Peppol-ordrar i Norden

Användningen av Peppol-ordrar, det vill säga e-ordrar som följer Peppol BIS-specifikationen, ökar stadigt inom B2G- och B2B-handeln. Användandet varierar dock beroende på land och bransch, och det finns en enormt outnyttjad potential i att använda standardiserade metoder för att hantera processerna Purchase-to-Pay och Order-to-Cash. 

Vi har intervjuat två företrädare för Peppol-myndigheter om deras syn på Peppols framtid och den nuvarande användningen av Peppol-ordrar.

Detta är del 2 av intervjun med Peppols myndighetsrepresentanter Keijo Kettunen från Statskontoret i Finland och Anderz Petersson från Digg (Myndigheten för Digital Förvaltning) i Sverige, med fokus på Peppol-ordrar. Del 1 fokuserade mer på Peppol-fakturor.

Video: Keijo Kettunen och Anderz Petersson intervjuade av Hanna Backman från OpusCapita.

The video embed may not show correctly if you’ve denied cookies. You can also watch it in YouTube.

Peppol-ordrar är fortfarande relativt okända, men Peppol som helhet har sakta men säkert börjat få fäste i Norden. “Det är fantastiskt att alla skandinaviska länder nu har sina egna Peppol-myndigheter, för det handlar om samarbete”, säger Petersson. Peppol-standarden och Peppols öppna nätverk är ganska välkända, åtminstone när det gäller fakturor. Men nu är det hög tid att utöka användningen till Peppol-ordrar och andra meddelandetyper. 

Enligt statistik från OpenPeppol används Peppol främst för att utbyta fakturor medan andelen Peppol-ordrar fortfarande är relativt låg, även på internationell nivå. Detta trots att Peppol-ordrar innebär stora fördelar för såväl leverantörer som inköpare. Så, vad är det egentligen som hindrar organisationer från att ta vara på dessa fördelar?

Peppol-ordrar som garanterar fakturamatchning

Huvudmålet med att digitalisera processerna inom Purchase-to-Pay och Order-to-Cash är att uppnå högre effektivitet och noggrannhet genom automatisering. Detta innebär att alla utbytta affärshandlingar måste kunna kopplas samman. 

“En faktura måste till exempel matcha ordern för att processen ska fungera smidigt. Peppol-ordrar tillsammans med fakturor är ett utmärkt sätt att uppnå detta eftersom Peppol är elektroniskt och standardiserat, vilket gör det effektivt på flera sätt.” betonar Petersson.

Petersson fortsätter: ”SFTI, som är ett samarbete i Sverige mellan olika offentliga institutioner, ger rekommendationer om format när det gäller anbuds- och beställningsprocesser. Idag rekommenderar vi endast Peppol genom hela resan. I huvudsak handlar det om att starta processen från Peppol-ordrar eller anbud, och sedan fortsätta med Peppol för att utbyta alla dokument i leveranskedjan, inklusive fakturor.”

Från B2G- till B2B-ordrar

Även om Peppol-ordrar ursprungligen användes för B2G-transaktioner och fakturering, har de blivit allt vanligare inom den privata B2B-sektorn. Enligt Petersson har offentliga institutioner visat stort intresse för leverantörer som använder Peppol-format, och myndigheterna kan stödja leverantörerna genom att svara på frågor, erbjuda utbildningar och publicera riktlinjer.

Trots det är det upp till B2B-inköpare och leverantörer inom den privata sektorn att upptäcka fördelarna med Peppol-ordrar och dra nytta av dem.

Enligt Kettunen är kännedomen om Peppol-meddelanden och elektroniska beställningar relativt låg i Finland. Han påpekar att många branscher redan har använt egna upphandlingsmeddelanden under flera år, vilket har fungerat bra. Att övergå till Peppol-ordrar kommer att ta tid.

Övergången kommer därför att ske gradvis, men myndigheterna har ett intresse av att öka användningen av Peppol-ordrar så snabbt och effektivt som möjligt.

Det som Peppol-myndigheterna är ute efter är en fullständig omvandling av hela processen, både inom den privata och den offentliga sektorn. SFTI har bildat grupper med representanter från den offentliga sektorn, tjänsteleverantörer och leverantörer för att tillsammans arbeta med omvandlingen till Peppol, inklusive Peppol order och Peppol catalog, enligt Petersson.

Han fortsätter vidare med: “Detta arbete har inte varit lätt, men det har varit mycket givande. Och när man väl lyckats med det, kan man ha ett bättre samarbete i transformeringen kring format och lösningar.

Användningen av Peppol-ordrar varierar mellan olika branscher och leverantörer

Det finns också stora skillnader mellan olika branscher, särskilt inom den privata sektorn, när det gäller användningen av Peppol-ordrar eller beredskapen att börja använda dem.

”För att ge några exempel är detaljhandeln en dagligvarubransch med hög rörelse som har en process för att hantera en stor mängd beställningar. Men när det gäller tillverkningsindustrin behöver de framförallt precisa ordrar och leveranser, och byggbranschen kräver exakt tidsangivelse, plats och produktinformation. ”Så behoven är ganska olika beroende på bransch”, konstaterar Kettunen. 

Gemensamt för alla branscher är dock att de måste hantera ett stort antal beställningar, leveranser och fakturor, och det finns ingen tid för krångel.

