukturerad PDF-faktura är och diskutera skillnaderna jämfört med traditionella PDF-fakturor. Dessutom kommer vi att undersöka vilka fördelar de erbjuder.
Vad är en strukturerad PDF-faktura?
En strukturerad PDF-faktura är en PDF där fakturadata sparas på ett separat, strukturerat datalager, vanligtvis genererat av leverantörens faktureringssystem. Inom leverantörsreskontra tar fakturamottagningsleverantören emot den strukturerade PDF-fakturan som en e-postbilaga till en dedikerad e-postadress.
Strukturerad PDF möjliggör snabb och noggrann dataextraktion från det strukturerade datalagret. Detta leder till högre precision, snabbare bearbetningstider och kostnadseffektivitet jämfört med den traditionella PDF-fakturan.
Vad är skillnaden mellan en strukturerad PDF-faktura och en traditionell PDF-faktura?
En traditionell PDF-faktura är faktiskt en bild, lik en skannad papperskopia. Den är digital, men informationen på den är inte tillgänglig som systemanvändbar eller bearbetningsbar data. För att fånga fakturadata från fakturabilden behöver traditionella PDF-fakturor digitaliseras med t.ex. OCR (optisk teckenigenkänning). Det är ett extra steg i fakturamottagningsprocessen som ofta är långsammare och mer felbenägen.
Å andra sidan möjliggör strukturerade PDF-fakturor direkt dataextraktion av fakturadata från det strukturerade datalagret. Detta medför många fördelar för leverantörsreskontra-teamet.
3 fördelar med strukturerade PDF-fakturor (PDFx)
1. Högre kvalitet tack vare positionsbaserad mappning
För att säkerställa korrektheten i data är det viktigt att data extraheras från rätt position på en faktura. Den strukturerade PDF-fakturan säkerställer detta genom redan kartlagda layouter, där de faktiska positionerna för olika informationsfält på leverantörsfakturor kartläggs mot ett UBL-format för vidare dataomvandling. När denna kartläggning är positionsbaserad kan dataextraktionen från fakturorna göras med mycket hög kvalitet.
2. Snabbare ledtider
Att manuellt hantera en enskild faktura tar flera minuter. Det krävs inte mycket beräkning för att förstå vad detta innebär för ett företag som hanterar ett stort antal fakturor. Dessutom innebär att fånga data från traditionella PDF-fakturor ofta att man ständigt måste hantera undantag och anpassa mallar.
Ett mycket mer effektivt och skalbart sätt att extrahera data är genom att ta emot PDFx.
När man tittar på bearbetningstiderna är e-fakturor den klara vinnaren med vanligtvis omedelbar hantering och en maximal löfte om en 4-timmars bearbetningstid. Men PDFx kommer som en utmärkt andraplats. Även om bearbetningstiden är densamma som för traditionella PDF-fakturor (det vill säga 24 timmar från det att e-posten kommer in tills fakturadatan finns i ert arbetsflödessystem), är de faktiska bearbetningstiderna för strukturerade PDF-fakturor hos våra kunder i genomsnitt cirka 4 timmar. Det är i genomsnitt 20 timmar snabbare än traditionella PDF- eller pappersfakturor, samtidigt som det är billigare och mer exakt.
All dataextraktion från strukturerade PDF-fakturor sker helt digitalt, vilket innebär att inget manuellt arbete behövs. Detta ger inte bara mycket snabbare bearbetningstider jämfört med traditionella fakturor, utan är också kostnadseffektivt eftersom organisationen inte behöver investera i digitalisering. Med strukturerade PDF-fakturor kan anställda ägna sin tid åt mer meningsfulla uppgifter.
3. Kostnadseffektiv utvinning av raddata
Att extrahera data på radnivå från PDF-bilder är kostsamt, och fakturadata fångas vanligtvis endast på headernivå. Detta innebär att värdefulla detaljer från fakturadatan utelämnas.
Strukturerade PDF-fakturor erbjuder däremot möjligheten till exakt utvinning av raddata – utan extra transaktionsavgifter. Det räcker med att göra den tidigare nämnda kartläggningen av leverantörsfakturor på radnivå. Därefter utförs dataextraktionen även för fakturaraderna och räknas fortfarande som en transaktion i dina serviceavgifter. På så sätt kan ni få tillgång till viktig information på radnivå utan att behöva betala extra för varje enskild transaktion.
Genom att inkludera raddata ökar ni er automatiseringskapacitet genom att möjliggöra automatisk matchning av inköpta varor på fakturan med inköpsorder, leveranskvitton osv. på en mer detaljerad nivå inom er AP-automation.
PDFx: ett utmärkt mellansteg mot 100 % e-fakturering
Aldrig har argumentet för att eliminera papper och övergå till säker och pålitlig e-fakturamottagning varit så övertygande.
Dock är det inte alltid enkelt att genomföra förändringar i ens leverantörsreskontraprocess. Faktum är att många företag saknar tid och resurser för att genomföra nödvändiga förändringar. Dessutom saknar många leverantörer fortfarande fullständig kapacitet för e-fakturering.
Om er organisation hanterar många traditionella PDF-filer och pappersdokument, och även om ni strävar efter att uppnå 100% elektronisk fakturering, kan strukturerade PDF-fakturor vara ett utmärkt steg på vägen. Det är det lättåtkomliga steget som omedelbart ger er leverantörsreskontra förbättrad kvalitet, snabbhet och kostnadsbesparingar.
Om du är intresserad och kanske vill implementera PDFx inom just er organisation, är du välkommen att kontakta oss så berättar vi gärna mer!
Skaffa en lösning för fakturamottagning
Ta emot alla era e-fakturor, strukturerade PDF-fakturor, traditionella PDF-fakturor och pappersfakturor i ert arbetsflödessystem.
