Case Newsec PAM Norway: Näin onnistui ostolaskuprosessin automatisointi
Newsec PAM Norway automatisoi ostolaskuprosessinsa menestyksekkäästi OpusCapitan ratkaisujen avulla. Ennen paperisina ja PDF:inä vastaanotetuista laskuista jo 95 prosenttia saapuu verkkolaskuina. Lisäksi yritys otti käyttöön uuden laskujen hyväksymisen työnkierron, jossa sääntöpohjaiset oletusmäärittelyt auttavat 400 hyväksyjää tarkastamaan laskunsa käyttäjäystävällisessä palvelussa. Lopputuloksena on merkittävä kustannussäästö, kasvanut tehokkuus ja parantunut laatu.
Newsec Property Asset Management Norway (Newsec PAM Norway) pitää huolta noin 570 kiinteistöstä 130 asiakkaansa puolesta. Yrityksen vastaanottamista ostolaskuista 90 prosenttia koskee kiinteistöjä, joiden omistajat usein haluavat hallita hankintaprosessia ja asettaa omia vaatimuksiaan laskutukselle. ”Myös tämä asettaa raameja sille, millaisen laskunkäsittelyprosessin voimme luoda”, kertoo Process Owner Tore Hestnes.
Työläs lähtötilanne
Vuonna 2018 Newsec päätti automatisoida laskutusprosessinsa Norjassa, Ruotsissa ja Suomessa. ”Newsec PAM Norwayn ostolaskuista 60 prosenttia on toistuvia laskuja esimerkiksi sähköstä, siivouksesta, jätehuollosta ja muista palveluista, mikä mahdollistaa korkean automaation”, Hestnes kertoo. Monimutkaisuutta prosessiin tuo jatkuva kiinteistöjen ja asiakkaiden lisääminen ja poistaminen järjestelmästä.
Toistuvat laskut mahdollistavat korkean automaation.
Lähtötilanteessa ostolaskuista 30 prosenttia vastaanotettiin verkkolaskuina, 35 prosenttia PDF:inä ja 35 prosenttia paperisena. ”Meillä oli kolme täysipäiväistä työntekijää ostoreskontrassa. Laskut piti skannata, jotta ne saatiin lähetettyä hankinnasta maksuun -prosessiimme kuuluville 400 hyväksyjälle”, Hestnes kuvailee.
Prosessiin kuului myös nelisentuhatta toimittajaa, eikä prosessi mahdollistanut oletusmäärittelyjä. Automaatiota hyödynnettiin ainoastaan hyväksyjien ketjuttamisessa, mikä teki prosessista myös pitkän.
Verkkolaskujen määrä nousi 30 prosentista 95 prosenttiin
Uuden automatisoidun laskutusprosessin tärkein vaatimus oli, että verkkolaskujen määrä nostetaan mahdollisimman korkealle tasolle.
”Verkkolaskutuksesta tuli ehdoton edellytys kaikille puitesopimustoimittajille”, Hestnes muistelee. ”Olimme aktiivisesti yhteydessä PDF- ja paperilaskuja lähettäneisiin toimittajiimme ja kannustimme heitä aloittamaan verkkolaskutuksen. Emme halunneet digitoida PDF- ja paperilaskuja, koska niiden käsittely on työlästä. Oli helpompaa pyytää verkkolaskuja.”
Lopputuloksena Newsec PAM Norwayn vastaanottamien verkkolaskujen määrä nousi 30 prosentista 80 prosenttiin ensimmäisen vuoden aikana ja lopulta 95 prosenttiin. ”Olemme tyytyväisiä 95 prosenttiin”, Hestnes kertoo hymyillen. ”Nyt keskitymme lisäämään automaatiota.”
”Vanhassa prosessissa käytettiin monia eri ratkaisuja: yksi oli laskujen vastaanottamiseen, toinen digitalisointiin ja niin edelleen. Se teki muutosten tekemisestä hankalaa. Uuden automatisoidun prosessimme ansiosta meillä on kaikki vaiheet ostolaskujen vastaanottamisesta tiliöintiin yhdessä, joustavassa pilvipohjaisessa ratkaisussa, joten kaikki on helpompaa.”
Laskuautomaatio ja sääntöpohjaiset oletusmäärittelyt
OpusCapitan laskuautomaation käyttöönoton myötä Newsec PAM Norway loi pohjan automatisoidulle ostolaskuprosessille ja sääntöpohjaiselle laskunkierrolle.
Nyt 99 prosenttia kaikista saapuvista laskuista siirretään hyväksyttäväksi sääntöpohjaisten oletusmäärittelyjen perusteella. ”Prosessiimme kuuluu 400 hyväksyjää, jotka vastaavat 570 kiinteistöstä. Tavoite on tehdä laskujen hyväksymisestä helppoa heille”, Hestnes korostaa.
