Case Luulajan teknillinen yliopisto: Verkkolaskuportaali maksimoi sähköiset laskut
Luulajan teknillinen yliopisto hyödyntää OpusCapitan ratkaisuja laskujen lähettämisessä ja vastaanottamisessa. Sähköisten laskujen määrän maksimoidakseen yliopisto tarjoaa toimittajilleen useita verkkolaskutusvaihtoehtoja, kuten Peppolin sekä OpusCapitan pienyrityksille suunnatun verkkolaskuportaalin. Vaikka laki velvoittaakin Ruotsin julkisen sektorin toimijat vastaanottamaan verkkolaskuja, yliopistolla arvostetaan myös verkkolaskutuksen tuomaa tehokkuutta ja tarkkuutta.
”Saamme vuodessa noin 60 000 laskua, jotka kaikki tulevat meille OpusCapitan kautta sähköisessä muodossa. OpusCapita prosessoi kaikki Peppolin, sve-invoice-verkoston, verkkolaskuportaalin ja postin kautta tulevat laskut ja välittää ne meille”, kertoo Alena Dubinskaya, ekonomisti ja järjestelmäasiantuntija Luulajan teknillisestä yliopistosta. ”Verkkolaskutus on nopein tapa vastaanottaa ostolaskut. Menee vain muutama minuutti, ja toimittajan lasku löytyy omasta järjestelmästämme.”
Yliopisto lähettää vuositasolla noin 3 000 myyntilaskua esimerkiksi Peppol- tai Svefaktura-standardien mukaisina verkkolaskuina, sähköpostilla tai jopa paperilaskuina. ”Prosessi on samankaltainen kuin ostolaskuissa: lähetämme laskudataa Peppol-muodossa OpusCapitalle, joka muuntaa sen oikeaan formaattiin lähetystä varten”, Dubinskaya kertoo.
Suosittelen ehdottomasti OpusCapitaa.
Yliopisto lähettää tilaukset sähköisenä Peppol– tai Sveoders-muodossa ja on myös hiljattain alkanut vastaanottaa tilausvahvistuksia Peppolin kautta. ”Uskon, että sähköisten hankintasanomien määrä kasvaa”, sanoo Anna Morberg, Luulajan teknillisen yliopiston prosessipäällikkö.
”Monet toimittajamme ovat ottaneet Peppol-verkoston käyttöön. Rakennamme edelleen Peppol-tilaussanomien tukea nykyiseen järjestelmäämme, ja OpusCapita on mahdollistanut sen, että voimme edetä prosessissa askel kerrallaan.”
Verkkolaskujen osuus ostolaskuista on korkea
Luulajan teknillinen yliopisto tarvitsee koulutusta ja tutkimusta varten monenlaisia tarvikkeita kirjoista robotteihin. Laskut isommista hankinnoista sopimustoimittajilta tulevat aina verkkolaskuina. Pienet ja yksittäiset hankinnat, kuten teatteriesityksessä tarvittu vintage-polkupyörä, kannustetaan laskuttamaan etenkin pienyrityksille suunnatun verkkolaskuportaalin kautta. Vuosittain vastaanotetuista 60 000 ostolaskusta noin 90 % on sähköisiä.
Lainsäädäntö edistää Ruotsin julkisen sektorin korkeaa verkkolaskutusastetta. ”Julkisen sektorin pitää hyödyntää verkkolaskutusta, ja kaiken julkisiin hankintoihin liittyvän laskutuksen tulisi olla sähköistä. Lisäksi verkkolaskut ovat myös tehokkaita ja turvallisia. Koska manuaalisia työvaiheita ei ole, virheiden määrä vähenee. Lisäksi seurattavuus paranee, kun verkkolaskut mahdollistavat lähettäjän ja vastaanottajan verifioinnin”, Morberg kertoo.
Kohokohdat – Luulajan teknillinen yliopisto
~60 000 vastaanotettua ostolaskua vuodessa
90 % ostolaskuista on verkkolaskuja
Pienyrityksille tarjotaan ilmainen verkkolaskuportaali
“Laki velvoittaa meitä tähtäämään paperittomaan laskutukseen”, Dubinskaya kertoo. Luulajan teknillinen yliopisto kerää tietoa OpusCapitan työkaluista seuratakseen, kuinka paljon laskuja saapuu missäkin formaatissa. ”Sataprosenttisen sähköinen laskutus ei ole vielä todellisuutta, mutta pyrimme sitä kohti. Seuraamme, kuinka paljon verkkolaskuja otamme vastaan ja kuinka voimme vähentää vaatimusten vastaisten laskujen määrää. Raportoimme verkkolaskutuksen tasosta myös useille valtion toimijoille, kuten talousohjausvirasto ESV:lle sekä digitaalisen hallinnon Digg-viranomaiselle.”
