Sverige vs. Finland inom Peppol-fakturor

Peppol-fakturor, det vill säga e-fakturor enligt Peppol BIS Billing-specifikationen, blir allt vanligare i Norden. Trots detta finns det fortfarande en stor potential att nyttja standarden fullt ut. I Sverige är Peppol-fakturor den lagstadgade standarden för affärstransaktioner mellan företag och myndigheter (B2G), medan Finland fortfarande förlitar sig på EU-anpassade nationella format. Nu riktas alltmer uppmärksamhet mot Peppol-ordrar och hur de kan användas mer effektivt. Vi passade därför på att fråga två representanter från Peppol-myndigheter i Sverige och Finland om Peppol-fakturans bakgrund, hur Peppol BIS används nu och förväntas användas i framtiden.

Vi kunde heller inte motstå att göra en jämförelse mellan de två länderna, Sverige och Finland, för att se vilket som ligger i framkant.

Detta är den första delen av en intervju med Peppols myndighetsrepresentanter, där Keijo Kettunen från Statskontoret i Finland och Anderz Petersson från Digg (Myndigheten för Digital Förvaltning) i Sverige diskuterar Peppol-fakturor. I Del 2 skiftar fokus till Peppol-ordrar.

Video: Keijo Kettunen och Anderz Petersson intervjuade av Hanna Backman från OpusCapita.

The video embed may not show correctly if you’ve denied cookies. You can also watch it in YouTube.

Generellt är e-faktureringens genomslagskraft hög i Norden, med en acceptansgrad på hela 98 % på myndighetsnivå i Finland och över 80 % i Sverige. Genomsnittet för hela den offentliga sektorn i de två länderna (såsom kommuner och regioner) ligger över 80 %. Det är en mycket positiv utveckling som inte bara gäller Peppol-fakturor utan alla strukturerade e-fakturaformat tillsammans. Något som verkligen är välkommet.

Kettunen och Petersson är överens om att en hög andel e-fakturor är till fördel för hela Norden. Eftersom länderna i Norden ofta har liknande leverantörer och krav, är det viktigt att samarbeta och fortsätta be om Peppol BIS Billing. Oavsett om det gäller Finland, Sverige, Norge, Danmark eller Island är detta lika relevant.

Finland: Banbrytande inom e-fakturering?

Finland har länge varit en ledande nation inom e-fakturering, även innan Peppol-fakturor blev vanliga. Enligt Kettunen beror det på flera faktorer, bland annat att Finland började kräva e-fakturor i offentliga upphandlingar redan på 2000-talet. Idag är B2G e-fakturering standardpraxis i många länder över hela världen.

Med tiden började användningen av e-fakturering spridas även inom den privata sektorn i Finland. Kettunen tillägger: “Vi utvecklade en gratis programvara som små företag kan använda när de skickar e-fakturor till myndigheter.” Något som möjliggör snabbare utveckling, och Kettunen understryker att allt detta skedde frivilligt i Finland.

I dagens läge har Peppol-fakturor ännu inte kommit till Finland. Det beror på att det redan finns två etablerade, ledande faktureringsstandarder: Finvoice och TeApps, som ligger i linje med de europeiska standarderna. Inom både B2G- och B2B-sektorn fortsätter de kostnadsfria verktygen för små leverantörer vara mycket användbara för att höja e-faktureringsnivån och minska mängden pappers- och PDF-baserade fakturor.

Sverige: Från Svefaktura till Peppol-fakturor

Initiativ för e-fakturering var det som inledde resan mot Peppol-fakturor i Sverige. Petersson förklarar: “Vi hade privata initiativ för e-fakturering inom vissa sektorer redan på 1990-talet i Sverige, i EDI-format. Efter en tid började också den offentliga sektorn fundera på att använda e-fakturor vid upphandlingar.

“Vi har också en gemensam intresseorganisation i Sverige, kallad SFTI (Single Face to Industry) som spelat en viktig roll. Enligt Petersson: “Vi grundade Svefaktura 2004 genom ett samarbete med SFTI.” Svefaktura, som kan liknas vid Finvoice i Finland, började först användas inom den offentliga sektorn i Sverige och spred sig sedan till den privata sektorn. Det var ett mycket framgångsrikt initiativ som banade väg för Peppol-fakturor.

Idag är Svefaktura inte längre det rekommenderade formatet att använda i Sverige, eftersom Peppol-fakturor är den lagstadgade standarden för B2G-fakturering. Enligt Petersson, “När EU:s e-faktureringsdirektiv först kom, fanns det efterfrågan på ett beslut från den statliga sektorn kring vilket format som skulle användas. Jag tycker det var bra att vår offentliga sektor beslutade att använda Peppol BIS-fakturering.”

Peppol-fakturor är direkt förenliga med EU-direktivet.

En strävan efter att implementera Peppol-fakturor och ordrar i hela Norden

Även om de nordiska länderna kan vara stolta över att ha en hög e-faktureringsgrad på mellan 80 och 90 procent, så kvarstår de sista 10 till 20 procenten som fortfarande inte använder elektronisk fakturering. “Varför är det så svårt att uppnå det?” frågar sig Petersson.

En orsak som vi alla är medvetna om är att det krävs en viss ansträngning från alla inblandade parter för att anpassa sig till en ny standard. “Leverantörerna måste alltid underrättas” påminner Petersson. “Man kan inte fortsätta använda samma gamla lösning man gjort i tio år. Det är dags för en förändring.”

Även om det är så att lagstiftningen har hjälpt till att öka utbredningen av den valda standarden inom den privata sektorn, vilket har setts i Sverige, är användningen av Peppol-fakturor – och även Peppol-ordrar, tyvärr fortfarande låg i Finland.

Kettunen kommenterar: “Vi har Finvoice och TeApps som de två ledande fakturastandarderna, vilka lever upp till de europeiska standarderna. Jag skulle inte tro att vi kommer övergå till Peppol-standarden på kort sikt, men på lång sikt bör vi däremot sträva efter samma standard som Sverige.

Med det sagt, har arbetet med att sprida Peppol i Finland redan påbörjats, och fokus har nu skiftat från Peppol-fakturor till Peppol-ordrar. “Under vårt projekt kallat Företagets digitala ekonomi av Peppol-myndigheten har statliga myndigheter i Finland fattat beslut om att införa Peppol-meddelanden senast vid 2024 års slut”, förklarar Kettunen. Efter det kommer den offentliga sektorn i Finland kräva att även privata företag använder Peppol-baserade e-ordrar och andra upphandlingsmeddelanden inom B2G-handeln.

Under 2023 arbetar Peppol-myndigheten med att utbilda privata företag i användningen av Peppol-meddelanden. Även om det finns en bit kvar till en lagstiftning i Finland som kräver Peppol, så är vi på väg mot att använda Peppol-meddelanden, enligt Kettunen.

Kolla in Del 2 av vår intervju, där vi fokuserar på Peppol-ordrar. Dessutom fortsätter vår Anti-Paper Business Club snart med nästa avsnitt, med nya gäster och nya ämnen. Se till att inte missa dem: prenumerera på vårt nyhetsbrev så håller vi dig uppdaterad!