99 % ostolaskuista siirtyy hyväksyttäväksi sääntöpohjaisten oletusmäärittelyjen perusteella.
Lisäksi 42 prosentissa ostolaskuista ALV-luokka, pääkirja, tiliöinti ja muut tiedot täydennetään oletusmäärittelyjen mukaan. ”Sen osuus vaihtelee 10–90 prosentin välillä riippuen siitä, millaisesta toimijasta on kyse”, Hernes kertoo. ”Esimerkiksi kiinteäpalkkioisten holding-yhtiöiden tapauksessa oletusmäärittelyjen osuus on jopa 90 prosenttia, mutta useiden projektien kiinteistöissä se voi olla vielä 10 prosenttia.”
Tehokkuutta ja käyttäjäystävällisyyttä
Newsec PAM Norwaylla on nyt käytössään loppukäyttäjäystävällinen ostoreskontran automaatioratkaisu standardoituine prosesseineen. ”Oletusmäärittelyt ja niin tietokoneella, tabletilla kuin puhelimella toimiva ohjattu hyväksyntäprosessi auttavat kaikkia neljääsataa hyväksyjäämme”, Hestnes kertoo.
Uusi automatisoitu ostolaskuprosessi on nostanut ostoreskontran tehokkuuden uudelle tasolle. Ennen tiimin kolme työntekijää käsittelivät kukin 23 000 laskua, nyt 70 000 laskuun tarvitaan 0,7 työntekijän panos. Tämä on mahdollistanut sen, että työntekijät voivat keskittyä tärkeämpiin tehtäviin sekä siirtyä urallaan ylöspäin organisaatiossa.
Seuraavaksi suunnitelmissa sopimusten täsmäytys ja tekoälyn käyttöönotto
Jatkossa ostolaskuprosessia voi automatisoida lisää täsmäyttämällä ostotilaukset, sopimukset ja budjetit sekä integroimalla järjestelmään kolmannen osapuolen tekoälyä (AI) hyödyntävä työkalu.
Newsec Finland käsitteleekin jo 20–25 prosenttia laskuista täsmäyttämällä laskut sopimuksiin. ”Heillä on erilainen lähestymistapa. Vaikka käytössämme on sama ratkaisu, Suomessa hyödynnetään laajalti täyttä automaatiota, jossa manuaalisia hyväksyntävaiheita ei ole lainkaan”, Hestnes kertoo.
OpusCapitan ratkaisut mahdollistavat, että Newsecin eri toimintamaissa voidaan soveltaa työkaluja maakohtaisten tarpeiden mukaan. ”Tulevaisuudessa saatamme vielä selvittää ostotilausten täsmäyttämistä ERP:n kanssa sekä sopimusten täsmäyttämistä tietyille kustannuksille ja luotetuille kumppaneille, mutta tämä hyöty voidaan saada myös tekoälyn kautta.”
Tavoitteena on entistä parempi käyttäjäkokemus ja parempi laatu.
Tekoälyn avulla automaatiota voi hyödyntää myös toistumattomissa ja monimutkaisissa laskuissa. Tavoitteena on parantaa käyttäjäkokemusta entisestään lisäämällä laskujen oletusmäärittelyä. Samalla paranee myös työn laatu. ”Kun lasku määritellään manuaalisesti, käyttäjä saattaa joka kerta syöttää eri arvon koska ei muista mitä käytti edellisellä kerralla”, Hestnes huomauttaa.
”Tarkastelemme myös mahdollisuutta karsia toimittajien määrää. Vaikka meillä onkin automatisoitu laskutusratkaisu, jokainen toimittaja saattaa toimittaa verkkolaskut omalla tavallaan, vaikka kaikkien pitäisikin käyttää standardoitua formaattia.” Standardoidut ostot helpottavat myös automaatiosääntöjen uudelleenkäyttöä ja siirtämistä yritykseltä toiselle.
Yksinkertainen on toimivaa
Newsec PAM Norwayn laskuautomaatioprosessin onnistumisen salaisuus on, että muutoksia ei yritetty tehdä liikaa tai liian nopeasti. ”Tarkoitus ei ole ratkaista kaikkea, koska silloin asioista tulee liian monimutkaisia, eikä hyötyjä saada”, Hestnes sanoo.
Verkkolaskujen määrän maksimointi, työnkierron automatisointi ja sääntöpohjaiset oletusmäärittelyt ovat tehostaneet työntekoa merkittävästi sekä vähentäneet käsityön ja virheiden määrää. Newsec PAM Norwayn ostolaskuprosessin automatisointi on erinomainen esimerkki siitä, miten ostoreskontran automaatio onnistuu ja miten sitä voidaan käyttää pohjana jatkokehitykselle.
Oikeasti hyvää laskuautomaatiota
Käsittele yli 95% ostolaskuistasi täysin automaattisesti hyödyntäen dynaamista teknologiaa ja tekoälyä.
