Tehokas ostoreskontra tarvitsee tuekseen automaatiota
03.05.2023
Miten tehokas ostoreskontra liittyy maailmantalouteen? Ja miksi paperilaskuista luopuminen johtaa korkeampaan tuottavuuteen, lisääntyneeseen läpinäkyvyyteen ja kustannussäästöihin? OpusCapitan Christian Hilstad ja Tommi Kouhi kertovat.
Video: Haastattelussa Christian Hilstad ja Tommi Kouhi, haastattelijana Hanna Backman OpusCapitalta.
Videoupotus ei välttämättä näy oikein, jos et ole sallinut evästeiden käyttöä. Voit katsoa videon myös YouTubessa.
Mitä sitä kiertelemään: maailmantalous yskii. Kun ajat ovat kovat ja inflaatio nousussa, sekä kuluttajat että yritykset alkavat kiristää kukkaronnyörejään.
”Uskon, että yleisesti ottaen yritykset haluavat säästää”, sanoo OpusCapitan CFO Christian Hilstad. ”Nyt ihmiset käyttävät vähemmän rahaa, joten yritykset etsivät muita kohteita tuottojen ylläpitämiseksi. Yksi näistä kohteista on tietenkin hallinnon tehostaminen sekä sujuvampi yhteydenpito kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa.” Jokaisen talousjohtajan pitäisikin kiinnittää huomiota prosesseihin ja varmistaa, että ostoreskontra toimii tehokkaasti. Liian monet yritykset poimivat edelleen käsin dataa laskuista ja ostotilauksista – tai jopa käsittelevät paperilaskuja ja tulostettuja PDF-tiedostoja.
“Lopullinen tavoite on olla täysin paperiton, eikö vain? Siihen me pyrimme.”
”Tietoa liikkuu jo paljon sähköisesti, mutta papereita pyöritellään edelleen. On osto- ja myyntireskontran vastuulla tehdä asialle jotain.”
Tehokas ostoreskontran prosessi voi johtaa positiivisten vaikutusten aaltoon: kasvanut tehokkuus tuo säästöjä, auttaa ohjaamaan resursseja paremmin ja vaikuttaa myös ympäristöön.
”Lopullinen tavoite on olla täysin paperiton, eikö vain? Siihen me pyrimme.”
Tehokas ostoreskontra suoristaa järjestelmäspagetin
Yksi paperittomuuden ja ostoreskontran tehostamisen este on, että eri järjestelmät eivät vaihda tietoa keskenään.
”Järjestelmäspagetti”, kuten Hilstad sitä kuvailee, tekee automaattisesta tiedonsiirrosta hankalaa. Silloin on usein helpointa tulostaa sopimukset, ostotilaukset ja laskut ja yrittää saada tolkkua asioihin käsipelillä, mikä taas sitoo resursseja, joille olisi käyttöä muuallakin.
Järjestelmäspagetin selvittäminen saattaa kuulostaa pelottavalta – ja kalliilta! – urakalta. Onneksi tehokkuutta ja automaatiota voi lisätä myös sekoittamatta kaikkea tai uusimatta kokonaisia järjestelmiä.
“Kun laskudata on keskitetty yhteen paikkaan, kaikki, joilla on siihen oikeudet, pääsevät siihen käsiksi.”
Tehokas tiedonsiirto eri järjestelmien välillä lisää läpinäkyvyyttä, mikä puolestaan lisää tehokkuutta, huomauttaa Tommi Kouhi, OpusCapitan laskuautomaatioratkaisun tuotepäällikkö.
”Kun laskudata on keskitetty yhteen paikkaan, kaikki, joilla on siihen oikeudet, pääsevät siihen käsiksi.”
Laskuautomaatio on yksi yksinkertaisimmista ja edullisimmista keinoista lisätä ostoreskontran tehokkuutta. Kun saatavilla olevaa dataa hyödynnetään monipuolisesti, toistuvat tehtävät, laskujen hyväksyminen, täsmäyttäminen ja tiliöinti voidaan automatisoida halutussa laajuudessa. Ostolaskut voi täsmäyttää automaattisesti myös kolmisuuntaisesti esimerkiksi sopimuksiin ja ostotilauksiin.