Verkkolaskuportaali kaikille pienille yrityksille
Tehokas keino verkkolaskujen osuuden kasvattamiseen Luulajan teknillisessä yliopistossa on OpusCapitan verkkolaskuportaali, jonka kautta yliopisto voi vastaanottaa verkkolaskuja pieniltäkin toimittajilta ilman lisäkuluja.
“Portaali tarjoaa verkkolaskutuksen myös yrityksille, joilla ei ole omissa järjestelmissään mahdollisuutta lähettää sähköisiä laskuja”, Morberg kertoo. Portaali on osa yliopiston tavoitetta olla avoin ja tarjota toimittajilleen useita verkkolaskutusvaihtoehtoja, jotta mahdollisimman moni voisi täyttää verkkolaskutuslain vaatimukset. ”Meidän täytyy tarjota työkalu, jos toimittajilla ei ole omaa, ja laskuportaali on toimittajillemme täysin ilmainen”, Dubinskaya lisää.
Portaaliin on rekisteröitynyt noin 500 yliopiston toimittajaa. Määrä tekee portaalista tärkeän työkalun verkkolaskutusasteen kasvattamisessa. ”Jos saisimme kaikki nuo laskut paperisina, laskunkäsittely vaatisi monta lisävaihetta. Portaalin ansiosta työ on paljon tehokkaampaa”, Morberg sanoo. Verkkolaskuportaali kasvattaa yliopiston saamien verkkolaskujen määrää merkittävästi ja myös täyttää lain vaatimuksen työkalun tarjoamisesta pienille yrityksille.
Verkkolaskuportaalin ansiosta työ on paljon tehokkaampaa.
Uudet toimittajat ohjataan laskuportaalin rekisteröitymissivulle. Rekisteröitymisen jälkeen he ovat valmiita lähettämään verkkolaskuja. “Meillä on myös kansainvälisiä toimittajia ympäri maailmaa, ja heillä saattaa olla erilaisia vaatimuksia, joten aina on poikkeuksia ja erityistapauksia”, Dubinskaya kertoo.
Vaikka jotkin toimittajat tarvitsevat tukea portaaliin rekisteröitymisessä, alkuun pääsemisen jälkeen yliopiston toimittajat pitävät verkkolaskuportaalia helppokäyttöisenä. ”Se toimii todella hyvin, ja laskutusprosessi on erittäin sujuva. Lisäksi meillä on aina OpusCapitan asiakaspalvelu tukena”, Morberg kiittelee.
Hyvää yhteistyötä OpusCapitan kanssa
Luulajan teknillinen yliopisto on ollut OpusCapitan tyytyväinen asiakas jo vuosikymmenen.
”Suosittelen ehdottomasti OpusCapitaa”, Morberg sanoo. ”Yhteistyö on ollut todella hyvää. Saamme vastauksia nopeasti, tietoa kaikista päivityksistä ja apua kun sitä tarvitaan. OpusCapita muokkautuu tarpeidemme mukaan, ja aina ollaan valmiita opastamaan ja auttamaan.”
Dubinskaya jatkaa: ”Myös pandemian poikkeustilanteen aikana saimme paljon tietoa ja vastauksia OpusCapitalta. Ajat olivat todella raskaita kaikille, ja pystyimme yliopistolla luottamaan saavamme tukea OpusCapitalta tuossa tilanteessa.”
Haastateltavista
Anna Morberg työskentelee hankintaprosessipäällikkönä Luulajan teknillisen yliopiston ostoreskontrassa. Hän on yliopiston hankintajärjestelmän järjestelmänvalvoja ja vastaa yliopiston lähettämistä e-tilauksista.
Alena Dubinskaya on ekonomisti ja Luulajan teknillisen yliopiston liiketoimintajärjestelmien järjestelmäasiantuntija. Hän vastaa yliopiston ostoreskontrasta ja yliopiston ostolaskujen vastaanottamisesta ja käsittelystä.
Laskujen vastaanottamisen ratkaisut
Tuo kaikki verkkolaskut, strukturoidut ja perinteiset PDF:t sekä paperilaskut suoraan omaan järjestelmääsi.