Enligt Petersson är det enklare för leverantören om kunden lägger beställningen på exempelvis leverantörens webbplats. Men för att uppnå en standardiserad och strukturerad beställningsprocess vill man istället ha alla meddelandeutbyten, inklusive Peppol-ordrar, så att B2B-kunder kan lägga beställningar direkt i sina egna ERP-system. På så sätt skickas beställningen automatiskt till leverantörens ERP-system via Peppol.

Petersson förklarar att en leverantör som är van vid att sälja endast via sin egen e-handelsportal nu behöver sälja via en katalog i Peppol. Detta kan innebära en annan hantering av uppgifterna för leverantören.

En annan viktig aspekt att ta hänsyn till är att även inköparna bör vara medvetna om denna förändring. Peppol-ordrar ger inköparen möjlighet att hålla koll på större inköpsdata än bara den som rör deras egen beställningsprocess. Petersson förklarar att detta kan uppnås med strukturerad data i vilket format som helst, men att man i detta fall tror på Peppol.

Peppol-ordrar ger fördelar för både leverantören och inköparen. Idag ägs uppgifterna ofta av leverantören, men med Peppol-ordrar kan både inköparen och leverantören ha ägarskap över sina egna uppgifter och utbyta dem via Peppol. I grunden öppnar all data om inköp eller uppfyllande upp möjligheter till fördjupad dataanalys och optimering av processerna.

Ett gemensamt nordiskt intresse för Peppol-ordrar

Idag finns det statliga initiativ i Norden, inte bara för användning av e-fakturor utan också för Peppol-ordrar och e-ordrar i allmänhet. Ett av dessa initiativ är Nordic Smart Government and Business (NSG&B).

”Vi har ett gemensamt intresse i de nordiska länderna att införa Peppol-meddelanden, och inom Nordic Smart Government har vi redan genomfört en konceptvalidering för att skicka meddelanden mellan de nordiska länderna”, förklarar Kettunen. ”Dessa initiativ kommer definitivt att påverka till exempel användningen av Peppol-ordrar.”

”Nordic Smart Government har redan en påverkan”, instämmer Petersson, och denna påverkan skapas till stor del genom att sprida kunskap parallellt med konceptvalideringen för att visa att det verkligen fungerar. Och vi vet redan att det fungerar.”

Trots att Peppol-meddelanden kommer med många fördelar kräver det en inlärningskurva för nya användare. ”När vi tar in nya deltagare i testerna måste de ofta göra justeringar i sina nuvarande lösningar. Det viktiga är att ge det tid och att fokusera på de positiva aspekterna.”

Framtiden för Peppol-ordrar

Infrastrukturen för att använda Peppol fullt ut, inklusive ramverket, är redan på plats och det finns många tjänsteleverantörer som är anslutna till en Peppol-myndighet. Utmaningen ligger nu i att övertyga fler leverantörer och inköpare att faktiskt använda systemet, som Petersson påpekar.

Peppol erbjuder många fördelar. Dess standardiserade struktur gör det lättanvänt och snabbt att implementera. Det säkerställer också att alla krav på lagar och format följs – både nu och i framtiden. Dessutom ger meddelandeutbytet via det öppna Peppol-nätverket insyn och trygghet i era processer. ”Det finns tillgängligt där ute, så du kan läsa och förstå det oavsett vem du är som användare”, uppmuntrar Petersson.

Framtiden bjuder på ännu fler initiativ som uppenbarligen har samma mål – att skapa en digital, smidig och effektiv leveranskedja från början till slut.

En av de nya initiativen är Peppol Logistics, vilket enligt Kettunen innebär ”ett omfattande arbete som tar minst ett år.” Genom att delta från början kan Digg också påverka resultaten. Digg har deltagit i projektet genom att stödja BEAst, den elektroniska standard som används i den svenska byggbranschen. Eftersom byggnadsverksamhet och energi är två enorma områden, ser Digg fram emot att se hur det fungerar i verkligheten.

I Finland har ett annat betydelsefullt initiativ tagits inom Real Time Economy-projektet, vilket nämns i del 1 . Det innebär att statliga myndigheter i framtiden kommer att kräva Peppol-ordrar och andra meddelanden från leveranskedjan vid all B2G-handel.

EU-kommissionens nya momsdirektiv förväntas också påverka. E-fakturering mellan företag inom hela EU kommer att bli obligatoriskt, vilket Petersson ser som positivt: ”När e-faktureringen når denna nivå kommer ni att kunna få en helhetsbild av hela er process, och det kommer att stödja beställningsprocessen genom att man kan hantera saker på olika sätt.”

Det är inte en fråga om dessa initiativ kommer att lyckas, utan snarare när de kommer att implementeras. Oavsett om beställningar i framtiden blir reglerade på samma sätt som fakturering är idag, är det gemensamma målet att digitalisera hela processen genom att koppla samman faktura med beställning. Detta öppnar upp för en stor potential av öppenhet, noggrannhet, effektivitet och möjliggör automatisering.

Har du frågor till OpusCapita eller våra intervjupersoner? Skicka in dem via vårt kontaktformulär så svarar vi dig direkt.

---

För mer information om Peppol-fakturor, kolla in del 1 av vår intervju. Dessutom fortsätter vår Anti-Paper Business Club snart med nästa avsnitt, med nya gäster och nya ämnen. Se till att inte missa dem: prenumerera på vårt nyhetsbrev så håller vi dig uppdaterad!