Få en effektiv leverantörsreskontra-process
03.05.2023
Vad har en effektiv leverantörsreskontraprocess att göra med världsekonomin? Och varför leder färre pappersfakturor till ökad produktivitet, transparens och kostnadsbesparingar? Låt oss höra varför från Christian Hilstad, CFO, och Tommi Kouhi, Product Manager för Invoice Automation, på OpusCapita.
Video: Christian Hilstad och Tommi Kouhi intervjuas av Hanna Backman från OpusCapita.
Videon kanske inte visas korrekt om du har nekat cookies. Du kan också titta på den på YouTube.
Det är svårt att finna något positivt att säga om världsekonomin just nu, särskilt när både konsumenter och företag kämpar mot hög inflation.
”Jag tror att företag verkligen strävar efter att spara”, säger Christian Hilstad, CFO på OpusCapita. ”Eftersom människor spenderar mindre, söker företag efter alternativa sätt att skapa intäkter. Och ett av de områdena är administrationen där man naturligtvis vill öka effektiviteten sett till hur vi hanterar interaktionen med partners och kunder.”
Det är därför varje CFO bör titta på sina processer för att säkerställa en effektiv leverantörsreskontra. Alldeles för många företag extraherar fortfarande data manuellt från fakturor och inköpsordrar – eller till och med hanterar pappersfakturor och utskrivna PDF:er.
“Det ultimata målet är att inte använda papper. Det är vad vi försöker att uppnå.”
”Det är många transaktioner som görs elektroniskt nu, men det är fortfarande mycket papper som cirkulerar. Det är upp till kundreskontra och leverantörsreskontra att försöka göra något åt det.”
Genom att ha en effektiv leverantörsreskontraprocess kan man dra nytta av flera fördelar, inklusive kostnadsbesparingar, optimerad personalanvändning och en minskad miljöbelastning.
Att reda ut “systemets spaghetti” för en mer effektiv leverantörsreskontra
Ett hinder för att uppnå pappersfrihet och ökad effektivitet av leverantörsreskontra är bristen på kommunikation mellan olika program.
”Systemets spagetti”, som Hilstad beskriver det, gör det svårt att utbyta data automatiskt. Det betyder att det ofta är enklare att skriva ut avtal, inköpsordrar och fakturor och försöka sortera ut allt manuellt, vilket tar upp mycket resurser som skulle kunna användas någon annanstans.
Att lösa upp trasslet i ett komplext system kan verka både skrämmande och kostsamt. Lyckligtvis kan ni öka effektiviteten och automatiseringen gradvis, utan att störa systemet för mycket eller överväldiga det.
” När ni har fakturadatan på en central plats kan alla med rättigheter få tillgång till den.”
Att möjliggöra ett mer effektivt datautbyte mellan olika system kommer med fördelen ökad transparens, vilket leder till ännu mer effektivitet, påpekar Tommi Kouhi, Product Manager för Invoice Automation på OpusCapita.
”När ni har fakturadatan på en central plats kan alla med rättigheter få tillgång till den.”
En av de enklaste och mest kostnadseffektiva sätten att öka effektiviteten för leverantörsreskontraprocessen är automatiserad fakturahantering. Genom att använda all tillgänglig data kan repetitiva uppgifter, godkännandeflöden, matchning och kontering automatiseras till önskad grad. Automatisk 3-vägs matchning, eller matchning generellt, möjliggör kontroll av fakturor mot andra dokument, såsom avtal eller inköpsordrar.
Det finns företag där upp till 95 % av fakturorna är relaterade till inköpsordern. Att möjliggöra faktureringssystemet att matcha inköpsordern och fakturan automatiskt kan leda till betydande besparingar. Fördelarna är dock inte begränsade till företag som verkar med inköpsordrar, påpekar Kouhi.
”Dessa företag kan automatisera processer via kontraktsmatchning. De kan ställa in regler för återkommande fakturor, till exempel att denna leverantör skickar fakturor på 900 euro per månad. Processen kan automatiseras via automatiseringsregler eller genom att utnyttja datan på fakturan.”
AP-automation som ditt team kommer att älska
Automatisera 95% av fakturahanteringen även för komplexa ärenden på ett lättanvänt, hanterbart och visuellt sätt.
AP-automation frigör resurser som kan användas till mer värdefulla uppgifter
Om fakturaautomatisering kan frigöra tid och leda till besparingar, varför har inte alla företag tagit steget att implementera det? Enligt Hilstad och Kouhi beror detta på att många företag fastnar i gamla rutiner och är tveksamma på att omvandla sina processer för leverantörs- och kundreskontra.
En del är oroliga över att effektivisering av leverantörsreskontran med hjälp av automatisering kan bli dyrt. Men det behöver inte innebära att man ersätter de befintliga systemen helt. Istället kan man lägga till ett verktyg som kan extrahera data från de befintliga systemen och på så sätt förbättra effektiviteten.
”Det handlar mer om disciplin i organisationen och att se till att ni utnyttjar det ni köper.”
”Ni behöver inte ändra ert SAP- eller Unit4- system (eller vilket system ni nu än använder). Det handlar mer om disciplin i organisationen och att se till att ni utnyttjar det ni köper”, påpekar Hilstad.
Han rekommenderar att man börjar modulärt, genom att först identifiera de delar av processen som inte fungerar tillräckligt bra inom företaget.
”Försök att göra det stegvis så att investeringen inte blir för stor. Om ni har många fakturor som skickas ut, börja där. Resultatet blir att ni blir mycket mer effektiva: ni kan använda era administrativa och ekonomiska resurser till mycket mer användbara och värdefulla saker.”
Anti-Paper Business Club fortsätter snart med nästa avsnitt, med nya gäster och nya ämnen. Se till att inte missa dem: prenumerera på vårt nyhetsbrev så håller vi dig uppdaterad!
Om intervjupersonerna
Christian Hilstad har varit Chief Financial Officer (CFO) på OpusCapita sedan november 2020. Han har tidigare haft flera ledande finansiella och kommersiella roller på Nokia och CGI under de senaste 25 åren. Han trivs med kontinuerlig förbättring och är passionerad inom problemlösning, effektivitetsförbättringar och att hitta enkla tillvägagångssätt för komplexa utmaningar, särskilt för att leverera handlingsbar information till ledningsteam.
Tommi Kouhi är Product Manager för OpusCapita Invoice Automation, och han är mannen bakom våra tidigare andra generationens och nuvarande tredje generationens AP-automatiseringslösningar. Tommi har över 20 års erfarenhet av att bygga olika fakturahanteringssystem och processer, och han är även mycket involverad i implementeringen och underhållet av våra kunders lösningar.
Vill du lär dig mer om AP-automation?
Vill du se hur OpusCapita AP-automation fungerar? Ta kontakt så hjälper vi gärna.