Joillakin toimialoilla jopa 95 % ostolaskuista liittyy ostotilauksiin. Ostolaskuprosessin automaation avulla laskut ja tilaukset voi täsmäyttää ilman käsityötä, mikä tuo merkittäviä kustannussäästöjä. Automaatiosta hyötyvät kuitenkin myös yritykset, joissa ei käytetä ostotilauksia yhtä suurissa määrin, Kouhi kertoo.
”Tällaisissa yrityksissä prosesseja voi automatisoida täsmäyttämällä ostolaskuja sopimuksiin. Toistuville laskuille voi asettaa sääntöjä, esimerkiksi että tietyltä toimittajalta tulee joka kuukausi laskuja 900 eurolla. Prosessia voi automatisoida sääntöpohjaisesti tai hyödyntämällä laskuilla olevaa dataa.”
Oikeasti hyvää laskuautomaatiota
Käsittele yli 95% ostolaskuistasi täysin automaattisesti hyödyntäen dynaamista teknologiaa ja tekoälyä.
Laskuautomaatio ohjaa resursseja tärkeämpiin asioihin
Jos laskuautomaatio vapauttaa työntekijöiden aikaa ja tuo säästöjä, mikseivät kaikki yritykset jo hyödynnä sitä? Hilstad ja Kouhi uskovat, että usein ollaan liian tottuneita vanhoihin tapoihin ja siten turhan haluttomia muuttamaan osto- ja myyntireskontran prosesseja.
Jotkut pelkäävät, että ostoreskontran tehostaminen automaatiolla on kallista. Laskuautomaatio ei kuitenkaan tarkoita vanhojen järjestelmien hylkäämistä kokonaan, vaan automaatio poimii dataa nykyisestä järjestelmäspagetista.
”Ei ole tarvetta muuttaa SAP:ia tai Unit4:ää tai mitä järjestelmää käytetäänkään. Kyse on enemmänkin organisaation kurinalaisuudesta ja siitä, että hyödynnetään kunnolla sitä, mitä on hankittu”, Hilstad huomauttaa.
“Kyse on enemmänkin organisaation kurinalaisuudesta ja siitä, että hyödynnetään kunnolla sitä, mitä on hankittu.”
Hilstad suosittelee aloittamaan vaiheittain. Ensin on hyvä tunnistaa prosessissa ne vaiheet, jotka eivät toimi tällä hetkellä.
”Kun edetään askel askeleelta, investoinnista ei tule liian suuri. Jos lähetätte paljon myyntilaskuja, aloittakaa sitten siitä. Tuloksena on tehokkuus: voit käyttää hallinnon ja talouden resursseja paljon hyödyllisempiin ja arvokkaampiin asioihin.”
Haastateltavista
Christian Hilstad on ollut OpusCapitan talousjohtaja vuodesta 2020. Sitä ennen hän on toiminut 25 vuotta talouden ja myynnin johtotehtävissä Nokialla ja CGI:llä. Christiania inspiroi jatkuva kehittäminen ja ongelmanratkaisu, tehokkuuden parantaminen, ja yksinkertaisten ratkaisujen etsiminen monimutkaisiin ongelmiin, erityisesti, kun se tuottaa hyötytietoa johdon tarpeisiin.
Tommi Kouhi on OpusCapitan laskuautomaation tuotepäällikkö. Sekä OpusCapitan aiempi 2. sukupolven ja nyt uusi 3. sukupolven laskuautomaatioratkaisu ovat hänen käsialaansa. Tommilla on yli 20 vuoden kokemus laskunkäsittelyprosessien ja -järjestelmien kehittämisestä, ja hän on aktiivisesti mukana myös asiakkaidemme ratkaisujen käyttöönotossa ja ylläpidossa.
Kiinnostaako laskuautomaatio?
Ota meihin yhteyttä ja katsotaan yhdessä, millaisia mahdollisuuksia ratkaisumme tarjoaa juuri teidän tarpeisiinne.
