Case SATO: Nahtlose Purchase-to-Pay-Kette
„Die Finanzabteilung erhält akkurate Echtzeit-Informationen über Eingangsrechnungen, sobald eine Bestellung aus dem Beschaffungssystem an den Lieferanten übermittelt wird. Das verbessert insgesamt die Berechenbarkeit und Planbarkeit unserer Geschäftsprozesse.“
Yaron Nadbornik, Leiter Einkauf, SATO Corporation
Herausforderung
SATO suchte nach modernen, effizienten Methoden und verbesserten Funktionen für die Abwicklung von Beschaffung und Bezahlung sowie einen strafferen Rechnungsfreigabe-Prozess.
Lösung
SATO lagerte die Kreditorenbuchhaltung an OpusCapita aus und integrierte ein neues Beschaffungssystem in die Lösung. Der Rechnungseingangsprozess wird in enger Kooperation kontinuierlich optimiert. Ziel ist die Erhöhung der Automatisierung in der Purchase-to-Pay-Kette und die Erzielung weiterer Kosteneinsparungen bei der Bearbeitung von Bestellungen und Eingangsrechnungen.
Ein prognozierbarer, klarer Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung – dieses Ziel leitet das Handeln der SATO Corp., einem führenden Wohnungsunternehmen und Immobilieninvestor in Finnland. Partner für die Entwicklung und Umsetzung dieses Prozesses im
Umfeld der Kreditorenabwicklung ist OpusCapita.
“Wir haben die Beschaffung neu strukturiert und dabei nach effizienten Wegen für die Automatisierung der Bearbeitung eingehender Rechnungen gesucht. Von großer Bedeutung war dabei die Gestaltung dieses Weges aus der Perspektive des Beschaffungs- und Finanzmanagements“, erklärt SATO Einkaufsleiter Yaron Nadbornik. SATO fand in OpusCapita den passenden Partner. Das seit Sommer 2014
umgesetzte Leistungspaket beinhaltet neben der Prozessentwicklung Services und Systeme für die Kreditorenbuchhaltung in Form Cloud-basierter Dienste.
„Wir haben uns für OpusCapita entschieden, weil das Unternehmen einen ganzheitlichen Lösungsansatz verfolgt und in der Lage war, unsere Anforderungen schnell umzusetzen. In der Praxis überzeugt OpusCapita mit flexibler Einstellung und treibt die Dinge gezielt voran. Das erfolgt auf der Basis spezifisch angepasster und auf einen hohen Unternehmensnutzen ausgerichteter Services.“
„Wir haben uns für OpusCapita entschieden, weil das Unternehmen einen ganzheitlichen Lösungsansatz verfolgt und unsere Anforderungen schnell umsetzen konnte.”
Yaron Nadbornik, Leiter Einkauf, SATO Corporation
Zeitnahe Entscheidungen
SATO erhält Rechnungen von rund 1800 Lieferanten. In die Genehmigungsprozesse sind eigene Mitarbeiter als auch 40 Verwalter für von SATO betreutes Wohneigentum eingebunden. Die Übertragung von Kreditoren-Services an OpusCapita hat den Umlauf eingehender Rechnungen bereits nach kurzer Zeit spürbar beschleunigt. Weitere Optimierungen resultieren aus komplettierenden Funktionen wie der Automatisierung von Bestellungs- und Abstimmungsprozessen für Eingangsrechnungen. Nächster Schritt ist die Implementierung einer „No PO – no pay“-Politik. Das heißt: Zahlungsgenehmigungen werden nur für Rechnungen mit einer Referenzierungsnummer aus dem Beschaffungssystem erteilt.
“Damit straffen wir das Genehmigungsverfahren und verringern Unsicherheiten. Unsere Mitarbeiter werden mehr Zeit haben, um die Einhaltung inhaltlicher Vereinbarungen über gelieferte Produkte oder Services zu überprüfen und gegebenenfalls Reklamationen auf den Weg zu bringen.“
Zeitnahe Entscheidungen sind eine weitere Folge der Prozessautomatisierung. Beschaffungen werden bereits in der Bestellphase hinsichtlich ihrer Berechtigung überprüft und deren Bezahlung genehmigt. So entfällt die Prüfung der Angemessenheit einer Beschaffung, wenn die Rechnung bereits vorliegt. Diese systematische Abwicklung verbessert auch die Lieferantenbeziehungen, denn Zahlungen werden nicht länger verzögert, da alle für die Freigabe benötigten Informationen bereits vorliegen.
Mehr Planungssicherheit durch mehr Transparenz
Nach den Worten von Einkaufsleiter Nadbornik spart SATO allein durch die Prozessautomatisierung Hundert-tausende von Euros im Jahr. Hinzu kommt ein weiterer wesentlicher Vorteil: der verbesserte Blick auf die Liquidität des Unternehmens.
“Die Finanzabteilung erhält akkurate Echtzeit-Informationen über Eingangsrechnungen, sobald eine Bestellung aus dem Beschaffungssystem an den Lieferanten übermittelt wird. Das verbessert insgesamt die Berechenbarkeit und Planbarkeit unserer geschäftlichen Betätigung.“
Die SATO Corp. ist ein führendes Unternehmen auf dem Wohnungsmarkt in Finnland. Hier und im russischen St. Petersburg bewirtschaftet SATO über 24.200 Mietwohnungen. Insgesamt beläuft sich das Investitionsvolumen auf 2,5 Milliarden Euro. Im Geschäftsjahr 2014 setzte das Unternehmen 312 Millionen Euro um. Durchschnittlich sind 165 Mitarbeiter bei SATO tätig.
